Till huvudinnehåll
Skriv ut
Jämför versioner

Kontrollprocessen

Här ger Livsmedelsverket vägledning om hur kraven i lagstiftningen kan uppnås. Vägledningen är inte bindande och utesluter inte andra sätt att uppfylla kraven.

Här får du veta hur du kan lägga upp dina kontrollbesök utifrån förordning (EU) 2017/625. På sidan finner du en modell för kontrollprocessen för det enskilda kontrollbesöket och får veta vad som ingår i varje steg.

Kontrollbesöket – från förberedelse till avvikelsehantering

Den operativa kontrollen är kontrollmyndighetens kärnverksamhet. För att beskriva kontrollbesöket har vi på Livsmedelsverket tagit fram modellen nedan. Den är anpassad till förordning (EU) 2017/625.

Kontrollprocessen är en del av God kontrollsed. Om du genomför kontrollbesök enligt den här modellen så blir din kontroll: verkningsfull, riskbaserad, rättssäker, likvärdig, tydlig, objektiv och systematisk

God kontrollsed

Kontrollprocess som beskriver alla steg från förberedelse till avvikelse

Här nedan får du veta vad som ingår i den olika stegen i modellen. Observera att processen som beskrivs i modellen handlar om det enskilda kontrollbesöket, inte om hur myndigheten som helhet planerar och genomför sin kontrollverksamhet.

Förbered kontroll

Det är i förberedelsemomentet du lägger grunden för ditt kontrollbesök och det är viktigt att du förbereder dig noga varje gång du ska göra en kontroll.

Innan du genomför din kontroll behöver du bestämma dig för:

  • vad du vill kontrollera – vilken lagstiftning vill du verifiera efterlevnaden av?
  • hur du vill kontrollera det – alltså vilken kontrollmetod och kontrollteknik tänker du använda?
  • var du vill kontrollera det – alltså var i verksamheten ska du fokusera din kontroll?

Att du svarar på dessa frågor innan du genomför din kontroll är viktigt. Allt börjar med lagstiftningen. Börja därför med att bestämma vilken lagstiftning du ska kontrollera efterlevnaden av. Utgå från myndighetens kontrollplan.

Bestäm dig gärna för exakt vilka artiklar du ska kontrollera mot. Om du till exempel vill granska att företaget uppfyller bestämmelserna i förordning (EG) nr 852/2004 så kan du inte granska efterlevnad av alla artiklar. Dels eftersom alla artiklar inte gäller för alla företag och dels eftersom det inte finns tid att kontrollera att företaget följer hela regelverket. Det innebär att du behöver göra klart för dig vilka delar (artiklar) av ”852:an” du vill kontrollera mot. Hela den fortsatta kontrollprocessen kommer att styras av det val du gör redan nu.

Grundtanken är att du redan i planeringsstadiet ska ha klart för dig vad du vill veta om företaget när du kommer tillbaka därifrån. Om du definierar det för dig själv kommer alla dina iakttagelser, alla dina frågor, hela din granskning med mera att fokusera just på det mål som du har formulerat för dig själv.

När du har bestämt vilka artiklar du vill kontrollera mot behöver du läsa dem noggrant och fundera på deras innebörd. Det är extra viktigt för de delar av lagstiftningen som är flexibla och där det finns utrymme för företagarna att uppfylla reglerna på olika sätt. Fundera på vilka iakttagelser du behöver göra för att få ett kvitto på att regeln följs.

Om du tänker ta ut prover, kontrollera att du har all den utrustning du i så fall behöver för det. Fundera på vilka frågor du behöver ställa och till vem på företaget. Samla uppgifter om företaget. Gå igenom diariet och resultatet från föregående kontroll. Läs på om företaget på deras webbplats.

Genom att göra alla dessa förberedelser får du vad som skulle kunna kallas för en ”taktisk plan” för kontrolltillfället. Du kommer också att känna dig trygg genom att du vet hur du ska hantera kontrollsituationen.

