Riktvärden för kontrolltid

Ta del av information om riktvärden för kontrolltid som kan användas vid planering av kontroll vid övergång från kontrolltid till kontrollfrekvens.

• Vad innebär riktvärde för kontrolltid?
• Hur definieras riktvärde för kontrolltid?
• Vad ingår i riktvärdet för kontroll?
• Vad ingår inte i riktvärdet för kontrolltid?
• Avsteg från riktvärde för kontrolltid 
• Riktvärden för kontrolltid för de olika inriktningarna i riskklassningsmodellen
• Riktvärden för kontrolltid för riskklasserna i slakt och vilthanteringsmodellen
• Riktvärde vid reducerad kontrollfrekvens 
• Efterhandsdebitering  

Vad innebär riktvärde för kontrolltid?

Riskklassningsmodellen genererar en kontrollfrekvens för respektive verksamhet, det vill säga hur många kontroller som en verksamhet ska få under en femårsperiod. Varje kontrollbesök tar dock en viss tid att planera, genomföra och rapportera. För att kunna jämföra den nuvarande riskklassningsmodellen (till och med 2023) med den nya riskklassningsmodellen (från 2024) så har det funnits ett behov av schabloniserade riktvärden för hur lång tid en genomsnittlig kontroll tar.

För kontrollmyndigheten kan riktvärden för kontrolltid användas för att uppskatta en del av resursbehovet och delvis budgetera kommande intäkter. Kontrollmyndigheterna behöver även titta på andra delar i sin verksamhet när de ska planera och budgetera, till exempel tidsåtgång och intäkter förknippade med kontroll som ursprungligen inte var planerad. Dessa kontroller tillkommer utöver den planerade kontrollen som genereras av den nya modellen. Riktvärden för kontrolltid tillsammans med riskklassad kontrollfrekvens ger alltså inte hela bilden av den tidsåtgång och de intäkter som kan förväntas för livsmedelskontrollen.

På motsvarande sätt kan livsmedelsföretagaren använda riktvärden för kontrolltid för att skapa sig en uppfattning om hur mycket kontrollen kan komma att kosta. Riktvärden för kontrolltid ska också kunna ge livsmedelsföretagaren en förståelse för hur mycket kontroll som är rimlig. Dessutom syftar riktvärden för kontrolltid också till att minska den variation som idag finns i utförandet av livsmedelskontroll.  

Hur definieras riktvärde för kontrolltid?

Riktvärden för kontrolltid är inte kopplade till riskerna i verksamheten. Riskerna tas istället omhand av, och vägs in i själva modellen där kontrollfrekvensen bestäms. Riktvärde för kontrolltid är helt skilt från riskklassningsmodellen och definieras på följande sätt:

Riktvärden för kontrolltid anges som den genomsnittliga tiden för genomförandet av ett genomsnittligt kontrolltillfälle inklusive för- och efterarbete. Det är alltså den totala tid som en genomsnittlig kontroll bedöms ta för en kontrollmyndighet. 

Riktvärden för kontrolltid gäller en normal planerad kontroll då ingen tid går åt till att utreda misstänkta avvikelser, vidta myndighetsåtgärder med anledning av avvikelser eller följa upp tidigare avvikelser. Ingen inläsning av lagstiftning samt annan kunskapsinhämtning ingår i tiden. All sådan aktivitet ligger utanför riktvärdet för kontrolltid.

Vad ingår i riktvärdet för kontroll?

Ett riktvärde för kontrolltid består av flera olika delmoment som följer av ett kontrollbesök. I riktvärdet ingår tid för: förberedelser, själva genomförande av kontrollen och dess efterarbete.

Förberedelse av kontrollbesök

I förberedelsemomentet ingår sådan tid som ingår i förberedandet av den enskilda kontrollen, alltså sådant som är anläggningsbundet och som hör till kontrollbesöket.

Som exempel kan nämnas: granska verksamhetens historik, gå igenom tidigare kontrollresultat, planera resrutt, ta fram uppgifter om kontaktperson, organisationsnummer och firmatecknare, kortare granskning av företagets webbsida (om aktuellt), förbereda provtagningsmaterial samt likande förberedelser.

