Skriv ut
Jämför versioner

Revisionsområden

Stödjande instruktion för Livsmedelsverket och länsstyrelser

Informationen här på sidan är i första hand skriven till dig på Livsmedelsverket och länsstyrelsen som arbetar med livsmedelskontroll. Vi hälsar också företagare, journalister, konsumenter och andra nyfikna välkomna att läsa.

Stödjande information är tolkningar av regler och ger vägledning om hur lagstiftningen kan tillämpas. Sådan information är inte bindande utan ger exempel och rekommendationer som kan vara till hjälp när lagstiftningen ska tolkas och användas i kontrollen. Stödjande information utesluter inte andra sätt att uppnå målen med kontrollen.

För att underlätta utförande, rapportering och uppföljning av en revision har Livsmedelsverket delat in lagstiftningens krav på den offentliga livsmedelskontrollen i olika revisionsområden. Här får du veta mer om dessa områden.

Denna del av vägledningen beskriver respektive revisionsområde med tillhörande lagkrav, och ger exempel på frågeställningar, vilken typ av dokumentation som kan finnas och vad som kan bedömas som en avvikelse mot lagstiftningen. Olika typer av stödmaterial som kontrollmyndigheten kan ha valt att använda sig av anges under vissa revisionsområden, till exempel stödjande dokument från Livsmedelsverket eller Sveriges Kommuner och Regioner (SKR). Dessa dokument kan vara till hjälp även för revisorerna.

De exempel som ges vid ett revisionsområde är just exempel. De är inte facit och ger inga enkla och definitiva svar på hur olika förhållanden ska bedömas. Den visar istället typexempel med fokus på det vanligaste och viktigaste och ger inte en heltäckande bild av alla förhållanden som kan råda vid en kontrollmyndighet. Exemplen kan ha olika relevans för olika kontrollmyndigheter beroende på organisation, storlek och kontrolluppdrag. Myndigheterna kan ha andra dokument och lösningar som visar att de uppfyller lagstiftningens krav än de som beskrivs här. Revisorns kompetens och erfarenheter är därför viktiga.  

Organisation och samordning – diskussionspunkt

Krav

När mer än en myndighet är behörig att utföra kontroll inom ett och samma område ska medlemsstaten säkerställa effektiv och verkningsfull samordning samt enhetlig och verkningsfull kontroll eller annan offentlig verksamhet. Se artikel 4.2 a i förordning (EU) 2017/625.

De behöriga myndigheternas organisation och förhållandet mellan centrala behöriga myndigheter och myndigheter som de har tilldelat uppgiften att utföra offentlig kontroll eller annan offentlig verksamhet ska vara dokumenterat. Se artikel 12.1 och kapitel II i bilaga II till förordning (EU) 2017/625.

När det inom en behörig myndighet finns mer än en enhet med behörighet att utföra kontroll eller annan offentlig verksamhet, ska effektiv och verkningsfull samordning och samarbete mellan dessa olika enheter säkerställas. Se artikel 5.5 i förordning (EU) 2017/625.

Revisionen kan med fördel inledas med att representanterna för myndigheten får berätta om hur den är organiserad. Då involveras ofta de flesta av revisionsdeltagarna - från beslutsfattare till kontrollpersonal. Myndigheten får möjlighet att i stora drag beskriva sin organisation, visa organisationsschema, redogöra för ansvarsfördelning och berätta vem som gör vad. Revisorerna får på så sätt en viktig övergripande bild, och några av de frågor som tas upp under andra revisionsområden kan bli besvarade redan nu. Organisationsschema kan även begäras in före revisionen eller hämtas från myndighetens hemsida.

Samordning mellan olika myndigheter är nödvändigt för att Sverige ska kunna nå målen för livsmedelskontrollen. Det är särskilt relevant när flera myndigheter utför kontroll inom samma område (t.ex. kontroll av animaliska biprodukter som utförs av både Jordbruksverket, Livsmedelsverket, länsstyrelserna och de kommunala kontrollmyndigheterna).

Samverkan mellan myndigheter krävs ofta vid spårbarhetskontroller, livsmedelsbrott och smittspårning. Genom kompetensutbyte mellan myndigheter kan samverkan också vara en viktig del i kompetensarbetet. Samverkan leder ofta till effektivitetsvinster och kan vara ett sätt att göra en liten myndighet mindre sårbar eller undanröja jävssituationer. Det finns flera möjligheter till samverkan mellan kommunala kontrollmyndigheter, även när det gäller uppgifter som innefattar myndighetsutövning. Dessa regleras i 9 kap kommunallagen (2017/725). SKR har tagit fram stödmaterial som kan vara till hjälp vid olika typer av avtalssamverkan, som exempelvis när en kommunal kontrollmyndighet träffar avtal om utförande av kontroll med en annan kommunal kontrollmyndighet.