Din utgångspunkt bör alltid vara att du ska leta efter bevis för att livsmedelsföretagarna följer de regler du kontrollerar efterlevnaden av. Det är en bra utgångspunkt som visar att du har respekt för din motpart. Det ligger inte i myndighetens intresse att hitta fel, utan ni vill ju hitta avgörande iakttagelser som bekräftar att det fungerar som det ska.

Inled kontroll

Varje kontroll bör föregås av ett inledande samtal när inspektören eller motsvarande kommer till verksamheten. I samtalet förklarar du syftet med kontrollen och vilka regler du kommer att kontrollera mot. Du bör också förklara hur kontrollen kommer att gå till, vad du behöver göra, vad som händer efteråt och hur lång tid du uppskattar att kontrollen tar.

Syftet med det inledande samtalet är att skapa bra förutsättningar för kontrollen genom att vara lugn och tydlig. Det är också ett sätt att möta företagaren med respekt.

  1. Presentera dig med för- och efternamn och be att få träffa den som är ansvarig för verksamheten (till exempel ägare, platschef eller kökschef). Tala om varför du är där och vad du vill titta på. Visa tjänstelegitimation där din titel framgår och vilken myndighet du representerar.
  2. Berätta vilka personer du vill prata med och vilka delar du vill kontrollera. Erbjud den som är ansvarig att vara med under hela kontrollen. Om denna inte kan delta, erbjud ett avstämningsmöte efteråt.
  3. Berätta hur lång tid kontrollen kommer att ta och vad som händer efteråt.
  4. Förklara ­hur du hanterar frågor som livsmedelsföretagaren har eller som dyker upp under kontrollen. Vissa kan du prata om på plats (om det berör det du granskar), men andra får du återkomma till senare.
  5. Om ingen juridiskt ansvarig person är på plats kan du ändå oftast genomföra din kontroll. Tänk på att detta i så fall måste framgå av din dokumentation. Du kan då behöva vara extra tydlig i hur du kommunicerar kontrollresultaten, eftersom du inte har kunnat diskutera eller förklara iakttagelser eller slutsatser med den ansvarige på plats.

Tips!

Tänk på att den företagare du möter kan vara nervös. Inled med ett kort allmänt samtal eller låt företagare berätta lite om sin verksamhet så att du skapar en relation till den du möter.

Tips att ha med sig i det inledande samtalet

  • Möt den andra med respekt och bekräftelse
  • Var närvarande, ha fokus och uppmärksamhet på den andre
  • Lyssna aktivt
  • Skapa en lugn miljö
  • Tala tydligt och inte allt för snabbt

 På mindre verksamheter blir det här momentet inte lika uttalat men principen är alltid densamma. Presentera dig, tala om vad du ska göra och hur du avrapporterar resultatet av din kontroll.

Utreda/undersöka

Nu har du kommit till den viktigaste delen av din kontroll. Du ska nu verifiera om den lagstiftning du valt att kontrollera följs eller inte. Det är viktigt att du inte har en förutfattad mening om resultatet. Du ska leta efter olika former av iakttagelser som tillsammans gör att du kan dra en slutsats om det regelverk du kontrollerar mot följs eller inte. Du använder dig av alla de olika ”verktyg” du har till ditt förfogande. Du tittar på något, du kanske luktar, du kan mäta något – till exempel temperatur, du frågar olika personer om sådant du behöver veta.

Avgörande för din kontroll är att du är objektiv, saklig och respektfull. Tänk på att det inte är dina egna åsikter som är avgörande utan det som har betydelse är vad regelverket säger. Genomför därför din kontroll med en objektiv och god utredningsmetodik.

Iakttagelser

När du kontrollerar en verksamhet verifierar du om livsmedelsföretagaren följer reglerna eller inte. Utgå alltid från lagstiftningen och från de övergripande frågeställningar du tog fram när du planerade kontrollen.