Att omsätta det som framgår av kontrollmyndighetens kontrollplan till kontrollen av anläggningen ingår också i förberedelsemomentet. Det kan till exempel handla om val av:  

• vad som ska kontrolleras – vilken del av den planerade lagstiftning som myndigheten avser verifiera efterlevnaden av (artiklar, paragrafer i enlighet med kontrollplanen med mera),
• hur kontrollen ska genomföras – alltså val av kontrollmetod och kontrollteknik,
• var i anläggningen kontrollen ska genomföras – särskilt viktigt vid kontroll i stora anläggningar.

Genomförande av kontroll

Av den tid som anges som riktvärde för kontrolltid bör minst hälften läggas på själva genomförandet av kontrollen, det vill säga att granska, värdera och bedöma faktiska omständigheter genom inspektion på plats i anläggningen, intervjuer med personal eller motsvarande vid till exempel digitala distanskontroller. Kontrollvärdet av granskning är mycket stort varför den största delen av riktvärde för kontrolltid ska läggas på just genomförandemomentet.

I genomförandet ingår alla de uppgifter och aktiviteter som följer av ett kontrollbesök. Som exempel på detta kan följande moment, som följer kontrollprocessen, nämnas:

• inledning av kontroll,
• utredning/undersökning av om vald lagstiftning efterlevs,
• värdering av det underlag och de iakttagelser som gjorts, och
• en bedömning av om den valda lagstiftningen efterlevs.

Efterarbete

I det efterarbete som följer av ett kontrollbesök ingår diarieföring och rapportskrivning i riktvärdet för kontrolltid. Däremot ingår inte att utreda misstänkta avvikelser, vidta myndighetsåtgärder med anledning av avvikelser eller följa upp tidigare avvikelser. Om avvikelser konstateras kan tiden för efterarbete komma att öka i förhållande till det angivna riktvärdet för kontrolltid.

Vad ingår inte i riktvärdet för kontrolltid?

Val av vilken lagstiftning, på övergripande nivå, som ska kontrolleras ska framgå av myndighetens kontrollplan och ingår därför inte i förberedelserna av kontrollbesöket och inte heller i riktvärdet för kontrolltid.

Att läsa in gällande lagstiftning eller annan kompetensutveckling ingår inte heller i förberedelsen för kontrollen eller riktvärdet för kontrolltid eftersom det inte är kontroll utan annan offentlig verksamhet. Med inläsning avses till exempel att kontrollpersonal studerar/lär sig lagstiftningen, att läsa på om hur olika processer fungerar, ta reda på risker om och med olika aktiviteter med mera. Sådan kunskap ska myndigheten besitta och den typen av kompetensutveckling ingår i beräkningen av myndighetens timtaxa för livsmedelskontroll.

Arbete som följer av att avvikelser konstateras vid en planerad kontroll räknas inte in i riktvärdet för kontrolltid. Kontrollbesök då avvikelser konstateras kan ofta ta längre tid än vad riktvärdet anger. Riktvärdet för kontrolltid gäller inte heller händelsestyrda kontroller eller uppföljning av avvikelser. Dessa kontroller kan och bör ta olika lång tid beroende på vad de gäller.

Restid till och från kontrollerna ingår inte heller i riktvärdet för kontrolltid.

Avsteg från riktvärde för kontrolltid 

Riktvärde för kontrolltid gäller det genomsnittliga kontrollbesöket. Det finns givetvis situationer som gör att tiden för den enskilda kontrollen kan över- eller understiga riktvärdet.

Hur mycket tid en kontroll kräver beror på flera faktorer, till exempel valet av kontrollmetod som kan variera mellan olika tillfällen och olika anläggningar.

Orsaken till varför olika tider inte anges direkt för olika kontrollmetoder är att det inte går att ange en viss tid för en viss metod, samt att de olika metoderna ofta går in i varandra. Det är sällan renodlade inspektioner eller revisioner som utförs, med eller utan provtagning, vilket gör att inspektionerna måste anpassas efter situationen. Vissa kontrollbesök kan ske med mer inslag av revision och kan då komma att ta längre tid att genomföra. På motsvarande sätt kan också vissa kontroller gå fortare.  

