Skriv ut
Jämför versioner

Återrapportera med en follow up

Stödjande information för livsmedelskontrollen

Informationen här på sidan är i första hand skriven till dig som arbetar med livsmedelskontroll på en kontrollmyndighet. Vi hälsar också företagare, journalister, konsumenter och andra nyfikna välkomna att läsa.

Stödjande information är tolkningar av regler och ger vägledning om hur lagstiftningen kan tillämpas. Sådan information är inte bindande utan ger exempel och rekommendationer som kan vara till hjälp när lagstiftningen ska tolkas och användas i kontrollen. Stödjande information utesluter inte andra sätt att uppnå målen med kontrollen.

Här får du information om hur du ska agera när myndigheten tar emot ett meddelande, vad som förväntas ske och vad som ska återrapporteras.

Bedömning av mottagna meddelanden

Den myndighet som utfärdat ett RASFF-meddelande ska ha gjort en bedömning om produkten innebär eller kan innebära en hälsofara. Det ska vara styrkt med en riskvärdering när så krävs. När andra länder berörs går meddelanden alltid genom kommissionen som även de gör en bedömning av om det är något som ska in i systemet och ser till att klassningen är korrekt. För meddelanden inom Sverige gör Nationella kontaktpunkten på Livsmedelsverket den bedömningen.

Den mottagande myndigheten behöver därmed inte göra en egen utförlig riskvärdering om det inte finns nationella krav som gör att bedömningen blir en annan i det mottagande landet. Exempel på det kan vara innehåll av olika substanser i kosttillskott, där länder har olika bedömningar av vad som är tillåtet utan att produkten ska betraktas som ett läkemedel. 

Om något i riskvärderingen är uppenbart tveksamt eller felaktigt bör ni som myndighet höra av er till Nationella kontaktpunkten på Livsmedelsverket för att tillsammans bedöma om det är en risk eller inte. 

När en myndighet blir berörd av ett RASFF-meddelande

Berörda myndigheter får ett e-postmeddelande till den officiella e-postbrevlådan och kan via en länk i e-postmeddelandet gå in i iRASFF för att se informationen. Det är viktigt att e-postbrevlådan bevakas varje vardag även under semestertider eller vid eventuell sjukfrånvaro.

Om meddelandet sparas ner som en PDF-fil kommer eventuella bifogade dokument finnas längst ned i dokumentet och även under “gemsymbolen” längst upp till vänster i den öppnade filen.

Diarieföring ska ske enligt kontrollmyndighetens ordinarie rutiner. 

Myndigheter som berörs av ett RASFF-meddelande är skyldiga att göra uppföljningar i iRASFF som klargör vad som har hänt hos företaget och vilka åtgärder som företag eller myndighet har vidtagit. 

Vilken typ av uppföljning som behövs kan variera beroende på vad som har hänt och på vilket sätt företaget är berört. Det beror även på vilken mängd det rör sig om, om det är troligt att företaget har produkten kvar, om de har sålt den vidare samt vilken erfarenhet kontrollmyndigheten har av företaget. 

Ibland kan det räcka med att få information från företagen via telefon eller mail, men grundregeln är att man ska verifiera det företagen säger. Det innebär att man kan behöva följa upp att livsmedlen verkligen har plockats bort, destruerats, sålt slut, skickats tillbaka eller vad som krävs.

Det är viktigt att snabbt få fram uppföljande uppgifter, särskilt om det rör sig om brådskande varningsmeddelanden och om produkten har levererats vidare. Detta så att andra myndigheter i sin tur kan följa upp andra berörda företag. Även information om att ett livsmedel inte har spridits vidare och att det är borttaget från marknaden är viktig information att rapportera.

Uppgifter som myndigheten behöver ta in och återrapportera:

  • Kortfattad information om vad som har hänt med produkten.
    Har företaget tagit emot den och har de fått information från sin leverantör eller kund om det inträffade?
    Har produkten återkallats/sänts vidare/är den slutsåld/återsänd?
    Hur mycket av produkten har företaget kvar i sin ägo eller har skickat vidare eller återsänt?
    Om produkten har skickats vidare till andra företag behöver distributionslistor, leveranslistor eller fakturor bifogas.

  • Har företaget informerat kunder och slutkonsumenter? På vilket sätt? 

  • Har myndigheten verifierat de uppgifter som företaget lämnat? 

  • Har myndigheten behövt vidta åtgärder? Vilka? 

  • Har myndigheten underrättat andra eventuellt berörda svenska behöriga myndigheter? 

  • Eventuell ny kompletterande information som har uppkommit. 

Varför är det viktigt att rapportera åtgärder?

Att rapportera vidtagna åtgärder är viktiga av flera orsaker:

  • Kontrollmyndigheterna får information om att osäkra livsmedel finns tillgängliga på marknaden och kan då avgöra om det behövs informationsinsatser till konsumenterna.
  • Eventuella myndighetsbeslut delges till andra och när behov uppstår kan besluten fungera som mall hos andra myndigheter.
  • Den Nationella kontaktpunkten på Livsmedelsverket får en bra överblick och kan se om det behövs koordinerade insatser eller stöd gällande något specifikt.

