Skriv ut
Jämför versioner

Revisionsprocessen

Stödjande instruktion för Livsmedelsverket och länsstyrelser

Informationen här på sidan är i första hand skriven till dig på Livsmedelsverket och länsstyrelsen som arbetar med livsmedelskontroll. Vi hälsar också företagare, journalister, konsumenter och andra nyfikna välkomna att läsa.

Stödjande information är tolkningar av regler och ger vägledning om hur lagstiftningen kan tillämpas. Sådan information är inte bindande utan ger exempel och rekommendationer som kan vara till hjälp när lagstiftningen ska tolkas och användas i kontrollen. Stödjande information utesluter inte andra sätt att uppnå målen med kontrollen.

Här får du veta det mesta om processen när kontrollmyndigheter revideras. Vem som gör vad i revisionsprocessen, vilka regler gäller, syfte, planering, genomförande, granskning och uppföljning. Det är några av områdena du finner här.

Lagstöd och ansvarsfördelning

I Sverige är det flera myndigheter som utför offentlig kontroll på livsmedelsområdet. De myndigheterna är Livsmedelsverket, länsstyrelser, lokala kontrollmyndigheter (kallas här kommuner) och Generalläkaren inom Försvarsmakten. Alla kontrollmyndigheter ska se till att de blir reviderade enligt artikel 4.6 i förordning (EG) nr 882/2004.

Artikel 4.6

De behöriga myndigheterna ska utföra interna revisioner eller låta utföra externa revisioner och ska med beaktande av resultaten vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att de uppfyller målen i förordning (EG) nr 882/2004. Dessa revisioner ska bli föremål för oberoende granskning och genomföras på ett sätt som tillåter insyn.

Motsvarande krav för kontroll av dricksvatten, snus och tuggtobak finns i 3 d § i LIVSFS 2005:21.

Revisionerna utförs av Livsmedelsverket och länsstyrelserna enligt den överenskommelse som slöts mellan myndigheterna 27 oktober 2006. Se ärendena diarienummer 2877/06 (Livsmedelsverket) och diarienummer 281-18948-06 (länsstyrelserna). Revisionerna utförs i enlighet med kommissionens beslut 2006/677/EG.

Livsmedelsverket ansvarar för att leda, samordna och följa upp Sveriges livsmedelskontroll och ska verka för en effektiv och likvärdig kontroll i landet. Se 2 § förordningen (2009:1426) med instruktion för Livsmedelsverket.

Livsmedelsverket samordnar också länsstyrelsernas återrapportering av revisionsresultat och får på så sätt en bild av livsmedelskontrollen i landet, hur lagstiftningen följs och hur den nationella planen för kontroll i livsmedelskedjan (NKP) förverkligas.

Livsmedelsverket ska även utföra de inspektioner som behövs för att övervaka att Sverige fullgör de förpliktelser på livsmedelsområdet som vårt medlemskap i EU innebär. Se 22 § livsmedelsförordningen (2006:813).

En kommun som inte fullgör de skyldigheter som följer med sitt kontrolluppdrag kan föreläggas av Livsmedelsverket. Se 18 § livsmedelslagen (2006:804). I instruktionen för Livsmedelsverkets anges att Livsmedelsverket på begäran får utföra revisioner av länsstyrelsernas livsmedelskontroll. Se 8 a § förordningen (2009:1426) med instruktion för Livsmedelsverket.

Länsstyrelserna ska samordna kommunernas kontrollverksamhet och ge stöd och vägledning. Se 28 § livsmedelsförordningen (2006:813). Revisioner bidrar till det genom att ge en bild av livsmedelskontrollen i länet.

Revisioner som utförs

  • Länsstyrelsens kommunrevisioner
  • Livsmedelsverkets kommunrevisioner
  • Livsmedelsverkets länsstyrelserevisioner 
  • Livsmedelsverkets internrevisioner
  • Livsmedelsverkets revision av Försvarsinspektören för hälsa och miljöenligt en överenskommelse, se Livsmedelsverkets dnr 3127/2013

 


Såhär ser ansvarsfördelningen för revisioner av den offentliga livsmedelskontrollen ut.

Sveriges livsmedelskontroll, inklusive revisionssystemet, granskas dessutom av EU-kommissionens Sante F - Kontoret för Hälso- och livsmedelsrevisioner och analys. Revisionsprocessen beskrivs vidare i Sveriges nationella plan för kontrollen i livsmedelskedjan (NKP).

Revision av kontrollmyndigheter – NKP webben


Normerande granskning av länsstyrelserna

2016 beslutade Livsmedelsverket att inte utföra kommunrevisioner under 2017 – förutom

  • dels de uppföljande revisioner som lämnas över från en länsstyrelse av särskilda skäl, och
  • dels de som överlämnas för ett eventuellt föreläggande.

Istället genomför Livsmedelsverket numer Normerande granskningar av länsstyrelsernas revisionsverksamhet.

Syftet är att stärka och ge mervärde till det svenska revisionssystemet genom att:

  • Granska om länsstyrelsernas revisionsverksamhet följer:
    - de riktlinjer som anges i kommissionens beslut 2006/677/EG
    - de referensdokument som tagits fram av nätverk vid Sante F
    - denna vägledning på Kontrollwiki om revision av kontrollmyndigheters livsmedelskontroll
  • Normera bedömningar och främja enhetliga arbetssätt vid exempelvis rapportskrivning, skuggkontroller och uppföljning.
  • Lyfta goda exempel och sprida dessa inom revisionssystemet, och samla in synpunkter och underlag till samsynsövningar vid de årliga revisionsdagarna.

En Normerande granskning består av två steg. Dels en halv dags dokumentgranskning vid Länsstyrelsen då revisionssystemet och dess resultat gås igenom, och dels av en skuggrevision då granskningsledaren deltar som observatör vid en kommunrevision som utförs av Länsstyrelsen med syfte att normera bedömningar.