Hur mycket tid en kontroll tar kan också bero på kontrollens syfte, den fysiska utformningen av anläggningen och typen av verksamhet. Uppenbarligen tar en revision av en tillverkningsanläggning mer tid för både förberedelser och genomförande än en inspektion av en liten kiosk med enbart förpackade livsmedel.

Kontroller som kräver medverkan av tolk blir sannolikt mer tidskrävande då kommunikationen mellan inspektören och företagare sker långsammare. Den extra tiden som denna typ av kontroller tar bör dock inte belasta företagaren och föranleder därför inte avsteg från riktvärdet. 

Riktvärden för kontrolltid för de olika inriktningarna i riskklassningsmodellen

Riktvärden för kontrolltid för respektive inriktning.

Livsmedelsverkets förslag på riktvärden för kontrolltid är olika beroende på vilken inriktning det gäller. Ett kortare riktvärde för kontrolltid innebär inte att kontrollen ska vara ytligare eller mindre djupgående. Riktvärdena för kontrolltid är anpassade efter de förutsättningar som gäller för respektive inriktning och målet är att utföra en riskbaserad och effektiv kontroll i varje led. En motivering till varje inriktnings riktvärde för kontroll och varför de skiljer sig åt mellan de olika inriktningarna beskrivs i följande avsnitt.

Sista led

Riktvärdet för kontrolltid i sista led är tre timmar.

Förberedelsemomentet för en kontroll i sista led bör vara relativt kort. Momentet syftar till att ta fram objektsspecifik information, till exempel kontaktinformation, genomgång av tidigare kontrollresultat och förberedelse av provtagningsutrustning. Efterarbetet består av att dokumentering och avrapportera kontrollresultatet samt diarieföring, vilket bör vara en ganska begränsad arbetsuppgift när inga avvikelser konstateras. Den största delen av riktvärdets tid bör läggas på genomförandemomentet, det vill säga kontroll och granskning, antingen på plats hos livsmedelsföretagaren eller på annat lämpligt sätt, till exempel skrivbordskontroll.

I sista led används med fördel en inspektionsbaserad kontrollmetodik vid de flesta kontrolltillfällena. En inspektion syftar till att avgöra om lagstiftning följs genom att det görs direkta observationer, till exempel på plats i anläggningen. Inspektionsmetodiken går ofta fortare än att göra ett revisionsbaserat kontrollbesök.

Det som påverkar tidsåtgången vid en kontroll är bland annat anläggningens komplexitet, till exempel vilken verksamhet som bedrivs, samt dess fysiska storlek. I sista led är anläggningarna många gånger små till ytan och de fysiska avstånden bidrar inte särskilt mycket till tidsåtgången. Eftersom riktvärdet är en schabloniserad genomsnittlig tid så kommer tiden att variera mellan olika anläggningar där mer komplex verksamhet tar längre tid att kontrollera. Det omvända gäller då för enklare och, till storlek, mindre verksamheter.

Tidigare led

Riktvärdet för kontrolltid i tidigare led är fem timmar. För Livsmedelsverkets anläggningar beror riktvärdet på verksamhetens omfattning. 

Förberedelsemomentet för kontroll i tidigare led uppskattas ta något längre än vid kontroll i sista led. Förutom den anläggningsbundna förberedelsen, som att ta fram kontaktuppgifter eller läsa in tidigare kontrollresultat, är det oftast fler lagstiftningsområden med frågeställningar som ska förberedas inför kontrollen. Efterarbetet uppskattas dock vara ungefär likvärdigt för både sista led och tidigare led med avrapportering av kontrollresultat och diarieföring.

Även här bör en stor del av riktvärdet bestå av genomförandemomentet.

Både inspektionsmetodiken och revisionsmetodiken lämpar sig väl för verksamheter i tidigare led. Här kan revisioner med fördel användas i större utsträckning, där man gör djupdykningar och granskar till exempel dokumentation av särskilda kontrollområden, som sedan kan följas av verifierande observationer ute i produktionen. Revisionsmetodiken är mer komplex och tar mer tid i anspråk än när inspektionsmetodiken används. Revisioner kan sedan varvas med inspektioner där direkta observationer görs, dessa tar då något kortare tid att genomföra.

