Oanmäld eller föranmäld kontroll

När en kontroll ska göras hos ett livsmedelsföretag behöver kontrollmyndigheten ta ställning till om den ska vara oanmäld eller föranmäld. Det är syftet med kontrollen får styra om kontrollen ska föranmälas eller inte.

• Syftet med vägledningen
• Utgångspunkt i lagstiftningen
• Kontrollmyndighetens ansvar
• Vad innebär föranmäld och oanmäld kontroll?
• Hur väljs kontrolltyp?
• Samordning av kontroller
• När det är lämpligt att föranmäla kontrollen
• När det är lämpligt med oanmäld kontroll
• Sammanfattning
• Sammanfattning – exempel

Syftet med vägledningen

Syftet med denna vägledning är att skapa samsyn och likvärdiga bedömningar när kontrollmyndigheter avgör om en kontroll ska vara föranmäld eller oanmäld. Den ska även underlätta samordning mellan myndigheter och lagstiftningsområden, vilket kan minska företagens administrativa börda.  EU-kommissionen uppmuntrar medlemsländerna att ta fram egna vägledningar om föranmäld och oanmäld kontroll för att säkerställa att kontrollen blir verkningsfull, oberoende och systematisk.

Utgångspunkt i lagstiftningen

Enligt artikel 9.4 i förordning (EU) 2017/625 är grundprincipen att offentlig kontroll ska utföras utan föranmälan. Men föranmälan får göras när det är nödvändigt och motiverad för att kontrollen ska kunna genomföras. Samma artikel tillåter också att en föranmäld kontroll kan kombineras med en kontroll, till exempel av ett annat kontrollområde, som görs utan föranmälan.

Kontrollen ska vara verkningsfull och ge en rättvisande bild av hur verksamheten bedrivs. Vid planering av kontroll ska myndigheten ta hänsyn till att kontrollen ska orsaka så liten administrativ börda och störning som möjligt för verksamhetsutövaren. Det framgår av artikel 9.5. Samtidigt får det inte minska kontrollens verkningsfullhet.

Kontrollmyndighetens ansvar

Det är alltid kontrollmyndigheten som ansvarar för att avgöra om en kontroll är lämplig att föranmäla eller inte. Bedömningen ska göras från fall till fall och grunda sig på:

• syftet med kontrollen.
• förutsättningarna för att genomföra den.
• risker och fördelar med att föranmäla.
• möjligheter till samordning med andra myndigheter eller andra kontrollområden.

I vissa fall kan en föranmäld kontroll leda till bättre effekt. Företaget kan avsätta tid, ha rätt personer på plats och ta fram aktuell dokumentation inför besöket. I andra fall är det lämpligare med en oanmäld kontroll. Oavsett om kontrollen genomförs oanmäld eller föranmäld ska en god dialog alltid eftersträvas.

Myndigheten ska kunna motivera sitt beslut och dokumentera skälet till bedömningen. Detta kan framgå av myndighetens kontrollplan. Se 3 e § LIVSFS 2005:21. 

LIVSFS 2005:21

Vad innebär föranmäld och oanmäld kontroll?

En kontroll är föranmäld när livsmedelsföretagaren i förväg har informerats om att kontrollen ska ske. Information om kontroll vid ett visst tillfälle kan ges genom ett telefonsamtal, mejl eller brev.  Det kan också ske genom överenskommelse då myndigheten och företagaren kommer överens om när kontrollen ska genomföras. Föranmälan kan göra kontrollen mer effektiv, men innebär också en risk att verksamheten hinner anpassas inför besöket.

En kontroll är oanmäld när företagaren inte informerats i förväg. Syftet är att kontrollen ska spegla verksamheten så som den normalt bedrivs. I vissa fall kan en mycket kort föravisering (till exempel en timme) vara nödvändig för att kontrollen ska kunna genomföras.

Hur väljs kontrolltyp?

Den offentliga kontrollen ska vara riskbaserad och genomföras regelbundet. Kontrollen ska alltid vara verkningsfull och spegla verksamheten så som den normalt bedrivs. Varje kontroll ska samtidigt ha ett tydligt syfte.

Att bestämma om en kontroll ska vara föranmäld eller oanmäld är en viktig del av kontrollprocessen och ska ske när kontrollen förbereds. Val av kontrollmetod och de specifika förutsättningarna i det enskilda fallet kan också påverka om kontrollen bör föranmälas eller inte.