Nordiskt samarbete om oberoende granskning av revisionssystem

Sverige, Finland, Norge, Danmark och Island deltar i ett nordiskt projekt om oberoende granskning av revisionssystemen i de fem länderna. Granskningen innebär att revisorer från två av länderna tillsammans granskar ett av de övriga länderna.

De kriterier som används är kommissionens beslut 2006/677/EG och de referensdokument som har tagits fram av nätverk vid Sante F. En särskild instruktion har också tagits fram för arbetet. Den första granskningen gjordes i Finland i december 2016. Sveriges revisionssystem har enligt planeringen granskats under 2018.

Nationell revisionsgrupp

Livsmedelsverket har ansvar för att leda en nationell samrådsgrupp för revision. Detta enligt ett regeringsbeslut i juni 2012 – ”Uppdrag från regeringen om att inrätta en samrådsgrupp avseende revisioner, Livsmedelsverkets dnr 2205/2012”.

Gruppen består av representanter från berörda kontrollmyndigheter i hela livsmedelskedjan på lokal, regional och central nivå – det vill säga kommunerna, länsstyrelserna, Generalläkaren, Livsmedelsverket och Jordbruksverket.

Gruppen ska ge stöd och råd till myndigheter som utför eller låter utföra revisioner av offentlig kontroll i livsmedelskedjan. I gruppen ska gemensamma åtgärder för kompetensutveckling och metodutveckling diskuteras. Gruppen ska också vara en plats för informations- och erfarenhetsutbyte och för att lyfta fram goda exempel.

Syfte med och principer för revisionen

Syftet med revision av kontrollmyndigheter är att granska och utvärdera att kraven i förordning (EG) nr 882/2004 uppfylls. Syftet är också att ständigt förbättra livsmedelskontrollen genom att identifiera förbättringsområden, både på enskilda myndigheter och i landet som helhet.

Revisionen är en systematisk och oberoende undersökning för att avgöra om en verksamhet och dess resultat överensstämmer med det som planerats, och om planeringen har genomförts på ett sätt som ger effekt och är lämplig för att uppfylla kraven.

Offentlig kontroll ska genomföras regelbundet och så ofta som det är lämpligt. Den ska vara riskbaserad, ändamålsenlig, rättssäker och ge effekt. Syftet är att granska om livsmedelsföretagen lever upp till lagstiftningens krav, och den önskade effekten är att konsumenter ska ha tillgång till säkra livsmedel och inte bli vilseledda.

Kontrollen kan anses ha denna effekt om den:

a) Upptäcker eventuella avvikelser vid livsmedelsföretagen
b) Vidtar lämpliga åtgärder mot företagarna så att avvikelserna åtgärdas

Vid en revision bedöms om kontrollen upptäcker avvikelser vid livsmedelsföretagen och ser till att de åtgärdas, samt om förutsättningarna för detta finns. Nedan ges exempel på hur tankegångarna kan vara vid en revision:

  • För att kontrollen ska upptäcka avvikelser måste den utföras.

  • För att kunna utföra kontroll behöver myndigheten ha:
    - Kunskap om vilka anläggningar som ingår i kontrollansvaret. Dessa ska registreras eller godkännas och riskbedömas.
    - Personal, vilket medför kostnader. Då krävs finansiering.
    - Personal som vet hur kontrollen ska utföras och arbetar enhetligt. Då behövs rutiner, gemensamma arbetssätt och samsyn.

  • För att kunna upptäcka avvikelser måste myndigheten ha:
    - Kompetent personal som på ett riskbaserat sätt kan välja lämpligast kontrollmetod och kontrollområde, och göra korrekta bedömningar.
    - Särskild utrustning, exempelvis termometrar.
    - Möjlighet att ta ut och analysera livsmedelsprover. Då krävs provtagningsutrustning och tillgång till ackrediterade laboratorier.

  • För att säkerställa att avvikelser rättas till behöver myndigheten ibland vidta åtgärder mot livsmedelsföretagaren. Då krävs:
    - Befogenheter så att beslut kan fattas.
    - Uppföljning av att avvikelserna åtgärdats vid livsmedelsföretagen.

  • Det kan uppstå akuta händelser då livsmedel kan orsaka negativa hälsoeffekter. Då krävs en beredskap för att snabbt kunna undanröja faran.

  • För att säkerställa kontrollens kvalitet och effekt behöver ledningen ha en fungerande verksamhetsstyrning, ett uppföljningssystem, och vidta åtgärder om brister i den egna verksamheten upptäcks.

Vägledande principer vid revision

  • Överensstämmelse med planerad verksamhet.
  • Effektivt genomförande.
  • Ändamålsenlighet.

Se vidare om vägledande principer vid revision i avsnitt 6.1 i kommissionens beslut 2006/677/EG.

Principerna kan utvecklas till tre frågeställningar vid en enskild revision, oavsett om det gäller bedömning av ett visst revisionsområde eller en helhetsbedömning av myndighetens system för livsmedelskontroll:

  1. Finns en planerad verksamhet och följs det som planerats?

    Finns mål, kontrollplaner, rutiner och liknande? Utförs den planerade kontrollen och följer personalen de rutiner och planer som finns?

    - Besvaras genom dokumentgranskning, intervjuer och i viss mån genom skuggkontroll.

  2. Vad blir effekten av myndighetens genomförande av den planerade verksamheten?

    Genomförs den planerade verksamheten enligt 1) på ett sätt så att den har den effekt som myndigheten avsett? Uppnås myndighetens mål och planerade resultat enligt 1)? Här görs en bedömning av kontrollernas kvalitet, enhetlighet och effekter.

    - Besvaras genom dokumentgranskning och intervjuer, men i huvudsak genom skuggkontroll.

  3. Är den planerade verksamheten och dess effekt ändamålsenlig för att uppfylla kraven i förordning (EG) nr 882/2004?