Du gör iakttagelser genom att samla in information i form av:

  • Observationer - är iakttagelser du gör framför allt genom att använda synen och titta på hur personer arbetar, hur lokaler är utformade eller underhållna. Ibland kan det också innebära att lyssna, lukta, eller kanske känna med handen.
  • Muntlig information - är information du får genom att prata med människor. Du kan tala med ansvariga för företaget, eller intervjua personalen som arbetar i verksamheten. Många gånger kan du behöva prata med personer som har olika funktioner i verksamheten för att verifiera att uppgifter stämmer. Informationen kan även komma från andra personer som beskriver hur något går till på en viss plats.
  • Dokumentation, skriftlig information - består, som begreppet antyder, av olika former av nedskriven eller på annat sätt dokumenterad information. Det kan vara rapporter, manualer, instruktioner men också webbplatser, datasystem eller foton. Iakttagelserna gör du genom att granska dokument, före en kontroll vid till exempel en revision eller under en kontroll. Om du ställer frågor om en viss process kan företagen vilja redovisa sitt arbete genom att visa olika dokument som instruktioner eller blanketter som fyllts i inom deras egna interna kontrollverksamhet. Viss typ av lagstiftning, som spårbarhet eller kontrollmetoder som revision, förlitar sig mycket på skriftlig information.
  • Jämförelser och sammanställd information – är information du skapar själv. Det kan handla om jämförelser av olika uppgifter, beräkningar eller analyser och logiska slutsatser som du själv kan dra. Det är en indirekt form av information. Ett exempel kan vara att du, baserat på dokument om spårbarhet, gör massbalansberäkningar för att bedöma om, eller hur, spårbarheten av ett visst livsmedel fungerar.

Kontrollmetoder

Anpassa kontrollen

Du kan behöva anpassa kontrollen efter omständigheterna. Om en viss aktivitet som du tänkt kontrollera, till exempel nedkylning, inte pågår för tillfället kan du behöva planera om - förhoppningsvis hade du redan i ditt förberedelsearbete tänkt igenom vad du skulle kunna kontrollera istället, din ”plan B” så att säga.

Det kan också vara så att en person du planerat att prata med inte finns på plats vilket innebär att du kan behöva prata med andra istället eller fråga efter dokument som kan ge dig den information du behöver.

Om en viss typ av dokument, som du planerat att granska inte finns måste du ersätta det med någon annan källa, eller så kan du behöva fundera över vad det innebär att denna dokumentation inte finns.

Välj inte bort det som du har tänkt kontrollera för något som livsmedelsföretagaren vill visa dig. Börja med det som du planerat och om du har tid, gå sedan igenom det företagaren vill visa.

Dokumentera

Du behöver vara noggrann och dokumentera det du kontrollerar. Anteckna alla iakttagelser som verkar relevanta för den kontroll du planerat. Avgör senare vilka iakttagelser du ska använda dig av i din bedömning.

  • Dokumentera (källor och ursprung) för:
  • Vilka personer har du talat med?
  • Vilka tidpunkter/tidsperioder avser informationen?
  • Vilka platser avser informationen?
  • Vilka händelseförlopp beskrivs?

Om du planerar att använda dokument från företaget i ditt underlag bör du kopiera eller fotografera dem. Fotografera även andra iakttagelser om du anser att de är relevanta. Tänk på att det kan upplevas kränkande om du fotograferar allt du ser. De fotografier du tar blir också, i de allra flesta fall, offentliga handlingar. Fotografera gärna men bara det du verkligen behöver dokumentera med bild. Kom också ihåg att kommunicera alla handlingar med verksamhetsutövaren.

Utredande samtal

Utredande samtal kan ge dig värdefull information när du gör en verifierande kontroll. Ett grundproblem vid utredande samtal är att du som utredare kan påverka uppgiftslämnaren. För att du ska kunna göra bra iakttagelser är frågetekniken av stor betydelse.

Frågorna du ställer bör vara ”icke förutsättande” eller även kallat ”öppna frågor”. Ställ frågor och lyssna aktivt. Beroende på vad som kommer fram kan du behöva bryta ner dina övergripande frågeställningar och göra diverse vägval.