Kraven på en effektiv samordning inom en behörig myndighet är aktuellt vid större myndigheter där flera enheter är delaktiga i kontrollverksamheten, t.ex. när flera enheter utför offentlig livsmedelskontroll av primärproduktion inom ett län.

Revisionsområdet Organisation och samordning är en diskussionspunkt. Tanken är att diskussionerna kan användas vid bedömning av andra revisionsområden eller vid en sammanfattande helhetsbedömning av myndighetens kontrollverksamhet.

Notera gärna i revisionsrapporten om myndigheten på något vis samverkar med andra myndigheter

Mål

Krav

Varje medlemsstat ska införa livsmedelslagstiftning, upprätthålla ett system för offentligkontroller och fastställa åtgärder och påföljder. Se Artikel 17.2 i förordning (EG) nr 178/2002. För att genomföra detta ska varje medlemsstat utforma och genomföra en flerårig nationell kontrollplan som ska innehålla strategiska mål och prioriteringar av offentlig kontroll, samt information om utsedda behöriga myndigheter och deras uppgifter på central, regional och lokal nivå. Se artikel 17.2 i förordning (EG) nr 178/2002, samt Artikel 110.2 c i förordning (EU) 2017/625.

Sveriges fleråriga nationella kontrollplan (NKP) innehåller gemensamma mål på olika nivåer för den svenska livsmedelskontrollen, och anger vilka nationella mål som är relevanta för vilka myndigheter.

De behöriga myndigheterna ska ha dokumenterade mål. Se artikel 12.1 och bilaga II, kapitel II, pkt. 3 i förordning (EU) 2017/625.

Det är bra att tidigt i revisionen klargöra revisionens syfte och myndighetens ansvar genom att gå igenom de övergripande målen för offentlig livsmedelskontroll. Dessa innebär att den offentliga livsmedelskontrollen ska se till att livsmedelsaktörerna uppfyller lagstiftningens krav så att livsmedel är säkra, att konsumenter inte vilseleds, och att fri rörlighet av livsmedel inom EU kan uppnås. Se förordning (EG) nr 178/2002, se särskilt artiklarna 1, 5, 14, 16 och 17.

Kontroll ska genomföras regelbundet och med lämplig frekvens. Myndighetens mål för sin kontrollverksamhet (operativa förutsättningar) innebär att kontrollen ska vara riskbaserad, lämplig för att nå målen, rättssäker och verkningsfull. Kontrollen ska även genomsyras av öppenhet, oberoende, professionalism och kompetens. Se förordning (EU) 2017/625, se särskilt artiklarna 4, 5, 8, 9, 11 och 12.

Alla närvarande blir då medvetna om uppdraget, vilket kan ge en ökad förståelse för de frågor som senare ställs och de bedömningar och slutsatser som dras.

De övergripande målen i lagstiftningen har anpassats till gemensamma nationella mål och operativa förutsättningar som beskrivs i NKP. Målen visar på fokusområden och områden där det finns generella behov av nationella förbättringar. Varje kontrollmyndighet ansvarar för att formulera egna mål och indikatorer som är relevanta för verksamheten, och de nationella mål som är relevanta ska ingå. I det arbetet ska hänsyn tas till de behov och förbättringar som är mest angelägna för den egna verksamheten. I vissa fall går det bra att använda de nationella målen som de är.

I nationell lagstiftning har kopplingen till NKP förtydligats och det anges att det av myndighetens kontrollplan ska framgå hur inriktning, mål och prioriteringar i NKP har beaktats. Se 3 e § i LIVSFS 2005:21. 

Läs mer om mål

Sveriges nationella kontrollplan för livsmedelskedjan - avsnitten om mål - NKP-webben

Operativa mål

Developing Objectives and Indicators -
Icke bindande referensdokument av nätverket för fleråriga nationella kontrollplaner vid Sante F  

Förslag på frågor att ställa 

  • Har myndigheten satt upp mål för kontrollverksamheten, och i så fall vilka mål? 

    Mål av typen ”biologisk mångfald” kan vara bra att ha men de är inte relevanta i detta sammanhang. Mål i toppen på en målhierarki, ibland kallade visioner, är ofta mindre specifika och svårare att mäta än mål längre ner i hierarkin. Långt ner i målhierarkin bör målen vara specifika, mätbara – kvantitativt eller kvalitativt, uppnåbara, relevanta och tidsatta.

  • Hur förhåller sig myndighetens mål till förordning (EU) 2017/625, LIVSFS 2005:21 och NKP? Känner myndigheten till NKP och målen för livsmedelskontrollen som beskrivs där? 