    Är mål, planer, rutiner och annat lämpliga i förhållande till lagstiftningens krav, och genomförs de på ett sätt som ger den effekt som lagstiftningen avser? Utförs kontrollen regelbundet, så ofta som det är lämpligt? Är kontrollen riskbaserad och rättssäker, kontrolleras de mest relevanta kontrollområdena och används lämpliga metoder? Upptäcks brister hos livsmedelsföretagen och vidtas åtgärder för att rätta till bristerna? Finns ett uppföljningssystem vid myndigheten som upptäcker och åtgärdar brister i den egna verksamheten? Även en bedömning mot målen i NKP bör göras.

    - Besvaras genom en sammanfattande bedömning av 1) och 2).

De tre principerna upprepas inte för varje revisionsområde på sidan ”Revisionsområden”. Men de förslag på frågor som anges under respektive revisionsområde utgår från denna frågestruktur.

Revisionsområden

Öppenhet, insyn och oberoende

Revisionerna omfattas av krav på öppenhet och insyn. Ett mer utförligt resonemang kring öppenhet i revisionsprocessen finns i avsnitt 5.2 i kommissionens beslut 2006/677/EG.

I Sverige regleras en del av öppenheten också i tryckfrihetsförordningen (1949:105) och i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Myndigheter har bland annat en skyldighet att föra register över allmänna handlingar, som revisionsrapporter. Dessa handlingar är normalt offentliga. Se även information om öppenhet som tas upp under revisionsområdet öppenhet.

Revisionsområden - öppenhet

Revisorerna ska vara opartiska och oberoende i förhållande till den verksamhet de reviderar och det får inte föreligga någon intressekonflikt. Se avsnitt 5.3 i kommissionens beslut 2006/677/EG. Regler om jäv finns i förvaltningslagen (2017:900). Inför en revision bör en diskussion kring oberoende föras och vid en eventuell jävsituation kan det bli aktuellt med byte av revisionsledare, till exempel genom att en revisionsledare vid en annan Länsstyrelse eller Livsmedelsverket kontaktas för byte. Se även information om opartiskhet som tas upp under revisionsområdet opartiskhet.

Revisionsområden - opartiskhet

Läs mer om oberoende

Independence and Independent Scrutiny - Icke bindande referensdokument av revisionsnätverket vid Sante F, om oberoende och oberoende granskning av revisionssystemet

Revisionsgruppen och dess kompetens

Revisionerna utförs av en revisionsledare och eventuellt ytterligare revisorer eller sakkunniga. Tillsammans bildar de en revisionsgrupp. Den myndighet som utför revisionerna ska säkerställa att den har tillräckliga personella resurser med rätt kompetens för att utföra revisioner. Detta kan exempelvis göras genom en behovsinventering. Jämför även med revisionsområdena Kontrollpersonal och Kompetens

Revisionsområde - Kontrollpersonal

Revisionsområde - Kompetens

Revisionsgruppen bör ha kompetens inom följande områden, se avsnitt 6.6 i kommissionens beslut 2006/677/EG:

  • Allmänna kunskaper, som revisionsprinciper, revisionsförfaranden och metoder, samt ledarskaps- och organisationsfärdigheter. 
  • Aktuell lagstiftning.
  • Tekniska kunskaper om aktuella livsmedelsprocesser och relevanta faror.
  • Kännedom om myndigheters verksamhet och den lagstiftning som styr denna.

Viktiga komponenter när revisionsgruppen sätts samman är utbildning i och erfarenhet av revisioner liksom personliga egenskaper, utbildning och arbetslivserfarenhet. Juridisk kompetens behövs ofta. Vid många revisioner behöver en sakkunnig anlitas, det vill säga en person med särskilda kunskaper inom ett visst sakområde eller anläggningstyp. Det gäller framförallt när revisionen omfattar en skuggkontroll.

Skuggkontroll

Planering

För att revisionerna ska ha effekt behöver de planeras, genomföras och följas upp på ett systematiskt sätt.

 

Stegen i revisionsprocessen

Revisionsprogram

Revisionsprogrammet är den reviderande myndighetens övergripande planering av vilka revisioner som ska genomföras under en viss tidsperiod. Programmet bör vara utformat så att det under en period av fem år täcker samtliga kontrollmyndigheter som omfattas av revisionsansvaret, exempelvis samtliga kommuner i ett län. Se avsnitt 5.1, andra strecksatsen, i kommissionens beslut 2006/677/EG.

Livsmedelsverket tar årligen fram program för revisioner av länsstyrelser, Försvarinspektörern för hälsa och miljö, Livsmedelsverket och kommuner. Den processen beskrivs inte i vägledningen.

Programmet bör vara riskbaserat vilket innebär att olika kontrollmyndigheter kan revideras med olika intervall och att revisionerna kan ha olika fokus. Prioriteringar bör göras där hänsyn tas till den enskilda kontrollmyndighetens prestationer och förutsättningar, samt tidigare erfarenheter från revisioner.

Livsmedelsverket sammanställer varje år länsstyrelsernas och Livsmedelsverkets revisionsprogram för att säkerställa att samtliga revisionsområden, sakområden, kontrollområden och myndigheter i landet täcks av programmen.

Läs mer om riskbaserad planering

Risk based planning for audits of official control systems - Icke bindande referensdokument av revisionsnätverket vid Sante F, om riskbaserad planering av revisioner

Riskbaserad urvalsmodell

Nedan ges förslag på en enkel urvalsmodell som kan användas vid framtagandet av ett revisionsprogram för kommunrevisioner i ett län. I exemplet anges sex urvalskriterier.

Urvalskriterier

  1. Andel anläggningar som kontrollerats i riskklass 1-4 och med ≥ 5 tilldelade kontrolltimmar.
  2. Andel anläggningar som kontrollerats med 5-8 tilldelade kontrolltimmar.
  3. Tillgång till personal.
  4. Myndighetens storlek.
  5. Tid sedan den senaste revisionen.
  6. Erfarenheter från tidigare revisioner av myndigheten.

