Handlägga ärenden om sanktionsavgift
Ta del av hur handläggningen av ett ärende om sanktionsavgift går till. Du hittar också en checklista som stöd.
- Vem handlägger ärenden om sanktionsavgift?
- Särskilt om kommunikation
- Beslut, underrättelse och delgivning
- Checklista för handläggningen av ärenden om sanktionsavgift
Vem handlägger ärenden om sanktionsavgift?
Det är kontrollmyndigheten som beslutar om sanktionsavgifter. Se 30 c § 1 stycket livsmedelslagen (2006:804). I 30 c § 2 stycket finns regler som beskriver hur handläggningen ska gå till.
Innan en sanktionsavgift beslutas ska den livsmedelsföretagare som ärendet berör få tillfälle att yttra sig. Kommunikation ska ske i enlighet med reglerna i 25 § förvaltningslagen (2017:900). Kommunikationen ger den avgiftsskyldige möjlighet att uppmärksamma kontrollmyndigheten på eventuella felaktigheter och omständigheter i utredningsmaterialet som kan vara skäl för att befria hen från avgift. Se närmare om detta nedan.
Att den avgiftsskyldige rättar till sitt misstag och slutar med den bristande efterlevnaden under tiden ett ärende om sanktionsavgift pågår, innebär inte att sanktionsavgiften inte ska beslutas, eller att livsmedelsföretagaren ska befrias från den. Så snart man konstaterat att till exempel en företagare inte följt reglerna ska en sanktionsavgift oftast krävas även om rättelse sker innan beslut meddelas.
I reglerna finns också en tidsfrist för möjligheten att besluta om sanktionsavgifter. Om den enskilde inte har fått tillfälle att yttra sig inom två år från det att överträdelsen skedde, får det inte beslutas om sanktionsavgift. Preskriptionstiden börjar löpa först när den bristande efterlevnaden har upphört. I 30 f § livsmedelslagen (2006:804) fastställs en preskriptionsfrist för tiden efter att beslut fattats: en beslutad sanktionsavgift faller bort om beslutet inte har verkställts inom fem år från det att beslutet vunnit laga kraft.
Eftersom årsomsättningen ligger till grund för beräkningen av sanktionsavgiften, ska den fysiska eller juridiska person som begått överträdelsen frågas om årsomsättningen föregående år i samband med att hen får tillfälle att yttra sig. Frågan bör formuleras så att livsmedelsföretagaren har möjlighet att uppskatta årsomsättningen innevarande år, om denne inte hade någon verksamhet föregående år.
I fråga om till exempel journaler för användning växtskyddsmedel och biocider finns ett parallellt sanktionssystem som kontrolleras inom ramen för Jordbruksverkets ansvarsområde. Det gör att en konstaterad bristande efterlevnad som ska leda till sanktionsavgift enligt livsmedelslagstiftningen också kan vara anledning till ett vitesföreläggande eller en sanktionsavgift enligt miljöbalken. Även om det är samma förseelse (att dokumentation för hantering av växtskyddsmedel och biocider saknas) som ligger till grund för sanktionsavgifterna räknas det inte som en dubbel bestraffning då avgifterna baseras på olika regelbrott.
Särskilt om kommunikation
Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att yttra sig över materialet inom en bestämd tid. Det kallas även kommunicering. Se 25 § förvaltningslagen (2017:900).
Parten är den fysiska eller juridiska person som ansvarar för den bristande efterlevnaden av livsmedelslagstiftningen, alltså livsmedelsföretagaren.
Material av betydelse innebär de omständigheter eller uppgifter som påverkar myndighetens ställningstagande i den fråga som beslutet gäller.
Kontrollmyndigheten bör skicka den inspektionsrapport eller liknande som myndigheten har sammanställt till den som beslutet riktas till. Av materialet bör framgå vad myndigheten har observerat, den lagstiftning man stöder sig på och vilken bevisning som finns i ärendet. Det bör också stå att myndigheten överväger att besluta om sanktionsavgift. Se proposition 2017/18:165, sidan 71 och proposition 2016/17:180, sidan 310.
Det är även viktigt att myndigheten tar hänsyn till eventuell tillsyns- och förundersökningssekretess i samband med kommunikationen så att man inte delar med sig av information som är sekretessbelagd. Det kan till exempel röra sig om att det vid kontrollen kommit fram skäl att åtalsanmäla livsmedelsföretagaren på grund av annan bristande efterlevnad, som bristande hygien, livsmedelssäkerhet och djurskydd och att dessa uppgifter framgår i samma protokoll där den aktuella överträdelse som ligger till grund för ärendet om sanktionsavgift noterats.