    Målen ska ha koppling till kontrollförordningen eller NKP för att vara relevanta. Myndigheten ska vara medveten om målen och de operativa förutsättningarna i NKP och ha anpassat dem till den egna verksamheten. Av myndighetens kontrollplan ska det framgå hur inriktning, mål och prioriteringar i NKP har beaktats. Se 3 e § i LIVSFS 2005:21. De operativa mål i NKP som berör myndighetens anläggningar ska nämnas i kontrollplanen. De operativa målen är kontrollinriktade och handlar om att utföra angivna kontroller vid anvisade anläggningar eller verksamheter. De ska genomföras under målens löptid.

  • Går målen att följa upp? Finns indikatorer för att mäta målen? 

    Ett mål av typen ”säker mat” behöver brytas ned och göras mätbart för att kunna följas. Indikatorer ska vara relevanta, accepterade, tillförlitliga, enkla att använda och övervaka. De ska också vara robusta, det vill säga inte kunna missförstås eller manipuleras.

  • Har myndigheten tagit hänsyn till de behov och förbättringsområden som finns i den egna verksamheten när målen togs fram? 

    Ett mål om att utföra planerad kontroll vid en myndighet som redan gör det, det vill säga redan uppfyller målet, är inte så relevant, även om det kan finnas skäl när myndigheten vill bevaka eller bibehålla något. Däremot behövs ofta mål på områden där myndigheten identifierat ett förbättringsbehov, t.ex. om myndigheten vet att den har kompetensbrist på ett visst område så bör det finnas ett mål som handlar om detta. Se Artikel 12 i förordning (EU) 2017/625.

OBS! Det är även relevant att diskutera hur myndigheten följer upp sina mål och vad dessa uppföljningar visat. Se revisionsområdet Uppföljning.

Uppföljning

Exempel på avvikelse

  • Myndigheten saknade mål för kontrollverksamheten med koppling till förordning (EU) 2017/625 och NKP. 

  • Myndigheten utförde inte kontroller som hörde ihop med de operativa mål i NKP som var relevanta för myndigheten, under målens löptid. 

  • Myndighetens mål gick inte att följa upp. Det saknades indikatorer eller indikatorerna var inte lämpliga för att nå målen.

  • Myndigheten hade inte tagit hänsyn till förbättringsområden i den egna verksamheten när målen togs fram.

    OBS. Detta område genererar ofta en ”dubbel avvikelse” ihop med revisionsområdet Uppföljning. Exempelvis: ”Det saknades mål eller målen gick inte att följa upp OCH myndigheten verifierade inte kontrollverksamheten tillräckligt” eller ”Det hade inte tagits hänsyn till förbättringsområden när målen togs fram OCH Myndigheten vidtog inte korrigerande åtgärder när brister konstaterats”. Se även revisionsområdet Uppföljning.

    Uppföljning

Opartiskhet

Krav

De behöriga myndigheterna ska säkerställa den offentliga kontrollens opartiskhet, kvalitet och enhetlighet på alla nivåer och se till att det inte föreligger någon intressekonflikt för den personal som utför den offentliga kontrollen. Se artikel 5.1b och c i förordning (EU) 2017/625.

Kontrollmyndigheter handlägger ärenden som ofta har stor betydelse för enskilda personer eller företag. Allmänheten måste därför kunna känna fullt förtroende för myndighetens saklighet och opartiskhet. En anställd eller förtroendevald ska inte kunna misstänkas för att låta sig påverkas i sitt arbete. I Sverige finns nationella regler om jäv, mutor och bisysslor, se mer nedan.

Med jäv menas omständigheter som kan antas rubba förtroendet till handläggarens opartiskhet i ärendet. Begreppet intressekonflikt i förordning (EU) 2017/625 kan anses rymmas inom de nationella jävsreglerna. Syftet med jävsreglerna är att undvika sådana intressekonflikter för myndighetens företrädare som kan göra att objektiviteten kan ifrågasättas.

I 16 § förvaltningslagen (2017:900) och 6 kap. 28 § Kommunallagen (2017:725) anges de olika jävsgrunderna. I kommunallagen finns särskilda bestämmelser om jäv inom den kommunala verksamheten. I 6 kap 7 § kommunallagen finns till exempel en jävsbestämmelse som anger att en nämnd inte får bestämma om rättigheter eller skyldigheter för kommunen i ärenden där nämnden företräder kommunen som part. Det krävs således tydliga gränser mellan kontroll och den verksamhet som kommunen bedriver.

Enligt både förvaltnings- som kommunallagen är följden av jäv att jäviga personer inte får ta del i handläggningen av det aktuella ärendet. Den som känner till en omständighet som kan antas göra honom eller henne jävig ska självmant uppge det. I förvaltningslagen anges att anmälan ska ske omedelbart. Se 17 och 18 §§ förvaltningslag 2017:900 och 6 kap 30 § Kommunallag (2017:725).