Varje urvalskriterium värderas och genererar ett antal poäng, se nedan. Summan av poängen ger en risksiffra, där en hög siffra innebär en hög risk, som blir vägledande för när nästa revision av den aktuella myndigheten bör ske och för planeringen av framtida revisionsfrekvens.

Myndighetsrapportering och Uttagswebben

Information om kontrollerade anläggningar och personella resurser vid en viss myndighet kan hämtas från myndighetsrapporteringen via Uttagswebben på Livstecknet.  I urvalsmodellen ska data från den senaste myndighetsrapporteringen användas. Uppgifter från 2016 års kontroll används alltså i slutet av 2017 när planeringen av 2018 års revisioner och revisionsprogram 2018–2022 görs.  Det är möjligt att justera programmet i början av 2018 när uppgifterna för kontrollen 2017 kommit in om någon myndighet på ett uppenbart sätt har förändrats.

Kommunala och regionala kontrollmyndigheter samt Livsmedelsverket, ska varje år rapportera information om sin kontroll och resultaten av kontrollen till Livsmedelsverket. Denna rapportering kallas myndighetsrapporteringen.

Funktionen ”Uttag från myndighetsrapporteringen” finns på www.livsteck.net. Informationen i Uttagswebben är hämtad från myndighetsrapporteringen som Livsmedelsverket och kommunerna varje år skickar till Livsmedelsverket. För tillgång till data från länsstyrelser behöver Livsmedelsverket kontaktas. Sidan ger också vägledning och exempel på hur Uttagswebben används och hur beräkningar kan göras.Länsstyrelsen kan ta bort eller lägga till ytterligare urvalskriterier om så önskas. Exempel skulle kunna vara antal anläggningar i de högsta riskklasserna – ett stort antal kan innebära att kommunen behöver revideras oftare – eller om kommunen ingår i ett nätverk av kommuner som reviderar varandra. Det finns även kommuner som har avtal med en annan kommun om utförande av kontroll, vilket kan påverka riskbedömningen.

  1. Andel anläggningar som kontrollerats i riskklass 1-4 och med ≥ 5 tilldelade kontrolltimmar.
    Detta kriterium är ett mått på att myndigheterna prioriterar anläggningar med hög risk. Kriteriet begränsas till de anläggningar i riskklass 1-4 som har fem eller fler tilldelade kontrolltimmar, och därmed bör få kontroll varje år.

    Poängfördelning

    > 90 % = 1 poäng
    75-90 % = 2 poäng
    < 75 % = 4 poäng
  2. Andel anläggningar som kontrollerats med 5-8 tilldelade kontrolltimmar.
    Detta kriterium är tänkt att vara ett mått på hur mycket kontroll en myndighet utför. Majoriteten av de anläggningar som har fler än fem timmars tilldelad kontrolltid finns i gruppen 5–8 kontrolltimmar. Informationsposten ”Kontrolltid” i myndighetsrapporteringen sammanställs och redovisas i olika kontrolltidsintervall, > 16 timmar, 9-16 timmar, 5-8 timmar, 1-4 timmar respektive 0 timmar.

    Poängfördelning

    > 90 % = 1 poäng
    75-90 % = 2 poäng
    < 75 % = 4 poäng
  3. Tillgång till personal
    Detta kriterium baseras på att tillgången till personal är en förutsättning för att kunna utföra kontroll. I myndighetsrapporteringen anger myndigheterna både hur mycket personal som funnits tillgänglig för livsmedels- och dricksvattenkontroll det gångna året och hur stort behovet av personal är det kommande året. Observera dock att myndigheterna inte anger personalbrist, och att en skillnad mellan tillgänglig personal och behov av personal faktiskt kan bero på ett förändrat antal kontrollobjekt eller likande. Dock indikerar en skillnad oftast att personalbrist förekommer.

    Poängfördelning

    Tillräckligt med personal, < 10 % = 1 poäng
    Något otillräckligt, 10-25 % = 2 poäng
    Otillräckligt med personal, > 25 % = 4 poäng
    Exempel - Kommunen har i myndighetsrapporteringen angett att den haft 1,2 årsarbetskrafter (åa) för livsmedelskontroll och 0,2 åa för dricksvattenkontroll, vilket totalt blir 1,4 åa. Inför det kommande året är behovet 1,6 åa för livsmedelskontroll och fortsatt 0,2 åa för dricksvattenkontroll, vilket totalt blir 1,8 åa. Myndigheten saknar alltså 0,4 åa (1,8-1,4 = 0,4), vilket ger två riskpoäng (0,4/1,8 = 22 % saknas).

  4. Myndighetens storlek
    Detta kriterium baseras, precis som kriteriet ovan, på uppgifter om antal årsarbetskrafter i myndighetsrapporteringen. Behovet av personal inför kommande år bör användas. Små myndigheter är ofta mer sårbara och personberoende, och risken ökar för svårigheter att upprätthålla kompetens och undanröja jävssituationer. Stora myndigheter däremot har oftast ett stort antal kontrollobjekt och brister i verksamheten kan därför innebära en stor påverkan.

    Poängfördelning

    < 1 årsarbetskrafter = 3 poäng
    1-2,9 årsarbetskrafter = 2 poäng
    3-6 årsarbetskrafter = 1 poäng
    > 6 årsarbetskrafter = 3 poäng
  5. Tid sedan den senaste revisionen
    Detta kriterium baseras på att samtliga kontrollmyndigheter bör revideras inom en femårsperiod. Tiden från den senaste revisionen räknas från tidpunkten för det initiala revisionsbesöket vid den senaste fullständiga revisionen. Med fullständig revision menas att majoriteten av revisionsområdena granskades, se del II. Uppföljande revisioner där endast åtgärdsplanens genomförande följts upp, räknas normalt inte som den senaste revisionen. När tiden sedan senaste revision är fem år innebär det oftast att myndigheten ska revideras nästkommande år.