En del anläggningar i tidigare led, framförallt livsmedelsindustrier, tillverkare och större grossistverksamheter, kan i många fall vara större till ytan med stora produktionslokaler och lagerutrymmen än verksamheter i sista led. Kontrollen tar därför ofta längre tid eftersom det kan vara långa transportavstånd både mellan, men också inom, de produktionsavdelningar som kontrolleras.

Här avses alltså inte produktionens storlek, som redan tas hänsyn till i modellen för fastställande av kontrollfrekvens. Produktionens storlek vägs in och ger själva kontrollfrekvensen. Därmed har kontrollfrekvensen inte något med storleken på lokalerna att göra, vilket riktvärdet tar hänsyn till. För fysiskt mindre anläggningar i tidigare led kan en kontroll på motsvarande sätt ta kortare tid än riktvärdet.

Riktvärdet är alltså den genomsnittliga tiden för en kontroll, som av ovan nämnda anledningar ofta blir längre än i sista led.

Huvudkontor

Riktvärdet för kontrolltid för huvudkontor är fem timmar.

Förberedelsemomentet för kontroll av huvudkontor kan jämföras med den för tidigare led. Förutom den anläggningsbundna förberedelsen, som att ta fram kontaktuppgifter eller läsa in tidigare kontrollresultat, är det ofta fler lagstiftningsområden med frågeställningar som ska förberedas inför kontrollen. Efterarbetet uppskattas vara ungefär likvärdigt som för både sista led och tidigare led med avrapportering av kontrollresultat och diarieföring.

För huvudkontor är det inte storleken på lokalerna som gör att kontrollerna i genomsnitt tar längre tid jämfört med sista led, utan att kontrollmetoden revision är den lämpligaste för de flesta kontroller i inriktningen.

Dricksvatten

Riktvärdet för kontrolltid för dricksvattenanläggningar är fyra timmar.

Förberedelsemoment liknar den för tidigare led, och inspektören behöver ta reda på hur dricksvattnet produceras och distribueras.

Genomförandemomentet är en viktig del av riktvärdet och kan utföras antingen på plats i anläggningen eller i form av skrivbordskontroll. Att fastställa faroanalys och undersökningsprogram, utföra kontroll av undersökningsresultat eller information till allmänheten är exempel på moment som kan utföras i form av skrivbordkontroll på kontoret hos myndigheten eller på anläggningen. Efterarbetet är ungefär likvärdigt som för de andra inriktningarna med avrapportering av kontrollresultat och diarieföring.

Revision är den kontrollmetod som oftast används vid dricksvattenkontroll. De flesta dricksvattenanläggningarna i Sverige, cirka 79 procent, är små anläggningar enligt Myndighetsrapportering 2020. Revisioner på små och enkla dricksvattenanläggningar går fortare än på de stora och komplexa.

Eftersom riktvärdet är en genomsnittlig tid så kommer tiden att variera beroende på komplexitet i anläggningen och den kontrollmetod som används. Inspektioner, skrivbordskontroll samt revision på de små och enkla dricksvattenanläggningarna kan ta upp till fyra timmar, medan kontroll på stora och komplexa anläggningar kan ta längre tid.

Kontaktmaterialverksamheter

Förberedelsemoment för kontroll av kontaktmaterialverksamheter är svårt att uppskatta men kan förväntas vara den densamma oavsett om verksamheten bedriver tillverkning, förädling eller import av kontakt-material.

Momentet syftar till att ta fram objektsspecifik information, genomgång av tidigare kontrollresultat, översyn av vilka materialtyper som hanteras samt frågeställningar som ska förberedas inför kontrollen.

 Efterarbetet består av att dokumentera och vid behov avrapportera resultatet. 

En stor del av riktvärdet består av genomförandemomentet, det vill säga kontroll och granskning på plats av kontaktmaterialverksamheten. Den uppskattade tiden förväntas vara ungefär densamma oavsett om verksamheten bedriver tillverkning, förädling eller import av kontakt-material. De första kontroller som utförs hos en kontaktmaterial-verksamhet kan komma att ta längre tid än de efterföljande. Detta på grund av att det kan krävas en noggrannare genomgång av verksamheten och dess processer. Detta ska dock ses som ett moment som enbart behöver göras vid första besöket och ska inte belasta företaget mer än nödvändigt.