I lagen (1994:260) om offentlig anställning anges att arbetstagare inom statsförvaltning och kommuner inte får ha bisysslor, det vill säga någon anställning, något uppdrag eller utöva någon verksamhet, som kan rubba förtroendet för opartiskheten i arbetet eller skada myndighetens anseende. Se 7 § i lagen (1994:260) om offentlig anställning.

Förslag på frågor att ställa

  • Har myndigheten tydliggjort i vilka situationer dess opartiskhet skulle kunna ifrågasättas?  

    Många myndigheter har en policy som ger exempel på sådana situationer och vilka åtgärder som ska vidtas för att säkerställa opartiskheten.

  • Är någon person på kontrollmyndigheten (nämnd, ledning, kontrollpersonal) också livsmedelsföretagare? Ingår dennes livsmedelsanläggning i kontrollmyndighetens ansvar? Finns instruktioner för att hantera detta? 

    En förtroendevald, chef eller en kontrollpersonal som är livsmedelsföretagare kan vara jävig, inte bara i ärenden som direkt rör den egna verksamheten, utan även i vissa allmänna beslut om exempelvis avgiftssättning, inriktning på kontrollen, eller beslut om den egna verksamhetens konkurrenter. Se 16 § förvaltningslagen (2017:900).

  • Hur har kontrollmyndigheten skiljt på ansvar för drift och kontroll av verksamheten? 

    En kommun får inte vara organiserad så att samma nämnd utövar kontroll vid en verksamhet som nämnden själv bedriver (som skola, vård, omsorg och dricksvatten). I kommunallagen regleras tillsynsjäv, vilket innebär att en och samma person i den kommunala förvaltningen inte samtidigt får arbeta med livsmedelskontroll (inklusive planering och uppföljning) och frågor som hänger samman med driften av en verksamhet som ingår i kontrolluppdraget. Tillsynsjäv gäller på individnivå, för både förtroendevalda och anställda inom kommunen. Kontrollera delegationsordningen. Liknande behov på uppdelning av ansvarsförhållande kan finnas vid andra kontrollmyndigheter än kommunala kontrollmyndigheter. Se 6 kap 14 § kommunallagen (2017:725).

  • Står den personal som arbetar med kontroll i direkt beroendeställning till den chef som har driftansvar för anläggningar som myndigheten utför kontroll på?        

  • Hur säkerställer myndigheten att det inte finns en intressekonflikt för kontrollpersonalen? Har det uppstått någon intressekonflikt? Hur omhändertogs det?  

    En myndighet kan hantera potentiella eller faktiska situationer där intressekonflikt kan uppstå på många olika sätt, exempelvis genom att låta en annan kontrollpersonal eller annan kontrollmyndighet utföra kontroll vid en viss anläggning, eller genom att inrätta särskilda jävs-, tillsyns- eller myndighetsnämnder.

  • Hur vet myndigheten om någon (nämnd, ledning, kontrollpersonal) har bisysslor? Förekommer det bisysslor? Vilka? Är bisysslorna förenliga med kravet på opartiskhet?

    Många myndigheter har en särskild policy för att synliggöra de problem som kan uppstå vid bisysslor, och så långt det är möjligt försäkra sig om att det inte finns någon intressekonflikt i dessa fall.

Exempel på avvikelse

  • Det fanns intressekonflikter/jäv vid myndigheten. 

    Exempel: Kontrollpersonal utförde kontroll av nära släktingars anläggningar/Organisationen hade inte skiljt på ansvaret för drift och kontroll av myndighetens egna verksamheter/Politiker hade påverkat handläggningen av ett ärende som rörde enskilda eller kommunägda kontrollobjekt.

  • Det fanns risk för intressekonflikt/jäv vid myndigheten.  

    Exempel: En förtroendevald var livsmedelsföretagare och myndigheten utövade kontroll på dennes företag. Myndigheten hade inte hanterat situationen (exempelvis framgick det inte av nämndens protokoll att den förtroendevalde anmält jäv då ärenden som rörde företaget behandlades).

  • Personalen hade bisysslor som kunde rubba förtroendet för myndighetens opartiskhet.

    Myndigheten hade rutiner för att identifiera och hantera eventuella intressekonflikter och jäv, men rutinerna följdes inte eller var inte kända av personal/ledning/nämnd.

Det är svårt att bedöma att det råder jävsförhållanden och intressekonflikter vid en myndighet. Det måste bedömas från fall till fall. Ta gärna hjälp av en jurist vid er egen myndighet eller vid Livsmedelsverket.

Befogenheter

Krav

De behöriga myndigheterna ska ha rättslig befogenhet att utföra offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet, och vidta de åtgärder vid bristande efterlevnad som är lämpliga för att säkerställa att den berörda aktören åtgärdar den bristande efterlevnaden och förebygger ytterligare upprepningar. Se Artikel 5.1 g och artikel 138.1 i förordning (EU) 2017/625.