    Poängfördelning

    1-2 år = 1 poäng
    3 år = 2 poäng
    4 år = 4 poäng
    5 år = 5 poäng
  6. Erfarenheter från tidigare revisioner av myndigheten
    Detta kriterium baseras på att revisionen är en oberoende granskning som ger djupare information än de uppgifter som erhålls ur myndighetsrapporteringen och som myndigheterna själv rapporterat in. Resultaten från revisionen ger till exempel information om vilken kompetens som finns och hur ändamålsenliga olika rutiner och system är.

    En myndighet med stora brister och svårigheter att åtgärda dem behöver revideras oftare. Resultatet vid den senaste revisionen påverkar därför revisionsprogrammet. I bedömningen kan typen av avvikelser vägas in, samt om de åtgärdats av myndigheten inom rimlig tid. Om resultatet varit sådant att ärendet överlämnats till Livsmedelsverket så behöver myndigheten inte ingå i programmet under tiden som ärendet utreds.

    Poängfördelning

    Inga eller enstaka mindre avvikelser = 1 poäng
    Avvikelser som åtgärdats* inom rimlig tid = 2 poäng
    Avvikelser som åtgärdats efter påtryckningar** = 3 poäng
    Avvikelser som inte åtgärdats vid uppföljning = 6 poäng
    Allvarliga avvikelser*** som inte åtgärdats vid uppföljning = 8 poäng
    * att avvikelser åtgärdats kan bedömas först när åtgärdsplanens genomförande följts upp. En godkänd åtgärdsplan innebär alltså inte per automatik att den kommer att genomföras.
    **påtryckningar kan vara påminnelser om att inkomma med åtgärdsplan, stora behov av kompletteringar etcetera.
    ***med allvarliga avvikelser avses sådana som på ett betydande sätt inverkar negativt på myndighetens kontrollverksamhet och förmåga att uppfylla kraven i kontrollförordningen.

    Summan av riskpoängen från de sex urvalskriterierna ger en risksiffra. Den blir vägledande för när nästa revision av den aktuella myndigheten bör ske och för planeringen av framtida revisionsfrekvens. Se tabell 1.

    Riskpoäng och frekvens

    6–14 poäng = Grön - revision inom fem år.
    15–21 poäng = Gul - revision inom tre år.
    22–28 poäng = Röd - revision nästa år.
    Då tiden från föregående revision är 5 år = Lila - revision nästa år.
    I de fall en myndighet inte haft några avvikelser den senaste revisionen samtidigt som uppgifterna från myndighetsrapporteringen ser exemplariska ut kan frekvensen ökas till mer än fem år. 

Tabell 1. Urvalsmodell för kommunrevisioner med urvalskriterier och riskpoäng.

I revisionsprogrammet bör hänsyn även tas till eventuella uppföljningar som behöver utföras till följd av revisionsresultatet.

Tabell 2. Förslag på ett riskbaserat femårigt revisionsprogram.

Det bör också framgå av revisionsprogrammet när revisionen omfattar en skuggkontroll, och vilket kontrollområde, sakområde eller anläggningstyp revisionen då ska fokusera på.

Revisionsprogrammet bör uppdateras varje år eftersom förutsättningarna vid en kontrollmyndighet kan ändra sig relativt snabbt. Programmet kan också behöva justeras under året. Det kan bero på resursförändringar, matförgiftningsutbrott, behov av uppföljande revisioner, hög personalomsättning eller stora förändringar som visat sig i den senaste myndighetsrapporteringen.

Revisionens omfattning

Planeringen för en kontrollmyndighet kan antingen omfatta en fullständig revision som behandlar alla revisionsområden eller flera mindre revisioner som behandlar utvalda revisionsområden. Vid ett revisionstillfälle kan man alltså välja att gå igenom samtliga revisionsområden, bara vissa områden eller delar av ett område.

Revisionsområden

Samtliga områden bör ha granskats inom en femårsperiod, och vid myndigheter som har en väl fungerande verksamhet går den granskningen relativt snabbt. Vid myndigheter som har stora brister kan det däremot vara klokare att på ett riskbaserat vis fokusera revisionen och tiden på de områden där de största bristerna finns.

Revisionsplan

Inför den enskilda revisionen, eller inför en grupp av liknande revisioner, görs en revisionsplan. Planen kan bestå av en kort beskrivning av syftet med revisionen, vilka revisionsområden som ska granskas, om momentet skuggkontroll ska ingå, datum, plats, eventuell dagordning och uppgifter om vilka som ingår i revisionsgruppen.

Det är bra att kontakta kontrollmyndigheten som ska revideras i god tid innan revisionen för att komma överens om det praktiska, som datum, tid och plats. En skriftlig bekräftelse på att, och när, revisionen ska äga rum bör skickas ut några veckor före revisionstillfället.

Revisionen kan förberedas genom att i förväg begära in dokument från kontrollmyndigheten. Det kan göras i samband med bekräftelsen. En av fördelarna med det är att dokumentgranskning är relativt tidskrävande och att tiden på plats vid kontrollmyndigheten då kan användas mer effektivt. Det kan också underlätta användandet av kompetenser vid den egna myndigheten och på så sätt begränsa revisionsgruppens storlek på plats vid revisionen. Vilka dokument som kan vara aktuella att begära in beror på vilket revisionsområde som ska granskas och om en skuggkontroll ska utföras.

Exempel på dokument kan vara myndighetens kontrollplan eller olika rutiner och beslut. Inför en skuggkontroll kan det vara bra att begära in beslut om registrering/godkännande och avgift för den aktuella anläggningen, liksom uppgifter om riskklassning och tilldelad kontrolltid, samt de senaste kontrollrapporterna. 

Det är också en god idé att göra uttag ur myndighetsrapporteringen via Uttagswebben på Livstecknet. Där finns information om till exempel anläggningar, utförda kontroller och timtaxa. Tänk på att kontrollmyndigheten kan ha andra dokument som visar hur de uppfyller aktuella krav i lagstiftningen än de som beskrivs på sidan ”Revisionsområden”.