Några tips på hur du kan ställa dina frågor:

  • ”Vad menar du med xxx? Kan du precisera det du just sa?”
  • ”Hur vet du det? Var kommer den uppgiften ifrån?”
  • ”Vad har du för underlag/saklig grund till det du nu påstår?”
  • ”Kan du ge exempel på det?”
  • ”Kan du beskriva några konkreta situationer...?”
  • ”Kan du, så noggrant det går, beskriva …?”
  • ”Den uppgiften motsäger vad du tidigare sade om xxx?” Hur förklarar du det?”
  • ”Den beskrivning du gav kring xxx var lite oklar för mig. Kan du berätta en gång till så utförligt du kan?”

Samtala i kontrollprocessen

När du misstänker avvikelse

När du misstänker en avvikelse måste du bekräfta eller undanröja den misstanken. Då behöver du ytterligare iakttagelser som kan bekräfta (verifiera) dina tidigare iakttagelser. Fokusera på sådant som har koppling till den misstanke du har. Det kan du göra genom att kontrollera fler delar av verksamheten så att du får iakttagelser från en större del av verksamheten. Slutligen kan det vara så att du behöver återkomma vid en annan tidpunkt och för att fortsätta din kontroll.

Om din misstanke om avvikelse ligger inom ramen för det du har planerat att kontrollera, så fortsätter du med din kontroll och utreder misstanken.

Ibland kan det vara så att du gör en iakttagelse som får dig att misstänka en avvikelse. Om den avvikelsen handlar om något som du inte tänkt kontrollera vid det här besöket ska avvikelsen vara allvarlig för att du ska gå vidare med den. Den kan anses vara allvarlig om den kan innebära “betydande risker för människors hälsa eller konsumentens intressen”.

Dessutom bör dessa misstankar, utanför din planerade kontroll, vara av större vikt än det du planerat att kontrollera för att du ska utreda denna misstanke. Genom att arbeta så här tappar du inte fokus från din ursprungliga plan – du håller dig till det du har tänkt göra helt enkelt.

Samtidigt får du inte bli för rigid i ditt arbetssätt så att du bortser från allvarliga avvikelser bara för att följa din plan. Du måste alltså vara beredd på att göra justeringar och ändra din planerade kontroll.

Ibland kan du vilja notera iakttagelser som tyder på att det skulle kunna finnas mindre allvarliga avvikelser men som inte ingår i det du tänkt kontrollera vid det här tillfället. Sådana iakttagelser kan ligga till grund för framtida kontroller. Berätta att du noterar detta för företagaren - nu eller vid det avslutande samtalet. Var noga med att påpeka att detta inte är någon avvikelse men något du kan vilja kontrollera noggrannare vid ett senare tillfälle.

Värdera underlag

Nu är det dags att sammanställa alla dina olika iakttagelser och presentera dem för företagaren som då får en chans att bemöta dem och argumentera för sin sak. Det här steget ligger sedan till grund för din bedömning som kommer senare, så det är viktigt att du fortfarande är öppen för företagarens argument. Lyssna på det som framförs av företagaren. Om något är oklart, be om förtydliganden.

Tänk också på att notera/dokumentera det som kommer fram och vem du diskuterar med. Eftersom du ännu inte har gjort din slutgiltiga bedömning är det nämligen viktigt att alla fakta kommer fram. Du kan ha missat något väsentligt som kan påverka din slutsats. Tänk på att lagstiftningen är flexibel och saker kan lösas på flera olika sätt – var öppen för det.

Du ska göra helhetsbedömningar av de regler du granskar mot. Livsmedelslagstiftningen är i stor utsträckning målstyrd vilket ställer höga krav på din bedömning, exempelvis när något ska vara tillräckligt, adekvat eller lämpligt. Det räcker sällan med bara en (1) iakttagelse för att avgöra om livsmedelsföretagaren följer lagstiftningen eller inte.

I de fall regelverket har tydliga ”ska:krav” är det lättare att konstatera avvikelse utifrån enskilda iakttagelser. Men även om enstaka iakttagelser visar att livsmedelsföretagaren inte följer lagstiftningen kan dessa iakttagelser bero på tillfälligheter.

Det finns några fallgropar du kan behöva undvika när du värderar de iakttagelser du samlat in.