Genom förordning (EU) 2017/625, 11 § livsmedelslagen (2006:804), livsmedelsförordningen (2006:813) ges behöriga myndigheter befogenheter att utföra offentlig kontroll och vidta åtgärder mot livsmedelsaktörer. Att offentlig kontroll ska utföras av produkter som jämställs med livsmedel enligt livsmedelsförordningen, som dricksvatten, anges i 3 c § i LIVSFS 2005:21. Befogenheterna kan delegeras till olika individer eller funktioner inom myndigheten. Se även revisionsområdet Åtgärder vid bristande efterlevnad.

Åtgärder vid bristande efterlevnad

Förslag på frågor att ställa

  • Hur har myndigheten säkerställt att personalen har de befogenheter som krävs?

    Av kontrollmyndighetens delegationsordning bör det framgå vem (befattning eller person) som får fatta vilka beslut enligt vilken lagstiftning och vad lagstiftningen gäller (förelägganden, förbud och övriga beslut inom livsmedel). Det kan exempelvis gälla beslut om kontrollavgift eller åtgärder vid bristande efterlevnad enligt artikel 138.2 i förordning EG (nr) 2017/625. För produkter som jämställs med livsmedel, som dricksvatten, gäller det främst förelägganden, förbud och viten enligt § 22 och 23 i livsmedelslagen (2006:804). Delegationsordningen ska vara skriftlig. Se Artikel 12.1 och kapitel II i bilaga II i förordning (EU) 2017/625. I speciella situationer kan muntlig delegation ske, men då ska detta dokumenteras senare.

  • Har myndigheten säkerställt att den kan vidta de åtgärder som behövs, när de behövs? 

    Om kontrollpersonalen inte har delegation att fatta beslut, kan det vara löst på annat sätt. Exempelvis måste beslut om omhändertagande av ett parti livsmedel som bedöms som osäkert kunna fattas omedelbart i anslutning till kontrolltillfället om det annars finns risk att livsmedlet når konsumenter. Detta kan göras på plats eller genom att kontrollpersonalen ringer till en beslutsfattare på myndigheten. Då måste det vara säkerställt att beslutsfattaren alltid kan nås. Ibland behöver myndigheten även kunna fatta beslut utanför kontorstid, i semestertider eller annat.

  • Har beslut om olika åtgärder fattats av behöriga personer?

    Granska några beslut och jämför med delegationsordningen. Har besluten fattats av en behörig person?

Exempel på avvikelse

  •  Myndigheten saknade en tydlig delegationsordning. Det framgick inte vem (befattning eller person) som fick fatta vilka beslut enligt vilken (relevant) lagstiftning (eller vad lagstiftningen gällde).

  • Beslut kunde inte fattas omedelbart vid behov.

  • Beslut hade fattats av en person som saknade befogenhet.

Finansiering

Krav

Medlemsstaterna ska säkerställa att tillräckliga finansiella resurser finns tillgängliga för att tillhandahålla personal och andra resurser som de behöriga myndigheterna behöver för att utföra offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet. Se Artikel 78.1 i förordning (EU) 2017/625.

Vissa avgifter för offentlig kontroll är obligatoriska och måste tas ut. . För några av dessa får beloppet minskas. Se Artikel 79 och bilaga IV i förordning (EU) 2017/625. De kan beräknas som ett schablonbelopp eller baseras på verkliga kostnader. Beloppen får inte vara högre än de kostnader den behöriga myndigheten har för kontrollen. Se artikel 81 och 82 i förordning (EU) 2017/625. Medlemsstaterna får ta ut avgifter, utöver de obligatoriska, för att täcka kostnaderna för offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet. Se artikel 80 i förordning (EU) 2017/625. Inga avgifter får återbetalas förutom i de fall då de uttagits felaktigt. Se artikel 83.2 i förordning (EU) 2017/625. Avgifter för offentlig kontroll eller annan offentlig verksamhet som utförs på grundval av ett klagomål ska tas ut av aktören endast om den bristande efterlevnaden kan bekräftas. Se artikel 83.1 i förordning (EU) 2017/625.

Avgifter ska tas ut för att täcka kostnaderna för offentlig kontroll som inte varit planerad men som blivit nödvändig efter att bristande efterlevnad påvisats under en offentlig kontroll, och som utförs för att bedöma omfattningen och konsekvenserna av den bristande efterlevnaden eller för att verifiera att korrigerande åtgärder vidtagits. Se artikel 79.2 c i förordning (EU) 2017/625. Samtliga utgifter som uppkommer till följd av tillämpningen av artikel 138 i förordning (EU) 2017/625 ska bäras av de ansvariga aktörerna. Se artikel 138.4 i förordning (EU) 2017/625.