Exempel:

• Om kontrollen gäller märkning, dokumentation, kontaktmaterial eller rutiner – och ansvariga personer behöver vara på plats – kan föranmäld kontroll vara mest lämplig.
• Om kontrollen gäller lokaler, utrustning, rengöring eller hantering av livsmedel under drift är oanmäld kontroll oftast mer lämplig.

Läs mer:

Kontrollprocessen

Metoder och tekniker för att utföra offentlig livsmedelskontroll

Samordning av kontroller

En offentlig kontroll kan omfatta både föranmälda och oanmälda delar. En föranmäld revision kan till exempel kombineras med oanmäld provtagning. På motsvarande sätt kan till exempel en djurskyddskontroll och en livsmedelskontroll samordnas på ett sätt som gör kontrollen mer effektiv.

När det är lämpligt att föranmäla kontrollen

Föranmälan kan vara motiverad när den underlättar genomförandet, gör kontrollen mer verkningsfull eller är en förutsättning för att kontrollen ska kunna utföras.

Exempel på situationer där föranmäld kontroll kan vara lämplig:

• Vid revision, då rätt personer och dokumentation behöver finnas tillgängliga.
• När verksamhet inte pågår regelbundet, att behörig befattningshavare inte finns på plats och kontrollen annars riskerar att inte kunna genomföras.
• När geografiska eller praktiska hinder finns, exempelvis långa resvägar eller oregelbunden bemanning.
• Vid uppföljande kontroll av åtgärder.

När det är lämpligt med oanmäld kontroll

Oanmälda kontroller är ofta lämpliga när kontrollmyndigheten behöver få en ögonblicksbild av verksamheten eller när risken för påverkan på resultatet är stor vid föranmälan. Kontrollen ska alltid vara riskbaserad.  Att en kontroll genomförs som oanmäld behöver inte innebära att myndigheten misstänker att det finns brister utan styrs av vad som är mest lämpligt i det enskilda fallet.

Exempel på situationer där oanmäld kontroll kan vara lämplig:

• Vid riskbaserad planerad kontroll
  • av förhållanden som till exempel kontroll av allergeninformation, hantering av livsmedel, rengöring, personalhygien, utrustning eller lokaler.
  • när man vill använda kontrollmetoden inspektion.
• Vid händelsestyrd kontroll
  • vid misstanke om livsmedelsbedrägeri eller andra avsiktliga överträdelser.
  • vid provtagning där plats då tidpunkten inte ska vara kända för företaget.
  • vid kontroller efter klagomål eller  annan händelsestyrd kontroll.

Läs mer om:

Kontroll för att motverka livsmedelsbedrägeri

Avgift vid offentlig kontroll

Avgifter för den offentliga kontrollen regleras dels i EU-lagstiftningen, dels i svensk lagstiftning. Avgift för offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet som hänger samman med kontrollen ska debiteras efter det att kontrollen har utförts. Det gäller oavsett om kontrollen genomförs oanmält eller föranmält. I primärproduktionen får det inte tas ut någon avgift för den livsmedelskontroll som har planerats i förväg. Avgift ska däremot tas ut för kontroller som ursprungligen inte var planerade, till exempel vid uppföljande kontroller. Det ska även finnas en öppenhet kring vad som ingår i avgiften. En kontroll som föranmäls behöver inte leda till att den totala kostnaden för kontrollen blir högre än vid en oanmäld kontroll. Att boka en dag och tid för kontrollen i samråd med företaget kan leda till att själva kontrollbesöket blir mer effektivt. Kostnaden för kontrollen kommer alltid att variera i det enskilda fallet. Det gäller oavsett om kontrollen föranmäls eller sker oanmäld.

Läs mer om finansiering av livsmedelskontrollen:

Kontrollmyndigheternas finansiering - Kontrollwiki

Avgifter för Livsmedelsverkets kontroll

Sammanfattning – exempel

Nedan ges exempel på situationer där det kan vara lämpligt med föranmäld respektive oanmäld kontroll. Exemplen är inte uttömmande utan ska ses som stöd för kontrollmyndighetens bedömning i det enskilda fallet.

Exempel utifrån geografiska och praktiska förutsättningar

Exempel utifrån kontrollorsak