Du kan behöva fråga dig själv:

  • Godtar och använder jag iakttagelser utan att de är rimligt säkerställda? Går iakttagelserna att verifiera? Skulle en annan inspektör kunna göra samma iakttagelser? Är iakttagelserna korrekta och sakliga? Gjordes mätningen eller provtagningen på rätt sätt?
  • Är iakttagelserna ofullständiga, det vill säga inte tillräckliga? Har du sett det du behöver, ställt de frågor du behöver med mera? Utgå inte ifrån enstaka eller få iakttagelser eftersom det kan leda till att du drar för långtgående slutsatser. Kan du bedöma orsak och omfattning utifrån de iakttagelser du gjort?
  • Arbetar jag med vaga och substanslösa iakttagelser? Är dina iakttagelser relevanta för just det du kontrollerar? Är iakttagelserna sakliga?
  • Är jag objektiv? Söker jag enbart belägg för en viss uppfattning utan att vara öppen för iakttagelser som tyder på motsatsen, till exempel letar jag endast efter iakttagelser som talar för avvikelse eller iakttagelser som visar på efterlevnad?

 

Behövs fler iakttagelser?

Om du inte kan dra slutsatser av de iakttagelser du har gjort behöver du gå tillbaka och fortsätta din kontroll. Detta är egentligen bara en naturlig del av din kontroll. Har du för lite iakttagelser för att kunna göra en bedömning behöver du samla in fler iakttagelser. Din bedömning ska grunda sig på relevanta och framförallt, tillräckliga iakttagelser.

Efterlevs lagstiftningen

Nu har du kommit till det steg i din kontroll där du ska avgöra om de iakttagelser du gjort innebär att lagstiftningen följs eller inte. Vi kan kalla det att du jämför ”sakförhållandena” med ”rättsförhållandena” vilket helt enkelt betyder att du jämför det du ser med reglerna i lagstiftningen.

Om de stämmer överens innebär det att det att lagstiftningen följs och att det inte finns någon avvikelse. Om det däremot skulle vara tvärtom, ja då har du identifierat en avvikelse.

Det är viktigt att du dokumenterar din bedömning och de iakttagelser som ligger till grund för den. Motiveringen behövs i din senare handläggning av ärendet.

Det är också viktigt att du är tydlig och talar om för företagaren vilken lagstiftning denne inte har uppfyllt och på vilka grunder du har kommit fram till det. Ge exempel på de iakttagelser som varit avgörande för din bedömning.

Ju tydligare du är desto lättare är det för företagaren att förstå vilka regler som du bedömer företagaren inte följer vilket då också hjälper denne att rätta till avvikelsen. Det sista du gör på plats i anläggningen är att sammanfatta resultaten och ge livsmedelsföretagaren din bedömning.

Gör så här:

  1. Redovisa kortfattat vad du har gjort
  2. Var redan inledningsvis tydlig med att livsmedelsföretagaren gärna får ställa frågor om något är otydligt
  3. Redovisa dina slutsatser. I vilka delar av verksamheten bedömer du att  livsmedelsföretagaren följer reglerna och i vilka delar efterlevs reglerna inte? Förklara varför och motivera din bedömning.
  4. Försäkra dig om att företagaren förstår det som sägs. Ställ kontrollfrågor.

Bedöm omfattning, orsak och andra omständigheter

Enligt förordning (EU) 2017/625 ska myndigheten ta reda på orsaken till och omfattningen av den avvikelse som har konstaterats. Syftet är att myndigheten ska vidta de åtgärder som är mest verkningsfulla så att livsmedelsföretagaren i sin tur åtgärdar avvikelsen och att den sedan inte återkommer.

När du gör en orsaks- och omfattningsutredning behöver du fundera på om avvikelsen beror på en systembrist hos företaget eller om det handlar om en ren tillfällighet. Vidare kan det vara så att avvikelsen har uppkommit på grund av en olyckshändelse (något utanför företagarens kontroll) eller på grund av okunskap eller oförmåga hos den som driver verksamheten. Slutligen behöver du fundera kring om det faktiskt skulle kunna handla om en avsiktlig handling.

