Casebeskrivningar för rapportering av kontroll

Ta del av exempel på hur du kan lägga in utförda kontroller i din myndighets verksamhetssystem. Tänk på att det inte går att kopiera exemplen rakt av, varje kontroll har sina förutsättningar och systemen kan skilja sig åt.

Exempel 1 – Kontroll av en mobil verksamhet i en annan kommun

Småköping kontrollerar en foodtruck som serverar falafel på en marknad. Denna verksamhet är registrerad i Storstad. Verksamheten kontrolleras när det gäller rengöring, varmhållning, kylförvaring och allergiinformation. Inspektören bedömer att verksamheten inte uppfyller lagstiftningens krav avseende varmhållning.

Så går det till

Småköping har en intern rutin att kontroller som utförs på verksamheter som inte är registrerade i kommunen ska läggas in i verksamhetssystemet, bland annat för att kunna ta ut ett underlag från systemet att skicka till ”hemmakommunen”. Småköping lägger upp livsmedelsverksamheter som administrativa objekt för detta ändamål i sitt system.

1. Handläggaren i Småköping lägger kontrollen på en verksamhet där fältet Registrerad/godkänd är ifyllt med Registrerad/godkänd hos annan myndighet. Huvudsaklig inriktning är Livsmedelsanläggning sista led och aktiviteten Servering av livsmedel ger verksamhetstypen Restaurang-, catering- och barverksamhet.
2. Handläggaren anger kontrollorsaken Händelsestyrd, Datum för kontrollen och att kontrollen är Oanmäld.
3. Handläggaren anger Kontrollresultat för det som kontrollerades:
   - kontroll av rengöring anges med J03 Utan avvikelse,
   - kylförvaring anges med J08 Utan avvikelse,
   - allergiinformationen anges med B02 Utan avvikelse,
   - varmhållning anges med punkt J08 Handläggaren skriver ”Varmhållning” i fritextfältet för avvikelsen för att själv känna igen avvikelsen vid eventuell uppföljning (fritextfältet rapporteras inte till Livsmedelsverket).
4. För kontrollresultatet med Avvikelse skapar systemet en avvikelse och systemet genererar ett unikt avvikelse-id.
5. Handläggaren i Småköping skickar utdrag av informationen och kopia på kontrollrapporten till Storstad.

Storstad får ett utdrag av informationen och kopia på kontrollrapporten med e-post. 

1. Handläggaren i Storstad skapar en kontroll på den aktuella verksamheten i sitt system, med det datum och de kontrollresultat som Småköping informerat om. Som kontrollerande myndighet anger handläggaren Småköping.
2. Handläggaren gör en bedömning av ifall den av Småköping genomförda kontrollen (eventuellt tillsammans med andra genomförda kontroller av verksamheten) kan anses utgöra en planerad kontroll av verksamheten. I det här fallet bedömer handläggaren att allt det som skulle kontrolleras enligt kontrollplanen är kontrollerat, och att den utförda kontrollen kan anses motsvara en genomförd planerad kontroll. Som kontrollorsak anger handläggaren därför ”planerad kontroll”.
3. För kontrollresultatet med Avvikelse skapar systemet en avvikelse och systemet genererar ett unikt avvikelse-id. (Det blir inte samma som det avvikelse-id som genererades i Småköping.)

Det är Storstad som ansvarar för att avvikelsen blir uppföljd och ”släckt”. Detta innebär inte nödvändigtvis att det är storstad som måste göra en uppföljande kontroll: Om Småköping eller en annan kommun skickar in underlag som visar att de bristerna är åtgärdade  så kan Storstad lägga in detta som en uppföljande kontroll där avvikelsen anges vara åtgärdad. Det finns också utrymme för Storstad att bedöma att de omständigheter som låg till grund för Småköpings bedömning inte utgör en avvikelse, och därmed inte rapportera det som en avvikelse. 

Resultat

Samma kontroll, kontrollresultat och avvikelse finns nu i verksamhetssystemen hos Småköping och Storstad. De kommer att rapporteras från båda myndigheterna vid kommande myndighetsrapportering.

Eftersom den verksamhet som rapporteras från Småköping har informationen Registrerad/godkänd hos annan myndighet vet Livsmedelsverket att uppgifterna kopplade till den verksamheten också kommer att rapporteras från den myndighet som har registrerat livsmedelsanläggningen. Småköpings uppgifter kan därför filtreras bort i statistiken.