Den planerade offentliga livsmedelskontroll som utförs av länsstyrelserna och FIHM finansieras med anslag. I övrigt finansieras den offentliga livsmedelskontrollen i Sverige med avgifter. Detta regleras i avgiftsförordningen, som anger att varje kontrollmyndighet är skyldig att ta ut en årlig kontrollavgift av de livsmedelsaktörer som myndigheten har kontrollansvar för. Se 3, 4, 7 och 12 §§ förordningen (2006:1166) om avgifter för offentlig kontroll av livsmedel och vissa jordbruksprodukter. Oplanerad offentlig kontroll med anledning av bristande efterlevnad (tidigare kallat extra offentlig kontroll, numera uppföljande kontroll respektive händelsestyrd kontroll) som blivit nödvändig till följd av noterade avvikelser ska alltid debiteras livsmedelsaktören, även när kontrollen utförs av länsstyrelserna eller FIHM. 

Den avgiftsfinansierade planerade kontrollen omfattar:

  • Årlig kontrollavgift (inklusive planerad provtagning etc.)
  • Avgift för godkännande
  • Avgift för registrering

Den avgiftsfinansierade oplanerade kontrollen omfattar:

  • Avgift för kontroll med anledning av bristande efterlevnad
  • Provtagning som bekräftat misstanke om brist

Den årliga kontrollavgiften ska finansiera myndighetens system för planerad livsmedelskontroll och ska tas ut med ett helt avgiftsbelopp per påbörjat kalenderår. Se 9 § förordningen (2006:1166). Vanligtvis beräknas den årliga kontrollavgiften genom att myndigheten erhåller ett antal kontrolltimmar efter att ha riskklassat varje livsmedelsaktör, som multipliceras med en beslutad timtaxa. Se även revisionsområdet Riskbaserad kontroll och Läs-mer-rutan.

Riskbaserad kontroll

Timtaxan ska täcka de kostnader som uppstår när den planerade kontrollen utförs samt vissa övergripande kostnader som provtagning, mätutrustning, administration, bilar, lokaler, kompetensutveckling och ledningssystem. Oplanerad kontroll med anledning av bristande efterlevnad, godkännande och registrering finansieras genom egna avgifter. Debitering av uppföljande kontroll görs bara om uppföljningen av avvikelsen leder till kontrollverksamhet utöver den planerade kontrollen.

Myndighetens kostnader består av

  1. Lön för handläggare
  2. Overhead kostnader för myndigheten, som består av direkta myndighetsspecifika kostnader samt indirekta (här ingår chefer, administration, hyror mm)

Särskild beräkning sker av timavgiften om kommunen har långa reseavstånd.

Kommunallagen reglerar hur avgifterna ska tas ut (självkostnadsprincipen, likvärdighetsprincipen och retroaktivitetsförbudet).

Den årliga kontrollavgiften får inte vara högre än myndighetens kostnader och den får inte återbetalas, utom i de fall då den tagits ut felaktigt. Se artikel 83.2 i förordning (EU) 2017/625 och kommunallagen (2017/725). Därmed kan en eventuell kontrolltidsskuld (kontroll som debiterats men inte utförts) inte betalas tillbaka i pengar utan enbart i form av kontroll. Kontrollen måste alltså levereras. När myndigheten skjuter kontroll framför sig kan finansieringen lösas på olika sätt, exempelvis genom att det finns möjlighet att ta med sig pengar från ett verksamhetsår till ett annat.

Förslag på frågor att ställa

  • Finns tillräckliga resurser för kontrollverksamheten? Motsvarar de årliga avgiftsintäkterna, eller Länsstyrelsens beräknade budget, myndighetens kostnader för planerad offentlig kontroll?

    För Livsmedelsverkets och kommunala myndigheters kontrollverksamhet jämförs kostnaderna med intäkterna (de årliga kontrollavgifterna). Myndigheterna behöver särredovisa dessa uppgifter. Vid länsstyrelser och FIHM granskas budgeten för kontrollverksamheten inför en bedömning av om verksamheten är tillräckligt finansierad. Länsstyrelserna behöver redovisa budgeten för myndighetens offentliga livsmedelskontroll i primärproduktionen, dvs. exklusive tvärvillkorskontroll livsmedel. Se 3 e § LIVSFS 2005:21 och 2 § LIVSFS 2009:13.
  • Hur beräknas de årliga kontrollavgifterna respektive avgift för oplanerad kontroll av bristande efterlevnad? Är taxorna beslutade? Hur fastställs årliga kontrollavgifter? Angående oplanerad kontroll se även de sista punkterna i detta avsnitt.