Orsaken har betydelse för vilken åtgärd du väljer att vidta. Som alltid är det mycket viktigt att du är objektiv din bedömning så att ditt arbete blir rättssäkert.

När du har belägg för att en livsmedelsföretagare inte följer en specifik regel i lagstiftningen är det en avvikelse. Den behöriga myndigheten har skyldighet att vidta lämpliga åtgärder som säkerställer att livsmedelsföretag åtgärdar avvikelser.

För att kunna avgöra vad som är en lämplig åtgärd behöver du ta hänsyn till ett antal omständigheter, till exempel:

  • Omfattningen av avvikelsen
  • Avvikelsens art
  • Företagarens tidigare regelefterlevnad

Du behöver bedöma avvikelsens allvarlighetsgrad, bland annat genom att avgöra om den har direkt betydelse för människors hälsa eller om konsumenter riskerar att vilseledas. Avvikelsens allvarlighetsgrad påverkar hur du bör agera.

Om företagaren tidigare visat prov på att inte följa beslut eller åtgärda avvikelser, eller på annat sätt inte efterlevt lagstiftningen, behöver du ta detta i beaktande.

Orsak

Att utreda orsaken handlar om att identifiera grundproblemet. Grundproblemet kan bero på brister i själva verksamheten, att det saknas system i form av rutiner, instruktioner eller handledning. Det kan även handla om att lokaler och utrustning är i för dåligt skick eller av för dålig kvalitet. Det kan också vara att företagaren inte vill ta det ansvar som följer av lagstiftningen.

Ta reda på om avvikelsen beror på:

  1. Otillräcklig ledning och styrning i verksamheten (systemfel) eller är det en engångsföreteelse?
  2. En olyckshändelse eller något utom livsmedelsföretagarens kontroll?
  3. Okunskap eller oförmåga hos inblandade personer (kan inte)?
  4. En avsiktlig handling, underlåtenhet eller likgiltighet (vill inte)?

Omfattning

Omfattningen hänger ofta ihop med orsaken till avvikelsen. Saknas fungerande system för något på en anläggning blir omfattningen oftast större än när en enskild person orsakar en avvikelse.

Ta reda på:

  1. Hur stor omfattning har avvikelsen - är det enstaka produkter som är felmärkta eller är det många/alla?
  2. Saknas spårbarhet för alla sändningar eller är det bara en sändning med ett fåtal produkter som det inte finns spårbarhet för?
  3. Har företaget ingen kontroll alls över viktiga faror och kanske helt saknar HACCP-plan, eller är det bara en batch där produktionen gått snett så att ett fåtal produkter är påverkade?

Inget beslut om åtgärd (vid ingen avvikelse)

I de fall du kommer fram till att allt fungerar på det sätt som lagstiftningen avser, finns det ingen avvikelse att ta upp med företagaren. Det krävs då ingen myndighetsåtgärd i form av ett beslut. Var tydlig och tala om för företagaren att kontrollen är klar och att du inte hittar några avvikelser. Tala också om att företagaren kommer att få en kontrollrapport som ett kvitto på den genomförda kontrollen.

Livsmedelsföretaget bör alltid få en kontrollrapport. När ingen avvikelse noterats finns det inget lagkrav på att skriftligt informera om kontrollen och kontrollresultatet men det är god kontrollsed att göra det.

Inget beslut om åtgärd (vid ringa avvikelse)

I de fall du kommer fram till att det finns en avvikelse men att den inte har någon eller begränsad betydelse för människors hälsa och inte vilseleder människor mer än marginellt, kan den betraktas som ringa. Har du konstaterat en ringa avvikelse leder det till steget ”inget beslut om åtgärd”. Oavsett om en avvikelse är att betrakta som ringa eller inte ska den alltid rapporteras och följas upp men när man konstaterat en ringa avvikelse vidtar myndigheten inga åtgärder i form av beslut för att förmå företaget att rätta till avvikelsen.

