Planera kontroll av livsmedelsföretag
Alla kontrollmyndigheter ska varje år ta fram en plan för sin livsmedelskontroll. Här får du i stora drag veta vad planeringen för myndigheter som kontrollerar livsmedelsföretag behöver innehålla.
Planering i flera steg
Alla kontrollmyndigheter ska varje år ta fram en plan för sin livsmedelskontroll, som gäller en period om minst tre år. Det framgår av 3 e § i LIVSFS 2005:21. Där finns också fler detaljer om vad planen ska innehålla. Av planen ska framgå hur myndigheten arbetar för att uppfylla kraven om offentlig kontroll i förordning (EU) 2017/625.
Myndighetens planering behöver göras i flera steg:
- Kontrollplanen beskriver hela myndighetens kontrolluppdrag i sammanfattande form.
- Kontrollplanen utgör grunden för den operativa kontrollplaneringen där man bland annat fastställer riktlinjer för årets kontroller.
- Varje enskild kontroll måste förberedas och planeras och den planeringen grundar sig på den operativa kontrollplaneringen.
Planeringen för varje kontroll vilar på den operativa kontrollplaneringen som i sin tur vilar på kontrollplanen.
Kontrollplan
Kontrollplanen är myndighetens övergripande styrande dokument. Att ta fram kontrollplanen är en uppgift för ledningen eller chefen. Kontrollplanen ska ge en övergripande bild av myndighetens planerade kontroll och den ska vara minst treårig. Av planen ska det bland annat framgå:
- Mål
- Opartiskhet
- Befogenheter
- Finansiering
- Kontrollpersonal
- Kompetens
- Utrustning, utrymmen och provtagning
- Registrering, godkännande och anläggningsförteckning
- Riskbaserad kontroll och prioritering
- Rutiner och enhetlighet
- Åtgärder vid bristande efterlevnad
- Uppföljning och utvärdering av kontrollen
- Beredskapsplan
Operativ kontrollplanering
Kontrollplanen behöver ”brytas ner” till en operativ plan för myndighetens olika kontrollobjekt. I den operativa kontrollplaneringen behöver antalet timmar som varje anläggning får i riskklassningen omsättas till kontrollbesök. Av den operativa planeringen behöver framgå:
- Vilka anläggningar som omfattas av operativa mål
- Vilka anläggningar som ska ingå i ett nationellt kontrollprojekt eller i något annat projekt
- Vilken del av lagstiftningen där kontrollen ska ha sitt fokus på respektive anläggning
- Antal kontroller som ska genomföras på anläggningen
- Vilka kontrollmetoder som ska användas
Den operativa kontrollplaneringen som behöver vara dokumenterad, exempelvis i Excel eller något annat verksamhetssystem, är det verktyg som inspektören eller kontrollanten sedan använder som grund för förberedelsen av det enskilda kontrollbesöket.
Förbered kontroll
Varje enskild kontroll, ofta i from av ett kontrollbesök, måste förberedas och planeras med utgångspunkt i den operativa planeringen. Kontrollen behöver planeras av den som ska utföra kontrollen. Inför varje kontroll behöver inspektören bland annat ta reda på:
- Vad du vill kontrollera – vilken lagstiftning vill du verifiera efterlevnaden av?
- Hur du vill kontrollera det – alltså vilken kontrollmetod och kontrollteknik tänker du använda?
- Var du vill kontrollera det – alltså var i verksamheten ska du fokusera din kontroll?
Att förbereda kontrollbesöket är en del av kontrollprocessen.