Skriv ut
Jämför versioner

Kompetens - en framgångsfaktor för kontrollen

Stödjande information för livsmedelskontrollen

Informationen här på sidan är i första hand skriven till dig som arbetar med livsmedelskontroll på en kontrollmyndighet. Vi hälsar också företagare, journalister, konsumenter och andra nyfikna välkomna att läsa.

Stödjande information är tolkningar av regler och ger vägledning om hur lagstiftningen kan tillämpas. Sådan information är inte bindande utan ger exempel och rekommendationer som kan vara till hjälp när lagstiftningen ska tolkas och användas i kontrollen. Stödjande information utesluter inte andra sätt att uppnå målen med kontrollen.

Kompetens är förmåga och vilja att utföra en arbetsuppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter. Myndigheten och personalen måste ha kompetens som motsvarar myndighetens uppdrag och ansvar.

Kompetens är mer än kunskap

Med kompetens menas förmåga och vilja att utföra en arbetsuppgift genom att tillämpa kunskap och färdigheter. Se Svensk standard SS 624070 Ledningssystem för kompetensutveckling. Kompetens innefattar således förmåga och viljan att använda sig av kunskaper i praktiken.

Det finns flera kompetensområden som är av betydelse för kontrollen. Nedanstående indelning följer en modell från Institutet för personal‐ och företags­utveckling.

  • Yrkesteknisk kompetens
    Exempel, se nedan.
  • Personlig kompetens 
    Inkluderar egenskaper såsom värderingar, attityder, etik,
    integritet, kreativitet och ansvar.
  • Kommunikativ kompetens
    Inkluderar förmågor såsom socialt samspel, att visa respekt,
    att kunna lyssna och förmåga att uttrycka sig.
  • Strategisk kompetens
    Inkluderar förmågor såsom att kunna hantera mål och strategier,
    att förstå sin roll och att förutse konsekvenserna av ett beslut och ställningstagande.

Förordning (EG) nr 882/2004 anger ett antal ämnesområden för yrkesteknisk kompetens till exempel:

  • metodik för kontrollmetoder, till exempel revision,
    inspektion och provtagning,
  • kunskap om livsmedelslagstiftningen,
  • kunskap om faror och risker i livsmedelskedjan,
  • förmåga att utvärdera tillämpningen av HACCP,
  • förmåga att bedöma bristande efterlevnad, och
  • förmåga att använda rättsliga åtgärder.

Kontrollförordningen nämner inte uttryckligen personlig, kommunikativ och strategisk kompetens. Dessa egenskaper är dock viktiga både för att kontrollen ska ha önskad effekt och för att företagare ska ha förtroende för kontrollen. Uppdraget att utföra offentlig kontroll innebär möten med människor med olika förutsättningar. För att driva kontrollprocessen framåt krävs ledarskap som förutsätter att inspektören har självkännedom och ett bra förhållningssätt. Man måste även ha förmåga att anpassa samtalet till den man talar med genom att använda bland annat aktivt lyssnande, frågetekniker, motiverande samtal och man måste känna till metoder för att bemöta försvarsbeteenden. 

Planering av kompetens

Syftet med planeringen av kompetensen är att den faktiska kompetensen inom myndig­heten ska ha den omfattning och nivå som svarar mot de krav som följer av myndighetens uppdrag.

Livsmedelslagstiftningen innehåller både detaljregler och målstyrda regler, som ibland är flexibla. Arbets- och tankesätten skiljer sig påtagligt mellan de olika lagstiftnings­typerna. Kompetens ska finnas för att kunna arbeta på rätt sätt, vid rätt tillfälle, med alla typer av lagstiftning inom myndighetens ansvarsområde.

De flesta myndigheter har dessutom flera olika arbetsuppgifter och kontrollansvar för flera olika slags anläggningar. Det ställer krav på olika kompetenser. En viss specialisering hos kontrollpersonalen kan behövas för att kontrollen ska bli effektiv och ändamålsenlig.

Myndigheten ska se till att rätt kompetens finns hos rätt individ och på rätt plats i verksamheten. Det är inte tillräckligt om det finns god kompetens för kontroll av en viss typ av anläggningar, om personen med kompetensen används till annat och kontrollerna utförs av någon som saknar rätt kompetens.

Verktyg och metoder – några exempel

Kompetensanalys med GAP

En metod som kan användas i planeringen av myndighetens kompetens är en så kallad GAP-analys. GAP-analysen används för att identifiera, precisera och åtgärda gapet mellan en befintlig och en önskad situation. Gapet kan exempelvis vara skillnaden mellan den kompetens myndigheten har för tillfället och den kompetens som behövs. Analysen görs i följande steg. 