Förvaltningslagen innehåller inga särskilda bestämmelser om kommunikationens praktiska detaljer. Kontrollmyndigheten kan alltså välja mellan att kommunicera muntligt eller skriftligt. Välj den kommunikationskanal som är bäst lämpad för den enskilde parten. Livsmedelsverket anser dock att kommunikation bör ske skriftligen, eftersom materialet ofta kan vara omfattande och det kan vara svårt att ge informationen muntligt till parten på ett korrekt sätt. Av förarbetena till bestämmelserna om sanktionsavgifter framgår också att avsikten är att kommunikationen ska ske skriftligt. Proposition 2017/18:165, sidan 71.
Hur lång svarsfrist som är lämplig får avgöras utifrån bland annat typ av ärende, materialets omfattning och komplexitet. Parten ska ges skälig tid för överväganden. Om det inte är fråga om längre helger eller semestertider anser Livsmedelsverket att svarsfristen bör bestämmas till lägst två och högst tre veckor.
Det står parten fritt att avgöra om denne ska yttra sig eller inte. Jämför med passivitetsrätten. I samband med kommunicering bör det anges att ärendet kan komma att avgöras efter en viss tidsfrist, även om parten inte hör av sig inom den utsatta tiden.
Sanktionsavgifter och Europakonventionen om mänskliga rättigheter
Beslut, underrättelse och delgivning
Livsmedelslagen innehåller inte några särskilda bestämmelser om hur livsmedelsföretagare ska underrättas om beslutet. Istället gäller förvaltningslagens regler.
Hur beslutet ska se ut
Ett beslut om en sanktionsavgift är ett tyngande beslut och ett sådant måste motiveras. Se 32 § förvaltningslagen (2017:900). Beslutet ska vara klart och tydligt för mottagaren och det ska framgå både vad beslutet är, och hur beslutsfattaren resonerat för att komma fram till det. Beslutet ska också innehålla tydlig information om hur det kan överklagas, om vilka krav som ställs på överklagandets form och innehåll och vad som gäller i fråga om ingivande och överklagandefrist. Se 33 § 2 st förvaltningslagen.
En sanktionsavgift ska betalas till Kammarkollegiet efter en särskild uppmaning. Se 39 h § livsmedelsförordningen (2006:813). Det innebär i praktiken att det måste framgå av beslutet att sanktionsavgiften ska betalas till Kammarkollegiet efter särskild uppmaning. Det innebär också att den beslutande myndigheten måste informera Kammarkollegiet om beslutet. Se närmare om Kammarkollegiets bevakning av fordran nedan.
Delgivning av beslutet
En myndighet som meddelar ett beslut i ett ärende ska så snart som möjligt underrätta den som är part om det fullständiga innehållet i beslutet, om det inte är uppenbart att det inte behövs. Se 33 § 1 st. förvaltningslagen (2017:900). Det är myndigheten som bestämmer hur underrättelsen ska ske. En underrättelse ska dock alltid vara skriftlig om en part begär det. Underrättelse får ske genom delgivning. Se 33 § 3 st. förvaltningslagen.
Beslut om sanktionsavgift innehåller en bedömning av flera olika omständigheter, både rättsliga och övriga resonemang som ligger till grund för beslutet. Parten bör därför underrättas skriftligt om beslutet.
Nästa fråga blir om livsmedelsföretagaren ska underrättas om beslutet genom ett vanligt brev (lösbrev) eller om beslutet ska delges livsmedelsföretagaren. Som framgått av resonemangen ovan är ett beslut om att en livsmedelsföretagare ska betala sanktionsavgift betungande.
Om företagaren inte har besvarat myndighetens skrivelser i ärendet vet man inte om hen känner till det pågående ärendet. Man kan alltså inte utgå från att hen förväntar sig ett betungande beslut. Redan detta talar för att beslutet ska delges livsmedelsföretagaren. Beslutet är dessutom möjligt att överklaga och endast med delgivning vet myndigheten med säkerhet när överklagandefristen börjar löpa.
