Verksamhetsstyrning i kontrollen
Verksamhetsstyrning är en process för planering, genomförande, uppföljning, utvärdering och förbättringar. På den här sidan kan du läsa om hur det kan användas i livsmedelskontrollen.
Verksamhetsstyrning
Verksamhetsstyrning är huvudsakligen ledningens ansvar och chefernas arbetsuppgift. Ordet verksamhetsstyrning används inte i livsmedelslagstiftningen, men är ett vedertaget begrepp och används bland annat av Ekonomistyrningsverket, exempelvis i Ekonomistyrningsverkets vägledning Att få rätt saker att hända (ESV 2014:49).
Verksamhetsstyrning består av fyra viktiga delar:
- Utifrån uppdraget beskriva vad som ska göras. Det sker exempelvis genom formulering av mål och strategier för hur målen ska nås, genom prioriteringar och aktiviteter med mera.
- Se till att personalen kan göra det som ska göras, på rätt sätt. Det sker exempelvis genom utformande av organisation och policys, instruktioner, handledningar, deltagande i utbildningar, införskaffande av utrustning med mera.
- Kontrollera att det som ska göras blir utfört, på rätt sätt. Det sker exempelvis genom en regelbunden internkontroll och att man utvärderar verksamheten.
- Vidta åtgärder om det som ska göras inte blir gjort, eller görs på fel sätt. Det sker exempelvis genom förbättrande av rutiner, kompetensutveckling, omprioriteringar med mera. Kontinuerlig utveckling av verksamheten.
System för officiella kontroller
I artikel 17.2 i förordning (EG) nr 178/2002 om allmänna principer och krav för livsmedelslagstiftning anges bland annat att medlemsstaterna ska upprätthålla ett system för offentliga kontroller och övervakning av att livsmedelsföretagarna följer livsmedelslagstiftningen. Verksamhetsstyrning är en central faktor i ett sådant system.
Kontrollsystemet på varje kontrollmyndighet ska säkerställa att myndigheten uppfyller de krav som ställs på både myndigheter och på kontrollen. Exempelvis har myndigheterna allmänna skyldigheter som de ska följa, utföra offentliga kontroller regelbundet samt upptäcka brister hos livsmedelsföretag och förmå företagare att åtgärda bristerna så att kontrollen är verkningsfull.
Modell för kvalitets- och förbättringsarbete
Lagstiftningens krav på planering och uppföljning stämmer väl överens med den så kallade PDCA-cykeln (Plan Do Check Act) vilken är en etablerad modell för förbättringsarbete. Myndigheterna ska ha dokumenterade tillvägagångssätt för sin kontroll (plan), kontrollen ska utföras (do), följas upp och utvärderas (check) och man ska vidta korrigerande åtgärder som justeringar och uppdatering om man hittar avvikelser (act). Se artikel 12 i förordning (EU) nr 2017/625.
Resultat från internkontroller och externa eller interna revisioner ger viktig information när man utformar och styr kontrollverksamheten. Sådan information kan bidra till att identifiera det som fungerar väl och att förbättra det som inte gör det. Även uppgifter från annan granskning är viktig. Det kan till exempel vara resultaten från EU-kommissionens revisioner av den nationella kontrollen.
Att planera och justera planer är en ständigt pågående process. Det är viktigt att myndigheten fångar upp eventuella problem i tid. Därför bör uppföljning inte enbart ske en gång om året utan med tätare intervall. Det kan till exempel vara månadsvis, kvartalsvis eller tertialvis. På så sätt kan planering anpassas och andra åtgärder vidtas så att verksamheten upprätthålls.