Livsmedelsverket får information om hur många kontroller respektive myndighet har utfört, samt antal avvikelser och myndighetsåtgärder per myndighet. Livsmedelsverket har underlag för se att avvikelser släcks.

Exempel 2 - BeVA-utredning görs vid kontrollen

Under en oanmäld planerad kontroll fattar du misstanke om att företagaren fuskar: Livsmedel säljs märkta med ”lokalproducerade”, men du hittar inkomna råvaror som är märkta på tyska. Du bestämmer dig därför för att utföra en mer utredande kontroll, en så kallad BeVA-utredning. Det visar sig då att företaget inte kan visa att de har köpt in svenska råvaror under de två senaste kalenderåren. Du kontrollerar också, enligt myndighetens kontrollplan, delar av den obligatoriska märkningen samt hygienen under tillverkningen. Dessa är utan avvikelse.

Så går det till

1. När kontrollen läggs in i systemet anger du att kontrollen är Oanmäld och att kontrollorsaken är Planerad.

1. Du anger Kontrollresultat för det som kontrollerades:
   - kontroll av rengöring anges med punkt J03 Utan avvikelse,
   - obligatorisk märkning anges med B02 Utan avvikelse,
   - frivillig livsmedelsinformation anges med B04 Avvikelse. Du markerar att det rör sig om misstänkt fusk genom att markera BeVA. Du skriver ”Lokalproducerat” i fritextfältet för avvikelsen för att själv känna igen avvikelsen vid uppföljning (fritextfältet rapporteras inte till Livsmedelsverket).
2. För kontrollresultatet med Avvikelse skapar systemet en avvikelse och systemet genererar ett unikt avvikelse-id.

Resultat

Till Livsmedelsverket rapporteras att en oanmäld planerad kontroll genomförts. Kontrollresultat är

• B02 utan avvikelse
• J03 utan avvikelse
• B04 avvikelse, BeVA-utredning, aktuellt avvikelse-id.

Exempel 3 – Kontroll med avvikelse och myndighetsåtgärd

En restaurang har startat utan att det har anmälts till kontrollmyndigheten. Detta kommer till myndighetens kännedom genom annonser i lokaltidningen.

Så går det till

Du gör ett oanmält besök för att bekräfta att verksamheten har startat, och att den har sådan grad av kontinuitet och organisation att den omfattas av krav på registrering. Du konstaterar att så är fallet.

1. När du ska registrera kontrollen börjar du med att lägga upp en verksamhet med uppgiften Omfattas av krav på registrering/godkännande under Registrerad/Godkänd och den huvudsakliga inriktningen Sista led.
2. Huvudaktiviteten Servering av livsmedel anges, vilket gör att verksamhetstypen Restaurang-, catering- och barverksamhet skapas av systemet, som också sätter ett datum för när den uppstod.
3. På denna verksamhetstyp lägger du upp en kontroll, och anger Händelsestyrd och Oanmäld.
4. Du anger Kontrollresultat för det som kontrollerades:
   - Avvikelse på rapporteringspunkt A01. Du skriver ”oregistrerad verksamhet” i fritextfältet avvikelsen för att själv känna igen avvikelsen vid uppföljning (fritextfältet rapporteras inte till Livsmedelsverket).
5. Avvikelsen får ett avvikelse-id i systemet.
6. När du senare har handlagt och fattat beslut om sanktionsavgift skapar du en Myndighetsåtgärd kopplad till verksamheten och avvikelsen. Som åtgärd anger du Sanktionsavgift.

Resultat

En verksamhet är skapad med uppgiften Omfattas av krav på registrering/godkännande. Verksamheten har verksamhetstypen Restaurang-, catering- och barverksamhet. På verksamhetstypen finns en kontroll en och ett kontrollresultat med en avvikelse på A01.

Verksamheten och kontrollen inklusive avvikelsen med sitt unika ID kommer att rapporteras till Livsmedelsverket.

En myndighetsåtgärd sanktionsavgift är skapad och kommer att rapporteras i rapporteringen som avser det år det år som beslutet fattades. Myndighetsåtgärden är kopplad till det avvikelse-id som föranledde åtgärden.

Exempel 4 – Den tidigare oregistrerade verksamheten registreras

Restaurangen i Exempel 3 startade utan att det hade anmälts till kontrollmyndigheten. Företagaren lämnar senare in anmälan om registrering och verksamheten fortsätter som registrerad.