Mot bakgrund av detta bedömer Livsmedelsverket att livsmedelsföretagaren ska delges underrättelsen. Delgivning ska ske enligt reglerna i delgivningslagen (2010:1932). Något särskilt undantag från delgivning för stat, landsting eller kommun bör inte göras.
Kort om delgivning
Enligt delgivningslagen (2010:1932) kan delgivning ske enligt följande:
- Vanlig delgivning med mottagningsbevis – 16-18 §§
- Särskild delgivning med juridisk person – 27-30 §§
- Stämningsmannadelgivning – 30-40 §§
- Personligt överlämnande – 32-33 §§
- Surrogatdelgivning i hem eller på arbetsplats – 34-37 §§
- Spikning – 38 §
- Kungörelsedelgivning – 47-51 §§
Eftersom det betungande beslutet om sanktionsavgift kan vara omfattande och innehåller rättsliga överväganden anser Livsmedelsverket att muntlig delgivning inte är lämpligt. Observera dock att en muntlig bekräftelse eller bekräftelse per e-post på mottagandet kan ske inom ramen för vanlig delgivning, om det kan bekräftas att personen är behörig delgivningsmottagare och att hen på ett tydligt sätt bekräftar mottagandet av beslutet.
Checklista för handläggningen av ärenden om sanktionsavgift
Här finner du viktiga punkter som ett stöd för handläggningen av ärenden om sanktionsavgift.
- När kontrollmyndigheten upptäcker eller uppmärksammas på den bristande efterlevnaden, ska den bedöma om bristen är sådan att det kan leda till sanktionsavgift. Om det är så ska man gå vidare med ett sanktionsärende.
- Kontrollmyndigheten ska ge den som brustit i efterlevnaden av livsmedelslagstiftningen möjlighet att komma in med ett yttrande. Det gör myndigheten genom en skrivelse som bland annat ska innehålla:
a) Information om på vilket sätt den som brustit i efterlevnaden inte har följt reglerna. Eventuella kontrollrapporter och/eller andra handlingar som ligger till grund för kontrollmyndighetens bedömning ska skickas med.
b) I skrivelsen ska kontrollmyndigheten meddela att den överväger att ta ut en sanktionsavgift på grund av den bristande efterlevnaden. Det är bra att förklara hur sanktionsavgiften för den aktuella överträdelsen beräknas. Det ska alltså tydligt framgå att något beslut om sanktionsavgift inte har fattats än och att livsmedelsföretagaren har möjlighet att yttra sig om det.
c) Genom skrivelsen bör livsmedelsföretagaren också få möjlighet att komma in med uppgifter om årsomsättningen till kontrollmyndigheten.
Kontrollmyndigheten bör förklara hur årsomsättningen beräknas.
d) Det ska också framgå att det är frivilligt för livsmedelsföretagaren att yttra sig och att ärendet kan komma att avgöras även om något yttrande inte skickas in. Det ska också tydligt framgå ett sista datum för när livsmedelsföretagaren kan yttra sig. Hur lång tid livsmedelsföretagaren ska få ska bedömas utifrån ärendets typ och komplexitet men livsmedelsföretagaren ska ges skälig tid att yttra sig, det vill säga cirka två till tre veckor
Observera att handläggningen ska fortsätta även om livsmedelsföretagaren inte skickat in något svar. - När tiden för livsmedelsföretagaren att komma in med yttrande har löpt ut, ska kontrollmyndigheten göra en bedömning. Innan bedömning görs ska myndigheten kontrollera att det inte finns något tidigare beslut om till exempel vite som rör samma sak (samma bristande efterlevnad), som förhindrar att sanktionsavgift tas ut.
- När beslut fattas ska livsmedelsföretagaren underrättas (informeras) om det. Om kontrollmyndigheten beslutar att sanktionsavgift ska tas ut, ska underrättelse ske genom delgivning.
Beslutar man att avskriva ärendet eller att inte ta ut sanktionsavgift kan underrättelse ske genom vanligt brev (lösbrev). Delgivning behöver alltså inte ske i sådana fall. - När livsmedelsföretagaren informerats om beslutet om sanktionsavgift och kontrollmyndigheten fått in ett delgivningsbevis samt att beslutet har vunnit laga kraft, ska myndigheten ta kontakt med Kammarkollegiet. Till skrivelsen ska kontrollmyndigheten bifoga en kopia av beslutet och av delgivningsbeviset. Kammarkollegiet hanterar sedan betalningskravet med anledning av sanktionsavgiften.