    Avgiften ska beräknas utifrån kontrollbehovet vid respektive anläggning och en fastställd taxa. Avgiften ska betalas efter ett särskilt beslut av kontrollmyndigheten; det vill säga ett beslut för respektive anläggning. Stöd vid beräkning av timtaxa, inklusive timtaxa för oplanerad kontroll med anledning av bristande efterlevnad, finns på SKR:s hemsida, se Läs-mer-rutan. Vid kommunala kontrollmyndigheter ska den årliga kontrollavgiften fastställas av nämnden på grundval av en taxa som kommunfullmäktige bestämmer. Se 5 § och 6 § förordningen (2006:1166). Nämnden kan ha delegerat beslutsfattandet av kontrollavgift för respektive livsmedelsaktör till handläggarnivå. Granska några avgiftsbeslut och jämför med delegationsordningen. Har besluten fattas av en behörig person? Se även revisionsområde Befogenheter. 

Befogenheter

  • Har årlig kontrollavgift fastställts och tagits in för respektive livsmedelsaktör?  

    Myndigheter som ”nollar” anläggningar (i kontrolltid och avgift) ska se till att de får kontroll, alternativt undersöka om det verkligen rör sig om ett livsmedelsföretag som ska vara godkänt eller registrerat och därmed ska vara föremål för planerad offentlig kontroll. Se artikel 3.2 i förordning (EG) nr 178/2002. Kontrollmyndigheter får sätta ned eller efterskänka avgifter för offentlig kontroll om det finns särskilda skäl. Se 10 § förordningen (2006:1166). De särskilda skäl som anges i kontrollförordningen är dock sällan tillämpliga. Se artikel 79.3 i förordning (EU) 2017/625. Att myndigheten inte utfört den planerade kontrollen är inte skäl för att efterskänka avgiften. En nedsättning av avgiften måste prövas i varje fall och får inte påverka riskbedömningen och leda till mindre kontroll än behovet.

  • Används de årliga kontrollavgifterna till planerad kontroll och endast till det? 

    Myndigheten får inte ta ut avgifter som är större än kostnaderna. Se kommunallagen (2017/725). Har den planerade kontrollen utförts? Kontrollavgifterna får inte finansiera annan verksamhet på myndigheten.

  • Hur fastställs avgifter för godkännande och registrering? 

    Avgiften för godkännande ska täcka myndighetens kostnader för prövningen, normalt motsvarande ungefär en årlig kontrollavgift. Avgiften för registrering ska täcka den kostnad myndigheten har för registrering och tilldelning av kontrolltid, normalt någon timme. Se 13-15 §§ förordningen (2006:1166).

  • Hur fastställs avgifter för oplanerad offentlig kontroll med anledning av bristande efterlevnad (gäller även dricksvatten och primärproduktion)? 

    Avgifter ska tas ut för att täcka kostnaderna för offentlig kontroll som inte ursprungligen var planerad och som blivit nödvändig efter att en avvikelse noterats vid en livsmedelsaktör, för att bedöma omfattningen och konsekvenserna av avvikelsen eller för att följa upp och verifiera att åtgärder vidtagits mot avvikelsen. Livsmedelsaktören ska debiteras för de kostnader som den oplanerade kontrollen ger upphov till. Om ingen uppföljande offentlig kontroll har utförts av den myndighet som revideras så är bedömningen svår att göra. Ofta används en timtaxa och därutöver tillkommer exempelvis kostnader för resor, att skriva beslut och eventuell provtagning. Hur beräknas denna kostnad och hur fattas beslut om avgiften? Det är först när en avvikelse leder till kostnader utöver den normala verksamheten som den ska debiteras, exempelvis om avvikelsen behöver utredas på kontoret, om en oplanerad offentlig kontroll med anledning av bristande efterlevnad behöver utföras eller om uppföljningen tar tid från den planerade kontrollen vid en ordinarie kontroll. Om avvikelsen inte leder till extra kostnader finns inte grund för en avgift. Se artikel 79.2 c i förordning (EU) 2017/625, och 11 § förordningen (2006:1166).

  • Har avgifter för offentlig kontroll med anledning av bristande efterlevnad, godkännande och registrering tagits in då det varit aktuellt?

Exempel på avvikelse          

  • Myndigheten hade inte säkerställt att det fanns tillräckliga finansiella resurser./ Myndigheten hade inte avgiftsfinansiering för den planerade kontrollen./ Myndigheten hade inte säkerställt finansiering av offentlig livsmedelskontroll i primärproduktionen. 

    Exempel: Timtaxan var för låg/Kontroll kunde inte utföras på grund av otillräckliga finansiella resurser/Uppgift saknades om vilka ekonomiska resurser myndigheten behövde för att fullgöra myndighetens offentliga livsmedelskontroll i primärproduktionen, exklusive tvärvillkorskontroll.