  1. Identifiera organisationens kompetensbehov.
  2. Kartlägg tillgänglig kompetens inom organisationen.
  3. Jämför kompetensbehovet med tillgänglig kompetens.
  4. Planera och genomför.
  5. Följ upp och utvärdera. 

Identifiera organisationens kompetensbehov

  • Vilka typer av anläggningar har vi kontrollansvar för?
  • Vilken lagstiftning är aktuell för dessa anläggningar?
  • Vilka kontroll- och handläggningsuppgifter är kopplade
    till dessa anläggningar?
  • Vilka krav på kompetens ställs på den som ska utföra
    kontroll på dessa anläggningar utifrån aktuell lagstiftning?

Kartlägg tillgänglig kompetens inom organisationen

  • Vilken kompetens finns idag?
  • Har rätt person eller personer denna kompetens?

Jämför kompetensbehovet med tillgänglig kompetens

För att identifiera organisationens kompetensgap behöver man analysera den tillgängliga kompetensen.

  • Har kontrollmyndigheten nödvändig sakkompetens för att
    förstå processer, tillagningsmetoder och liknande i de
    kontrollerade verksamheterna och för att kunna värdera
    faror och nödvändiga rutiner?

  • Har kontrollmyndigheten nödvändig kunskap om gällande
    regler samt förmåga att tillämpa dessa?

  • Har kontrollmyndigheten nödvändig kunskap och färdighet i kontrollmetoder för att planera och genomföra revisioner och
    inspektioner på de olika typerna av anläggningar. Har man
    nödvändig kunskap och färdighet i att planera och genomföra
    provtagning på dessa verksamheter samt bedöma resultaten?

  • Har kontrollmyndigheten nödvändig kunskap och färdighet för
    att vidta åtgärder vid bristande efterlevnad (sanktioner) så att
    den offentliga kontrollen blir effektiv?

 Planera och genomföra

  • Upprätta en strategi för att åtgärda eventuella brister. En plan
    kan behöva innehålla såväl kortsiktiga som långsiktiga åtgärder.
    Det kan till exempel vara att kompetensutveckla befintlig personal, omfördela arbetsuppgifter rekrytera personal eller ”köpa in”
    kompetens från annan myndighet eller på annat sätt genom
    samverkan nyttja kompetenser.
  • Genomför strategin. Genomförandet förutsätter att resurser avsätts.

Följa upp/utvärdera

  • Följ upp att bristerna åtgärdats och att kompetenskraven därmed
    uppfylls samt att detta på önskvärt sätt påverkar organisationens
    resultat.

I svensk standard SS 624070 Ledningssystem för kompetensförsörjning finns ytterligare stöd för att arbeta strategiskt och systematiskt med kompetensförsörj­ning. Standarden har utarbetats för att stödja organisationer så att dessa kan säker­ställa att de har rätt kompetens för att möta dagens och morgondagens utmaningar. Till standarden finns också en vägledning. Såväl svensk standard SS 624070 ledningssystem för kompetensförsörjning som SS-ISO 10015 Kvalitetsledning – riktlinjer för utbildning, ägs och saluhålls av SIS (Swedish Standard Institute). 

SIS (Swedish Standard Institute)

Kompetensrosen

Ett mera visuellt verktyg är den så kallade kompetensrosen. Modellen är ett spindel­diagram där olika kompetenser kan läggas in. Utifrån en bestämd kravprofil läggs behov och tillgänglig kompetens in. På detta sätt får man en tydlig bild av var det behövs kompetensförstärkning. Modellen kan användas på såväl individ- som gruppnivå.

 

Att använda modellen förutsätter dels att man identifierat relevanta kompetens­områden, och dels att man har bestämt nivåer för vad som är lite eller mycket inom kompetensområdena. En kravprofil kopplad till kompetensrosen kan exempelvis anges i fyra nivåer:

  1. Grundläggande teoretiska kunskaper i ämnet/området.
  2. Grundläggande teoretiska kunskaper i, och viss praktisk
    erfarenhet av, ämnet/området.
  3. Fördjupade eller breddade teoretiska kunskaper och viss
    erfarenhet i ämnet/området.
  4. Fördjupade eller breddade teoretiska kunskaper och god
    praktisk erfarenhet och förtrogenhet i ämnet/området.

Kompetensområden kopplade till figuren ovan kan exempelvis vara enligt följande tabell. 