Hur ska uppgifterna återrapporteras

Återrapportering av de åtgärder som företaget eller myndigheterna har vidtagit ska rapporteras via iRASFF-systemet som en follow up.

Myndigheten skapar en follow up i iRASFF genom att klicka på follow up i huvudmenyn högst upp till höger när meddelandet har öppnats. 

I de allra flesta fall räcker det att i fritext skriva vad myndigheten vidtagit för åtgärder i rutan additional information under blocket med samma namn som ligger längst ner på sidan. Om informationen bara berör Sverige, så skriv gärna "ONLY SWEDISH INTEREST" i rutan CP reference.

Om produkten har levererats vidare behöver det bifogas uppgifter med namn och adress på företag som mottagit produkten samt uppgifter om när leveranser skett. Detta kan med fördel göras genom att ange alla mottagarna i ett dokument som laddas upp som bifogad fil. Det finns mallar för sådana distributionslistor. Om flera länder har mottagit produkten behöver det göras tydligt, exempelvis genom att en separat lista bifogas per land. 

Distributionslista  

Om en större grossist eller tillverkare har spridit produkten vidare bör detta anges under blocket spårbarhet.

Blocket spårbarhet

Skicka iväg återrapportering

För att återrapporteringen ska nå Nationella kontaktpunkten måste en Validerare klicka på submit. Meddelandets status ändras då till MS Submitted.

Processen för att skapa och skicka meddelanden ser liknande ut oavsett om man är Creator eller Validator. Vissa mindre skillnader i layout finns dock för de två olika behörigheterna. 

Beskrivning av aktörer och flöden

Nedan går vi igenom handgreppen för hur det ser ut när en

  • Creator skickar en follow up för granskning till Validator
  • Validator granskar en follow up som är skapad av en Creator som ska skickas
  • Validator har skapat en follow up som ska skickas

Creator skickar en follow up för granskning till Validator

En Creator ser denna menyrad uppe i högra hörnet när denne skapat en uppföljning (follow up). För att skicka uppföljningen för granskning till en validator inom myndighet klickar du som Creator på Submit. Valideraren får ett e-postmeddelande om att det finns information att granska. Informationen syns även som ett uppgift ”att göra (task)” på validerarens dashboard.

När du som Creator klickat på Submit så kan du se statusen på ditt meddelande i sektionen Follow-up som RG submitted. 

Valdiator granskar en uppföljning som är skapad av en Creator som ska skickas

Om en Creator skapat ett meddelande och klickat på submit, så måste en Validator ta vid och skicka det vidare till den Nationella kontaktpunkten. 


När en Creator klickat submit på sitt uppföljningsmeddelande, follow up, får validatorn ett epostmeddelande. En "att göra uppgift"/task dyker i Validatorns dashboard. 

Statusen syns även i sektionen Follow up inne i själva ärendet. Validatorn kan välja att validera informationen om allt ser korrekt ut och sen klicka på submit. Om informationen behöverkorrigeras så kan validatorn välja Edit. Om meddelandet är felaktigt och inte ska skickas iväg så kan validatorn klicka på Reject. 

Livsmedelsverket kommer i egenskap av Nationell kontaktpunkt att validera den uppföljande informationen innan den skickas iväg. Om återrapportering av någon anledning inte går att göra i iRASFF-systemet kan mail skickas till den Nationella kontaktpunkten. Fyll då gärna i de uppföljande uppgifterna i en blankett för återrapportering när iRASFF inte är tillgängligt.

Validator har skapat en follow up som ska skickas

En Validator ser denna menyrad uppe i högra hörnet när denne skapar en uppföljning. När du är klar med ditt meddelande klickar du på Validate.

 

När du som Validator klickat på Validate så kan du se statusen på ditt meddelande i sektionen Follow-up som RG validated. För att meddelandet ska skickas till Nationella kontaktpunkten så måste du även klicka på Submit, en knapp som nu dykt upp i denna Follow up sektion. 

När du klickar på submitt kommer du få kontrollfrågan du ser ovan. Klicka på submit.

När du som Validator klickat på Submit så kan du se statusen på ditt meddelande i sektionen Follow-up som MS submitted. Meddelandet är nu skickat till Nationella kontaktpunkten.

 

När en follow up blir suspended

Om informationen i din uppföljning, follow up, är ofullständig eller behöver korrigeras av annan anledning, så kan Nationella kontaktpunkten suspendera uppföljningen. Detta innebär att vi ger dig möjlighet att komplettera din follow up innan vi skickar den vidare.

Såhär ser det ut i dashboard när Nationella kontaktpunkten har suspenderat en uppföljning, follow up.

Inne i meddelandet så ser du din follow up i sektionen med samma namn. För att redigera informationen klickar du på Edit. När informationen är kompletterad så klickar du på submit.

När du klickat på submit så ändras statusen till MS submitted.

Sidans taggar
Lagstiftning