När du utreder vilken åtgärd som är mest verkningsfull för att företagaren ska rätta till avvikelsen ska du även väga in företagarens tidigare regelefterlevnad. Om en avvikelse är återkommande och noterats i en kontrollrapport vid en tidigare inspektion, men företagaren inte åtgärdat avvikelsen, visar det på att ”inget beslut om åtgärd” inte var en verkningsfull åtgärd. Om en avvikelse är återkommande bör den inte betraktas som ringa.

Var tydlig och tala om för företagaren att kontrollen är klar och att du har hittat avvikelser men att dessa kommer att följas upp nästa gång kontrollområdet kontrolleras. Tala också om att företagaren kommer att få en kontrollrapport där avvikelsen finns noterad och att företagaren kan yttra sig om det som står i kontrollrapporten.

Ringa avvikelse

Beslut om åtgärd (vid avvikelse)

Nu har du kommit fram till det läge i kontrollprocessen då du måste vidta någon form av åtgärd för att se till att företagaren tar itu med en konstaterad avvikelse. Det här steget syftar också till att undanröja själva orsaken till avvikelsen. Om du till exempel kommit fram till att orsaken till en avvikelse är otillräcklig ledning och styrning räcker det inte att företaget bara åtgärdar själva avvikelsen. De behöver också ändra vissa beteenden så att avvikelsen inte upprepas.

Här kan du välja olika vägar ut från den här delen av din kontroll: beslut om åtgärd (normalfallet) eller beslut om åtgärd förenat med vite.

Vilken av dessa vägar du väljer beror på vad du kommit fram till tidigare under kontrollen. Välj den väg som är mest verkningsfull på ett rättssäkert sätt.

Normalfallet

Om du kommer fram till att vissa delar av lagstiftningen inte följs har du identifierat en avvikelse. Företagaren behöver åtgärda avvikelsen. Du som inspektör har nu också bedömt vilken omfattning och orsak (allvarlighetsgrad) avvikelsen har. Börja med att skriva en kontrollrapport till företagaren där du redogör för de avvikelser du noterat vid kontrollen. Du kan även informera företagaren om konstaterade avvikelser muntligt på plats, men muntlig kommunicering av sakunderlaget bör inte vara det normala arbetssättet. Om företagaren yttrar sig över vad som står i rapporten kan du skicka en justerad rapport om det behövs.

Har företagaren framför något i sitt yttrande som påverkar bedömningen av att det finns en avvikelse eller din bedömning av att det är lämpligt att fatta ett beslut? Om inte så blir nästa steg att skriva ett beslut som ska få företagaren att genomföra en viss åtgärd. Det bör vara den normala åtgärden då en avvikelse har konstaterats.

Tänk på att skriva beslutet så tydligt att företagaren vet vad denne ska åtgärda. Beslut ska alltid innehålla en motivering. Även om företagaren frivilligt tänker åtgärda avvikelsen blir det bindande genom att ett beslut om åtgärd fattas.

I valet av vilken åtgärd som är lämplig är det viktigt att du tar hänsyn både till avvikelsens art, företagets tidigare regelefterlevnad och till proportionalitetsprincipen så att åtgärden anpassas efter situationen.

Beslut med vite

Förr eller senare kommer du att hamna i en situation då ett vanligt föreläggande inte bedöms som tillräckligt verkningsfullt. Det kan också handla om mycket allvarliga avvikelser där konsumenter riskerar att drabbas. Då kan föreläggandet förenas med ett vite för att förmå företagaren att åtgärda avvikelserna.

Åtgärder vid bristande efterlevnad

Avslutande samtal

Det sista du bör göra på plats vid kontrollbesöket är att sammanfatta resultaten och ge företagaren din bedömning. Avslutande samtal finns inte med som en ikon i bilden av kontrollprocessen men är ett steg som bör ingå vid varje kontrollbesök.