Så går det till

Företagaren har inkommit med anmälan om registrering. Verksamheten registreras enligt myndighetens rutiner.

1. Du ändrar informationen i fältet Registrerad/Godkänd till Registrerad samt anger datum för registreringen.
2. Du lägger upp en uppföljande kontroll på verksamheten, och anger att det är en Distanskontroll.
3. Systemet hämtar upp öppna avvikelser på verksamhetstypen och du känner igen avvikelsen med klartexten ”oregistrerad verksamhet”. Du bedömer avvikelsen som Åtgärdad.

Senare genomför du en planerad kontroll av verksamheten, där flera saker kontrolleras, samtidigt som riskklassningsuppgifter hämtas in och/eller verifieras.

Verksamheten riskklassas i vanlig ordning med uppgifter om aktiviteter och omfattning samt riskklassningsdatum.

Resultat

Verksamheten är klar för rapportering som registrerad med datum för detta. Den har verksamhetstypen Restaurang-, catering- och barverksamhet. Verksamheten är riskklassad med datum för detta och en beslutad kontrollfrekvens.

På verksamhetstypen finns tre kontroller med varsitt kontrollresultat. Förutom den händelsestyrda kontrollen från Exempel 3 finns nu en uppföljande kontroll där avvikelsen “släcks” samt en planerad kontroll. Samtliga kontroller och kontrollresultat rapporteras för det år de utfördes.

Exempel 5 – Planerad och uppföljande kontroll vid samma tillfälle

En butik har kontrollfrekvensen 10 kontroller per 5 år. Vid en tidigare kontroll under 2024 konstaterade du en ringa avvikelse och bedömer att denna kan följas upp i samband med planerad kontroll. Det är nu dags att göra nästa planerade kontroll.

Så går det till

Du planerar kontrollen, bland annat vad som ska kontrolleras enligt kontrollplanen och vad som ska följas upp. Du genomför ett kontrollbesök. Först följer du upp den tidigare avvikelsen. Du konstaterar att avvikelsen är åtgärdad. Därefter kontrollerar du regelefterlevnaden på de andra sakerna i enlighet med din planering.

1. I systemet lägger du upp en planerad kontroll av verksamhetstypen. Du fyller i kontrollresultat för de rapporteringspunkter som kontrollerades enligt kontrollplanen.
2. Du skapar även en uppföljande kontroll. Systemet hämtar upp befintliga avvikelser med avvikelse-id på verksamhetstypen. Finns det flera så kan du identifiera dem utifrån klartexten som angavs när de lades in i systemet.
3. Du väljer rätt avvikelse och klickar i Åtgärdad.

Resultat

När du lagt in besöket i verksamhetssystemet är det två kontroller på verksamhetstypen, en uppföljande och en planerad. Båda kommer att rapporteras till Livsmedelsverket. Kontrolltillfället innehåller en planerad kontroll, och ska alltså räknas av mot verksamhetens kontrollfrekvens.

Exempel 6 – Kontroll av flera verksamhetstyper vid samma kontrolltillfälle

Ett bageri bedriver även grossistverksamhet med bageriprodukter. Det är klassat i Tidigare led och har tre verksamhetstyper:

• Tillverkning av bageri- och mjölprodukter
• Partihandel
• Transport och lagring

Det är dags att göra planerad kontroll av verksamheten.

Så går det till

Du planerar och genomför kontroll både av bageriet och av grossistverksamheten. På bageridelen kontrollerar du den obligatoriska märkningen, rengöring och spårbarhet. Alla utan avvikelse. Även när det gäller grossistverksamheten kontrollerar du spårbarhet och obligatorisk livsmedelsinformation. Här konstaterar du att företaget inte kan visa spårbarhet för alla livsmedel de har i lagret, och de har inte heller godtagbara rutiner för att se till att rätt information följer med livsmedel som saknar fullständig märkning på förpackningen.

1. Du registrerar att du har genomfört planerad kontroll av verksamhetstyperna Tillverkning av bageri- och mjölprodukter och
2. Du skapar kontrollresultat för verksamhetstypen Tillverkning av bageri- och mjölprodukter.

- obligatorisk märkning anges med B02 Utan avvikelse,
- kontroll av rengöring anges med punkt J03 Utan avvikelse,
- spårbarhet anges med H01 Utan avvikelse.