 

Kompetensområde

Nivå (1-4)

1

Livsmedelslagstiftning

 

2

Allmän juridik

 

3

Sanktioner inklusive vite

 

4

Kontrollförfaranden, allmän metodik för att genomföra kontroll

 

5

Revisionsteknik/metodik

 

6

Provtagningsmetodik

 

7

Utredningsmetodik/smittskydd

 

8

HACCP-metodik

 

9

Livsmedelshygien

 

10

Mikrobiologiska agens

 

11

Kemiska agens

 

12

Födoämnesallergi

 

13

Livsmedelsteknologi

 

14

Branschkunskaper

 

15

Kvalitets- och ledningssystem

 

16

Märkning/livsmedelsinformation, generella regler

 

17

Märkning/livsmedelsinformation, särskilda regler

 

18

Spårbarhet

 

19

Kommunikation, ledarskap och samtalsmetodik

 

20

Myndighetens värderingar och policys

 

21

xxx

 

22

xxx

 

Naturligtvis kan kompetensområden och nivåer behöva anpassas till vilket samman­hang kompetensrosen används, exempelvis medarbetarsamtal med en relativt ny och oerfaren medarbetare eller kompetensplanering av ett inarbetat team. 

Kollegialt lärande

Det är myndighetens ansvar att se till att myndigheten har den kompetens som krävs för det uppdrag och det ansvar som myndigheten har. Detta inkluderar även kommunikativ kompetens.

Det behövs upprepad träning för att få en bra kommunikation. Endast teoretisk kun­skap ger inte automatiskt förändring i det konkreta handlandet. Därför behövs det forum och tid där kontrollpersonal kan diskutera, analysera och utveckla sig i sin roll som samtalsledare och utveckla sina färdigheter. Det kan göras till exem­pel genom utbildning men också genom att det finns avsatt tid i den dagliga verk­samheten för personal att reflektera över hur det gått och utvärdera.

Exempel - kompetenser som kan behövas i kontrollen

I detta avsnitt ger vi exempel på kompetensområden som kan behövas inom en kontroll­myndighet. Dessa kan vara användbara i modellen kompetensros. De listade grundkompetenserna syftar främst till att kunna utföra uppdraget som behörig kontrollmyndighet och fokuserar på förvaltning, kontrollmetodik och rättsliga åtgärder samt grundläggande naturvetenskaplig kompetens. De listade kompetenserna rör främst yrkesteknisk kompetens. Listan är med andra ord inte fullständig. 

Förvaltning och myndighetsutövning

  • Grundläggande rättskunskap och grundläggande juridik.
  • Offentlighet, sekretess och rättssäkerhet.
  • Myndighetsuppdraget och myndighetsrollen.
  • Tjänstemannens befogenheter och skyldigheter.
  • Förvaltningslagens krav på myndighetsutövning och dess
    krav på handläggning.
  • Kontrollförordningens krav på myndigheter och på
    livsmedelskontrollen.
  • Beslutsprocesser.
  • Hur kontrollprocessen går till och hur ansvaret fördelas
    mellan olika berörda myndigheter.
  • Myndighetsstruktur inom livsmedelskontrollen (myndigheternas
    organisa­tion, uppgifter, arbetssätt och beslutsbefogenheter) och strukturen för besvärsinstanser.
  • Handläggningsteknik. 

Rättsliga åtgärder

  • Livsmedelslagstiftningens sanktionsregler.
  • Viteslagen.
  • Juridisk metodik.

Livsmedelslagstiftning

  • Kunna generell livsmedelslagstiftning inklusive rådande praxis,
    gällande vägledningar och andra normerande dokument och
    känna till övrig livsmedelslagstiftning. 

Kontrollmetodik och kontrolltekniker

  • Revisionsmetodik.
  • Provtagningsmetodik samt kunna dra slutsatser av
    analysresultat.
  • Inspektionsmetodik.
  • Utredningsmetodik för matförgiftningar och spårbarhet.
  • Mätteknik, till exempel temperaturmätning.
  • Samtalsmetodik, bland annat frågeteknik.
  • Kvalitets- och ledningssystem såsom ISO 22000 och BRC. 

Naturvetenskaplig kompetens

Grundläggande kunskap om:

  • Livsmedelsburna smittor och förgiftningar.
  • Mikrobiologi och mikroorganismers förekomst, tillväxt,
    överlevnad och eliminering samt de faktorer som påverkar
    detta såsom till exempel tid, temperatur, vattenaktivitet, pH
    och konserveringsmedel.
  • Hur mikroorganismer kan spridas med livsmedel och vilka
    hälsoeffekter detta kan medföra.
  • Toxikologi, livsmedelsanknutna toxiska substanser och hur
    dessa kan ge negativa hälsoeffekter på människor.
  • Livsmedelsanknutna allergener och hur dessa kan ge
    negativa hälsoeffekter på människor.
  • Livsmedelsteknologi och livsmedelshygien (bland annat HACCP). 
Sidans taggar
Lagstiftning