Revisionsområden

Genomförande

Revisionen på plats kan delas in i följande moment:


 
Vid revisionen bör kontrollmyndigheten vara representerad av beslutsfattare för resursfördelning, planering och uppföljning samt av kontrollpersonal. I en kommun innebär det företrädare för nämnden och förvaltningens ledning, samt kontrollpersonal.

Inledande möte

Revisionen bör startas med ett inledande möte som kan omfatta:

  • Presentation av deltagare och rollfördelning: Vilka personer deltar vid vilka delar av revisionen?
  • Genomgång av syfte och omfattning: Omfattas alla revisionsområden? Beskrivning av en eventuell skuggkontroll.
  • Information om vilken lagstiftning revisionen utförs mot.
  • Bekräftelse av dagordningen.
  • Möjlighet för kontrollmyndigheten att ställa frågor.

Granskning och bedömning

Efter det inledande mötet består revisionen till stor del av intervjuer och granskning av dokument. Det engelska ordet för revision är audit vilket är ett latinskt ord som betyder lyssna. Revision handlar mycket om att just lyssna. Det är bra att ställa öppna frågor och söka svar från flera av myndighetens representanter. Beslutsfattare och kontrollpersonal kan ha olika bilder av verksamheten. Att vara revisor kan ses som att vara samtalsledare, att skapa delaktighet, att driva samtalet och att utifrån svaren göra bedömningar.

Vid revisionen granskas olika dokument, som rutiner, planer och resultat. Syftet är att samla iakttagelser som visar att en planerad verksamhet finns och genomförs så att den har effekt, och att resultatet visar att kraven i lagstiftningen uppfylls. Revisorn bör samla tillräckligt med iakttagelser, varken mer eller mindre, för att avgöra om det finns avvikelser mot lagstiftningen.

Exempel på olika källor till iakttagelser:

  • Intervjuer med kontrollpersonal och beslutsfattare.
  • Dokument, som planer, rutiner, resultat och kontrollrapporter.
  • Observationer, som det som sker under skuggkontrollen.
  • Revisorns egna beräkningar, som antal kontrolltimmar per årsarbetskraft.

De olika iakttagelserna behöver jämföras och vägas mot varandra, dels för att avgöra om ytterligare iakttagelser krävs, och dels för att avgöra om det finns avvikelser i förhållande till lagstiftningen. Iakttagelser som kan ligga till grund för avvikelser bör kontinuerligt kommuniceras och dokumenteras så att de finns med vid slutmötet och rapportskrivningen. Sidan revisionsområden ger stöd vid granskning och bedömning av revisionsområden.

Läs mer om insamling av iakttagelser och samtalsmetodik

Audit Evidence - Icke bindande referensdokument av revisionsnätverket vid Sante F

Samtalsmetodik och kommunikation - Vägledning i Kontrollwiki 


Skuggkontroll

En revision kan omfatta en skuggkontroll vid en anläggning som myndigheten har kontrollansvar för. Skuggkontroll är en bra metod för att samla mer information och verifiera att de bedömningar som gjorts genom intervjuer och dokumentgranskning stämmer även i praktiken.

En skuggkontroll innebär att den reviderade myndigheten utför en kontroll som så långt det är möjligt liknar vilken annan kontroll som helst vad gäller bemanning, tidsåtgång och omfattning. Revisionsgruppen, framförallt sakkunnig, iakttar och bedömer kontrollen och kan ibland ställa tekniska eller klargörande frågor; om exempelvis varför kontrollpersonalen gör på ett visst sätt eller hur en viss iakttagelse bedöms.

En skuggkontroll är ett exempel på hur myndigheten utför kontroll. Det är viktigt att komma ihåg att det är myndigheten som granskas, det är alltså inte revisionsgruppens uppgift att bedöma hur väl livsmedelsföretagaren uppfyller lagstiftningens krav.

Skuggkontrollen bör innehålla en inledning där deltagarna presenteras, rollerna tydliggörs och syftet förklaras för livsmedelsföretagaren. Det är viktigt att livsmedelsföretagaren har helt klart för sig vem som utför kontrollen (kontrollmyndigheten), och vilken roll revisorerna har (att granska kontrollmyndigheten). Frågor och eventuella iakttagelser eller förbättringsområden av kontrollmyndighetens utförda kontroll bör framföras i efterhand när företagaren inte är närvarande.

Inför revisionen behöver revisorn bestämma vad skuggkontrollen ska fokusera på.

Exempel på fokusområden vid skuggkontroll:

  • Kontroll av ett visst sakområde eller en viss anläggningstyp eller produktionsinriktning: som restaurang, kosttillskott, mjölkproduktion, fruktodling.

  • Kontroll av ett eller flera kontrollområden: som spårbarhet, information, HACCP, mikrobiologiska kriterier, kemiska risker, läkemedelsanvändning.

  • Utförandet av en viss kontrollmetod: som provtagning, inspektion, revision, kartläggning.

Beroende på vad som ska granskas behöver kontrollmyndigheten oftast informeras i förväg om vilka sakområden och/eller kontrollområden som skuggkontrollen ska omfatta, eller om kontrollen ska innehålla en provtagning och exempelvis vara oanmäld eller föranmäld.

Det går också att i förväg specificera hur lång tid kontrollen får ta eller att be om att få se kontrollen vid en viss utvald anläggning. Ofta behöver revisionsgruppen begära in olika dokument före revisionen, som kontrollrapporter, godkända eller registrerade anläggningar, riskklassning, avgiftsbeslut, kontrollplaner, rutiner och annat.

Den sakkunniga bör förbereda sig på vilka processer som finns på anläggningen och vilka de viktigaste farorna är. Det kan finnas vägledningar, stödjande dokument eller branschriktlinjer för det aktuella verksamhetsområdet.