Du skapar kontrollresultat för verksamhetstypen Partihandel:
- spårbarhet anges med H01 Avvikelse, du skriver ”spårbarhet bakåt” i fritextfältet och avvikelsen får ett avvikelse-id i systemet.

- obligatorisk märkning anges med B02 Avvikelse, du skriver ”medföljande handling” i fritextfältet för att själv känna igen avvikelsen vid uppföljning (fritextfältet rapporteras inte till Livsmedelsverket). Avvikelsen får ett avvikelse-id i systemet.

Resultat

Du har genomfört ett (1) kontrolltillfälle med planerad kontroll, som kan räknas av mot verksamhetens beslutade kontrollfrekvens.

Till Livsmedelsverket rapporteras att planerad kontroll genomförts av verksamheten med kontrollresultaten

• Tillverkning av bageri- och mjölprodukter: B02 utan avvikelse, J03 utan avvikelse, H01 utan avvikelse.
• Partihandel: H01 avvikelse inklusive avvikelse-id, B02 avvikelse inklusive avvikelse-id.

Exempel 7 – Avvikelser följs upp och myndighetsåtgärder skapas

Du gör en uppföljande kontroll av bageriet från Exempel 6. Det gäller dels de två avvikelserna från den förra inspektionen, dels en tidigare konstaterad avvikelse på verksamhetstypen Transport och lagring. Vid uppföljningen visar det sig att en av avvikelserna har åtgärdats, men de två andra kvarstår.

Så går det till

1. Du skapar en Uppföljande kontroll. Eftersom du använder ett verksamhetssystem som kan hantera olika verksamhetstyper i samma kontrollformulär ser du de två avvikelserna på verksamhetstypen Partihandel samt avvikelsen på verksamhetstypen Transport och lagring i samma rapporteringsformulär. Du kan hålla isär avvikelserna med hjälp av de korta fritextbeskrivningar som du gjorde när de konstaterades.
2. För verksamhetstypen Partihandel markeras att den ena avvikelsen är Åtgärdad medan den andra Kvarstår. För verksamhetstypen Transport och lagring kvarstår

Efter att ha diskuterat med din chef och kommunicerat med företagaren fattar du några dagar senare beslut om föreläggande respektive förbud. Föreläggandet görs med anledning av båda de kvarstående avvikelserna, och förbudet görs med anledning av en av avvikelserna.

3. Du skapar två myndighetsåtgärder i IT-systemet
   - ett Föreläggande avseende verksamheten/anläggningen som kopplas till de båda avvikelserna.
   - ett Förbud avseende del av verksamheten/anläggningen som kopplas till en av avvikelserna.

Resultat

För Verksamhetstyperna Partihandel samt Transport och lagring rapporteras uppföljande kontroller, en för varje verksamhetstyp.

För varje avvikelse som är uppföljd rapporteras för respektive avvikelse-id bedömningen Kvarstår respektive Åtgärdad.

För verksamheten rapporteras två myndighetsåtgärder. Den ena är kopplad till två olika avvikelse-id, den andra till ett avvikelse-id.

Exempel 8 – Uppföljning av avvikelse konstaterad före 2024

En verksamhet har fått avvikelser vid en kontroll som genomfördes 2023. År 2024 gör du en kontroll för att kontrollera att avvikelserna har åtgärdats. Du konstaterar att en avvikelse har åtgärdats och en annan kvarstår.

Så går det till

1. Eftersom avvikelserna inte finns som avvikelser med avvikelse-id i systemet så kan de inte hanteras i en Uppföljande kontroll i verksamhetssystemet. Du lägger därför upp en kontroll med kontrollorsaken Uppföljning av avvikelser som saknar id.
2. Du anger kontrollresultatet för den åtgärdade avvikelsen med en rapporteringspunkt och resultatet Utan avvikelse.
3. Du anger kontrollresultatet för den kvarstående avvikelsen med Rapporteringspunkt och resultatet Avvikelse.
4. När du anger resultatet Avvikelse ger systemet möjlighet att beskriva avvikelsen i fritext, och du gör det med några ord.
5. Systemet skapar en avvikelse med ett avvikelse-id.

Resultat

Kontrollen och avvikelsen med id är klara att rapportera till Livsmedelsverket vid nästa rapportering.

Avvikelsen med fritextbeskrivning finns tillgänglig för uppföljning genom en uppföljande kontroll på verksamheten.