Vid det avslutande samtalet är det bra att: 

  • Redovisa kortfattat vad du har gjort
  • Var redan inledningsvis tydlig med att livsmedelsföretagaren gärna får ställa frågor om något är otydligt
  • Redovisa vilka avvikelser du noterat. I vilka delar av verksamheten bedömer du att livsmedelsföretagaren följer reglerna och i vilka delar efterlevs reglerna inte? Förklara varför och motivera din bedömning.
  • Försäkra dig om att företagaren förstår det som sägs. Ställ kontrollfrågor eller be personen upprepa. Förklara vad som kommer att hända efter kontrollbesöket. 

När du har konstaterat avvikelser

Berätta att livsmedelsföretagaren kommer att få en kontrollrapport där avvikelserna framgår. Förklara att myndigheten kan komma att fatta beslut med krav på åtgärd om inget nytt framkommer i ett eventuellt yttrande. Din kontrollrapport ska återspegla vad du meddelar livsmedelsföretagaren. Inga andra uppgifter eller bedömningar än det som tagits upp med livsmedelsföretageren ska i normalfallet finns med i kontrollrapporten.

Om avvikelserna är så allvarliga att ett omedelbart beslut behöver fattas framför du beslutet muntligt på plats och berättar att ett skriftligt beslut kommer att skickas efter kontrolltillfället liksom även en kontrollrapport där hela kontrollen rapporteras.

Observera! Om juridiskt ansvarig person inte finns på plats måste du ta hänsyn till det genom att kommunicera med denne efter kontrolltillfället, eller kanske via telefon i samband med kontrollen.

När du inte har konstaterat avvikelser

Om du inte har konstaterat några avvikelser berättar du att livsmedelsföretagaren kommer att få en kontrollrapport där detta framgår.

Följa upp åtgärd

De avvikelser du har konstaterat ska följas upp på ett eller annat sätt. Den här delen av kontrollprocessen är viktig eftersom den är en förutsättning för kontrollens trovärdighet och för att kontrollen ska vara verkningsfull.

När du följer upp en avvikelse handlar det om att du ska verifiera att företagaren har åtgärdat de avvikelser du tidigare har konstaterat. Du kan följa upp en avvikelse på många olika sätt. Du kan välja att göra ett besök på plats eller så kan företagaren skicka bilder eller andra dokument som visar att avvikelsen är åtgärdad.

Gör alltid det som är enklast både för dig och för företagaren. Många gånger kan ett fotografi räcka för att du ska kunna verifiera att en beslutad åtgärd är utförd.

Ringa avvikelse

Du kommer att hamna i situationer då du konstaterar avvikelser som är så pass bagatellartade att de har liten betydelse för om lagstiftningens mål uppnås. Ett kännetecken för dessa avvikelser är att de inte har någon eller  begränsad betydelse för människors hälsa och inte vilseleder människor mer än marginellt. I de här fallen är det inte rimligt att du använder din myndighets resurser för att besluta om åtgärder för att få företagaren att åtgärda avvikelserna. Det kan inte heller anses vara proportionerligt. Om en avvikelse är återkommande och noterats i en kontrollrapport vid en tidigare inspektion, men företagaren inte åtgärdat avvikelsen, visar det på att ”inget beslut om åtgärd” inte var en verkningsfull åtgärd. Om en avvikelse är återkommande bör den oftast inte betraktas som ringa.

Du redovisar ringa avvikelser du har konstaterat i kontrollrapporten och följer upp dem, vid en senare planerad kontroll. Lämpligen görs uppföljningen nästa gång samma lagstiftningsområde ska ingå i den planerade kontrollen. Avvikelsen används då som underlag när myndigheten planerar kontrollbesöket. Det kan bli nästa planerade kontrollbesök eller en kontroll som utförs ett eller två år senare.

Exempel på avvikelser som kan anses vara ringa:

  • Vissa avvikelser från de generella märkningsreglerna.
  • Avvikelse från annan lagstiftning som rör teknikaliteter.
  • Mindre hygieniska avvikelser där din helhetsbedömning är att det inte finns någon större hälsorisk.

Skilj på iakttagelser och avvikelser

Det är viktigt att skilja på iakttagelser och avvikelser. Enstaka iakttagelser som du i din helhetsbedömning inte bedömt vara avvikelser ska inte heller tas upp som avvikelser i en kontrollrapport.