Skuggkontrollen gör det möjligt att bedöma vissa moment som är svåra att granska vid en ren skrivbordsrevision, till exempel:

  • Kompetens: Finns det kunskap om processer och faror på anläggningen? Utförs kontrollen på rätt ställen/i relevanta delar av anläggningen och i rätt ordning, och görs korrekta bedömningar?

  • Upptäcks eventuella avvikelser? Samlar kontrollpersonalen tillräckligt med information som verifieras för att kunna göra en bedömning av att lagstiftningen följs?

  • Följs myndighetens rutiner under kontrollen? T.ex. provtagningsrutin, mall för kontrollrapport, checklistor med mera.

  • Hur utförs exempelvis temperaturmätningar eller provtagning? 

  • Vidtas lämpliga åtgärder till följd av kontrollen så att avvikelser rättas till?

  • Kommunikation: Är kontrollpersonalen tydlig mot företagaren? Meddelas resultatet av kontrollen? Framförs det åsikter eller synpunkter som inte hamnar i kontrollrapporten?

  • Kontrollrapport: Innehåller rapporten syfte, metod och resultat och stämmer innehållet med skuggkontrollen? Är resultatet tydligt och stämmer med vad som sades vid skuggkontrollen?

Inför skuggkontrollen är det bra att ställa frågor om förberedelserna till den person som ska utföra kontrollen. Då framgår om hänsyn tagits till tidigare kontrollresultat, om personen känner till vilken lagstiftning som är relevant, och om det finns stödjande dokument, checklistor, rutiner, nätverksdiskussioner och annat att utgå ifrån. Det är viktigt att ställa öppna frågor så att inga ”tips” ges av misstag innan kontrollen har utförts. Fråga exempelvis hur kontrollpersonalen förberett sig, vilket fokus kontrollen kommer ha och vilka risker som kan finnas vid företaget.

Efter kontrollen är det klokt att stämma av mot det som sades inför kontrollen. Tittade kontrollpersonalen på det som sades? Fanns det några avvikelser och hur ska de i så fall följas upp? Kontrollrapporten från skuggkontrollen bör alltid begäras in – det finns inget bättre tillfälle att bedöma en kontrollrapport än efter en skuggkontroll!

OBS! Skuggkontrollen ska beskrivas i revisionsrapporten. På så sätt går det även nationellt att bedöma hur kontroller inom olika områden utförs i landet. Se hur skuggkontrollen kan beskrivas på sidan ”Rapportmallar”. Eventuella avvikelser som upptäcks till följd av en skuggkontroll hamnar under det revisionsområde som berörs.

Rapportmallar

Pool med sakkunniga

Livsmedelsverket samordnar en pool med sakkunniga som kan användas vid skuggkontroller. Sakkunniga är personer med specialkompetens inom ett sakområde eller en anläggningstyp. Poolen består av personer som jobbar med livsmedelskontroll vid en kontrollmyndighet.

Enskild överläggning

Inför det avslutande mötet bör revisionsgruppen vid en enskild överläggning gå igenom alla iakttagelser, och för varje granskat revisionsområde bedöma om kontrollmyndigheten uppfyller lagstiftningens krav eller inte. Det bör även göras en övergripande helhetsbedömning av om myndighetens kontrollverksamhet är ändamålsenlig utifrån de vägledande principerna.

Syfte med och principer för revisionen

Bedömningarna bör dokumenteras så att det finns med vid det avslutande mötet och vid rapportskrivningen.

Avslutande möte

Revisionen bör avslutas med ett möte där kontrollmyndigheten informeras om revisionens resultat och att detta kommer att framgå av en skriftlig rapport. Det är bra om de personer som representerar myndighetens ledning kan delta vid slutmötet.

Exempel på vad som kan ingå vid ett avslutande möte:

  • Revisionens omfattning: Upprepa syftet och vilken lagstiftning granskningen utförts mot.
  • En helhetsbedömning av myndigheten: Lyft gärna det som är positivt.
  • Avvikelser mot lagstiftningen som kommit fram och vilka iakttagelser de grundar sig på: Få bekräftelse på att iakttagelserna är korrekta och red ut missförstånd.
  • Beskrivning av vad som händer efter revisionen: Berätta när revisionsrapporten beräknas vara klar, att myndigheten kommer att få möjlighet att yttra sig om innehållet är felaktigt, hur uppföljning kommer att ske och att myndigheten kan komma in med en åtgärdsplan om avvikelser noterats.

Ibland behöver revisionsgruppen utreda en fråga vidare för att kunna göra en bedömning, exempelvis genom att rådfråga en jurist. Då bör kontrollmyndigheten informeras om att det rör sig om ett preliminärt resultat och att den slutliga bedömningen kan påverka det som skrivs i rapporten. Stora förändringar från det som sagts vid slutmötet bör kommuniceras med kontrollmyndigheten innan rapporten skickas ut.

Det är viktigt att kontrollmyndigheten får möjlighet att lämna synpunkter och bemöta de bedömningar som gjorts. Lämnade synpunkter bör dokumenteras.

Rapportering

Efter en utförd revision ska en rapport skrivas. Rapporten bör skrivas och skickas till kontrollmyndigheten inom rimlig tid efter revisionen, helst inom fyra veckor. Vid kommunrevisioner ska rapporten skickas till den ansvariga nämnd som officiellt är behörig myndighet. En kopia kan skickas till kommunstyrelsen för kännedom för att tydligare markera för kommunledningen att eventuella problem i livsmedelskontrollen ska tas på allvar.

Rapportmallar

Det är viktigt att innehållet i rapporten avspeglar det som förmedlats vid det avslutande mötet. Rapporten ska inte innehålla några överraskningar. Om det ändå råder tveksamheter eller om oklarheter kvarstår inför rapportskrivningen kan det kommuniceras med kontrolltrollmyndigheten via exempelvis e-post eller telefon.