Riktvärden för kontrolltid för riskklasserna i slakt och vilthanteringsmodellen

Riktvärden för kontrolltid för respektive riskklass.

Slakt och vilthantering

Riktvärdet för kontrolltid för slakt och vilthantering är 3, 5 eller 8 timmar beroende på verksamhetens omfattning.

I förberedelsemomentet för kontroll av slakt och vilthantering ingår den anläggningsbundna förberedelsen, som att ta fram kontaktuppgifter och läsa in tidigare kontrollresultat. Det ingår ofta flera lagstiftningsområden med frågeställningar som ska förberedas inför kontrollen. Efterarbetet består av rapportering av kontrollresultat och diarieföring.

Minst 50 procent av riktvärdet bör bestå av genomförandemomentet.

Både revisioner och inspektioner används som kontrollmetod. Revisioner används för att göra djupdykningar och granskar till exempel rutiner och dokumentation av särskilda kontrollområden, som sedan kan följas av verifierande observationer ute i produktionen. Revisionsmetodiken är mer komplex och tar mer tid i anspråk än när inspektionsmetodiken används. Revisioner varvas med inspektioner där direkta observationer görs, dessa tar då något kortare tid att genomföra. Det gör att revisioner kan behöva mer tid än riktvärdet medan inspektioner kan behöva färre timmar. Men medelvärdet för den årliga kontrollen bör hamna omkring riktvärdet sammanräknat.

En del anläggningar kan vara stora till ytan med stora produktionslokaler och lagerutrymmen. Kontroll av sådana anläggningar kan därför ta längre tid eftersom det kan vara långa transportavstånd både mellan, men också inom, de produktionsavdelningar som kontrolleras.

För fysiskt mindre anläggningar kan en kontroll på motsvarande sätt ta kortare tid än riktvärdet.

Riktvärdet är alltså den genomsnittliga tiden för en normal kontroll utan avvikelser på en genomsnittlig anläggning.

Animaliska biprodukter (ABP)

Riktvärdet för kontrolltid för kontroll av animaliska biprodukter (ABP) är 1 eller 2 timmar beroende på verksamhetens omfattning.

Det som ingår i kontrollen är samma förberedelser och efterarbete som beskrivits ovan för slakt och vilthantering. Om kontrollen utförs som en revision behövs troligen mer tid än riktvärdet medan en inspektion av ABP på motsvarande sätt kan ta kortare tid än riktvärdet.

Riktvärdet är alltså den genomsnittliga tiden för en normal kontroll utan avvikelser.

Djurskydd

Riktvärdet för kontroll av djurskydd än 1,5 timmar oavsett omfattning på verksamheten.

Kontroll av djurskydd ska utföras som inspektioner. Det som ingår i kontrollen är samma förberedelser och efterarbete som beskrivits ovan för slakt och vilthantering.

Riktvärde vid reducerad kontrollfrekvens 

Riktvärdet för kontrolltid för verksamheter som fått reducerad kontrollfrekvens, antingen tack vare god efterlevnad av lagstiftningen och/eller innehav av giltigt certifikat från en tredjepartsstandard som Livsmedelsverket granskat och listat, är samma som för verksamheter som inte har reducerad kontrollfrekvens.

Livsmedelsverket bedömer att det inte finns skäl till att ändra kontrolltiden för verksamheter med reducerad kontrollfrekvens. Ett kontrollbesök tar alltså varken kortare eller längre tid att genomföra hos verksamheter med reducerad kontrollfrekvens, än vad en kontroll av företag som inte har reducerad kontrollfrekvens.

Efterhandsdebitering  

Från och med 2024 ska all livsmedelskontroll debiteras livsmedelsföretagaren efter att kontrollen har utförts. Detta påverkar inte riktvärdet för kontrolltid. Eftersom riktvärdet för kontrolltid tydligt anger vad som ingår i kontrolltiden och vad som är rimligt att debitera, kommer kontrollmyndigheterna lättare kunna planera sin kontrollverksamhet. På motsvarande sätt kommer livsmedelsföretagare kunna uppskatta de förväntade kostnader, som är förenade med livsmedelskontroll.