Revisionsrapporten bör innehålla tydliga och objektiva iakttagelser, och avvikelser när de förekommit. Tänk på att revisionsrapporten beskriver revisionsgruppens bild. Det behöver inte alltid råda enighet med kontrollmyndigheten om bedömningen. Skriv tydligt, sakligt, kort och koncist. Kontrollmyndigheten bör få möjlighet att yttra sig över innehållet, det vill säga om något i rapporten är felaktigt. En normal tidsåtgång för yttrande kan vara tre veckor efter det datum då revisionsrapporten skickats. Yttrandet ska beaktas och diarieföras i ärendet, och kan leda till att innehållet i rapporten justeras.

I de fall rapporten innehåller avvikelser ska myndigheten få möjlighet att skicka in en åtgärdsplan med en redogörelse för hur och när korrigerande och förebyggande åtgärder kommer att vidtas mot avvikelserna.

En normal tidsåtgång för åtgärdsplan kan vara åtta veckor efter det datum då revisionsrapporten skickats. Hänsyn kan dock tas till längre ledigheter kring jul och under sommaren. Myndigheten kan även ha speciella önskemål beroende på den interna beslutsordningen, som att åtgärdsplanen ska beslutas av nämnden som har sammanträde längre fram i tiden. Om önskemålen är rimliga bör revisorn vara flexibel.

Exempel på tidsflöde för revisionsrapport, yttrande och eventuell åtgärdsplan:


 
Rapporter och åtgärdsplaner från länsstyrelsernas kommunrevisioner skickas till Livsmedelsverket för kännedom, gärna så snart åtgärdsplanen bedömts.

Uppföljning och utvärdering

Den kontrollmyndighet som blivit reviderad ska vidta lämpliga åtgärder utifrån resultatet av revisionen. Se artikel 4.6 i förordning (EG) nr 882/2004.

Åtgärdsplan

Den myndighet som utfört revisionen ska sedan följa upp att åtgärder verkligen vidtas. I de fall avvikelser noterats vid en revision bör den reviderade myndigheten skicka in en åtgärdsplan till revisionsgruppen. Revisionsgruppen bedömer åtgärdsplanen och bör kontrollera (verifiera) att den genomförs.
Åtgärdsplanen bör innehålla en kort beskrivning av hur och när en avvikelse ska åtgärdas, både för att komma till rätta med avvikelsen och, om nödvändigt, för att förhindra att avvikelsen uppstår på nytt. Det vill säga både korrigerande och förebyggande åtgärder. En åtgärdsplan kan se ut på olika sätt, det kan vara en löpande text i ett dokument eller en enkel tabell.

Tabell 3. Exempel på enkel åtgärdsplan där det framgår när och hur åtgärder ska vidtas.

Avvikelse nr. Åtgärder – korrigerande och förebyggande  Slutförandedatum
1 Beslut om ny taxa kommer att tas i fullmäktige. Ny rutin tas fram om att timtaxan årligen ska ses över, och att en ny timtaxa ska beslutas vid förändring. Datum
2 Termometrarna som används vid kontroll ska ses över. En rutin ska tas fram om att en kontrolltermometer skickas till externt företag för kalibrering. Därefter kontrolleras övriga termometrar av utsedd livsmedelsinspektör. Datum
3 Osv… Datum

Revisionsgruppen bedömer om åtgärdsplanen är ändamålsenlig i förhållande till avvikelserna. Det vill säga om tidsangivelserna och åtgärderna är tillräckliga för att åtgärda avvikelsen och uppfylla kraven i lagstiftningen.

Exempel på vad som kan betraktas som otillräckligt:

  • Alla avvikelser i revisionsrapporten bemöts inte.
  • Korrigerande åtgärder anges, men inte förebyggande trots att det behövs.
  • Åtgärderna är fluffigt beskrivna och datum för slutförande är satt orimligt långt fram i tiden i förhållande till avvikelsens allvarlighetsgrad.

Om åtgärdsplanen bedöms som otillräcklig bör den reviderade kontrollmyndigheten komplettera och justera den. Bedömningen av åtgärdsplanen är viktig eftersom man i den fortsatta uppföljningen då kan fokusera på att kontrollera att åtgärdsplanen följs. Om åtgärdsplanen är ändamålsenlig innebär det att avvikelserna kan bedömas som åtgärdade när åtgärdsplanen är genomförd.

Att åtgärdsplanen följs bör kontrolleras (verifieras) vid åtgärdsplanens slutförandedatum. Verifieringen kan göras på olika sätt beroende av avvikelsens art och omfattning.

Exempel på tillvägagångssätt vid verifiering av åtgärdsplan

  • Kommunikation via e-post, brev eller telefon. 
  • Bedömning av dokument som kontrollmyndigheten skickat in, till exempel planer, beslut, rutiner, kontrollrapporter. 
  • Uppföljning vid nästa planerade revision av kontrollmyndigheten.
  • Uppföljning vid en extra revision.

Sker inga frivilliga åtgärder, eller om bara overksamma åtgärder vidtas, kan länsstyrelsen kontakta Livsmedelsverket för att diskutera vidare handläggning av ärendet. Livsmedelsverket kan fatta beslut om föreläggande, göra en extra revision eller vidta andra åtgärder. På sidan ”Rapportmallar” finns en mall för rapport vid uppföljning av åtgärdsplan.

Rapportmallar

Sprida goda exempel

Vid revisionerna framkommer ofta goda exempel på hur en ändamålsenlig kontroll kan bedrivas. Dessa goda exempel kan skrivas in i revisionsrapporten och får gärna spridas till andra myndigheter via till exempel länsmöten, samverkansträffar, Livstecknet eller liknande.

Utvärdering

Livsmedelsverket sammanställer varje år resultatet av alla utförda revisioner i en rapport som publiceras på Livsmedelsverkets hemsida. Resultaten rapporteras också vidare till kommissionen och återkoppling ges löpande till de myndigheter som utför revisioner. Revisionsresultaten används till förbättringar i kontrollen och för framtida stöd och ledning. Revisionsresultaten bör användas vid prioriteringar i kommande års revisionsprogram.

Planering

Lagstiftning