  • Myndigheten tog inte in avgift för oplanerad offentlig kontroll med anledning av bristande efterlevnad/godkännande/registrering. 

  • Myndigheten tog inte in årlig kontrollavgift av samtliga livsmedelsaktörer.

  • Myndigheten kunde inte visa att de avgifter som togs ut motsvarade kostnaderna för planerad kontroll/oplanerad offentlig kontroll med anledning av bristande efterlevnad /godkännande/registrering.

    Exempel: Myndigheten var inte medveten om kostnaderna för kontrollen/Underlaget för timtaxan var bristfällig/Kostnaderna för offentlig livsmedelskontroll särredovisades inte. 

  • Myndigheten hade tagit in årliga kontrollavgifter men inte utfört den planerade kontrollen. Avgifterna hade finansierat annan verksamhet på myndigheten./Myndigheten hade skjutit kontroll framför sig, men inte säkerställt finansieringen för att utföra denna kontroll kommande år. 
     
  • Myndigheten hade återbetalat hela eller delar av kontrollavgifter till livsmedelsaktörer.

Kontrollpersonal

Krav

De behöriga myndigheterna ska ha, eller ha tillgång till, tillräckligt stor för ändamålet väl kvalificerad och erfaren personal, så att offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet kan utföras på ett effektivt och verkningsfullt sätt. Se artikel 5.1 e i förordning (EU) 2017/625.

Förslag på frågor att ställa

  • Är den personal som finns tillräcklig för att kontroll ska kunna utföras? Har den planerade kontrollen utförts bakåt i tiden?   

    En uppskattning av hur myndigheten ligger till kan göras genom att jämföra utfallet (utförd kontroll hittills under året) med den kontroll som återstår enligt planen. Detta kan även göras för tidigare år. Inför revisionen kan information om kontrollerade anläggningar vid en viss myndighet hämtas från myndighetsrapporteringen via Uttagswebben på Livstecknet. Om kontrollen inte har utförts enligt plan kan man diskutera om det beror på personalbrist, och i så fall om behovet av personal är felaktigt beräknat eller liknande.

    Data i Uttagswebben är hämtad från myndighetsrapporteringen som Livsmedelsverket och kommunerna årligen skickar till Livsmedelsverket enligt särskilda anvisningar. För tillgång till data från länsstyrelser behöver Livsmedelsverket kontaktas. Sidan ger också vägledning och exempel på hur Uttagswebben används och hur beräkningar kan göras.

    Livstecknet

  • Hur vet myndigheten hur mycket och för ändamålet väl kvalificerad och erfaren personal som krävs utifrån dess kontrolluppdrag?Myndigheten kan till exempel ha gjort en behovsinventering (resursutredning) där hänsyn tagits till kontrollmyndighetens uppdrag och ansvar, exempelvis:

    Av myndighetens kontrollplan ska det framgå vilka personella resurser myndigheten behöver för att fullgöra sina kontrolluppgifter. Se 3 e § i LIVSFS 2005:21.
    - Antal och typ av livsmedelsaktörer.
    - Kontrollbehov vid respektive aktör: kontrolltid/kontrollfrekvens utifrån riskklassning, se revisionsområdet Riskbaserad kontroll.
    - Tid för övriga arbetsuppgifter, t.ex. oplanerad kontroll vid anmälningar och klagomål, oplanerad kontroll med anledning av bristande efterlevnad, registreringar, serviceskyldighet.

    Riskbaserad kontroll

    Personalen kan ha andra tidskrävande uppgifter utöver livsmedelskontroll. Vid kommunala kontrollmyndigheter kan det röra sig om miljö- eller hälsoskydd, tobak, alkohol och liknande, och vid länsstyrelser kan det t.ex. handla om kontroll av foder- och djurskyddslagstiftning, samt kontroll av tvärvillkor för att en aktör ska få jordbrukarstöd. Har hänsyn tagits till det? För kommunala kontrollmyndigheter finns ett verktyg för fördelning av tid för kontrollpersonal på SKR:s hemsida.

    Underlag för att beräkna handläggningskostnad per timme - SKR

  • Har myndigheten tillgång till för ändamålet väl kvalificerad och erfaren personal som motsvarar myndighetens behov?

    Myndigheten kan med en behovsinventering visa hur mycket personal och med vilken kompetens som behövs och finns utifrån kontrolluppdraget och myndighetens samtliga livsmedelsaktörer. Personalen kan vara anställd på myndigheten eller finnas tillgänglig exempelvis via en myndighetssamverkan av något slag.  

Läs mer om personal och tid

Tid - en viktig faktor i planeringen

Om personal saknas i förhållande till behovet:

  • Hur har myndigheten planerat att komma till rätta med personalbristen?
  • Har myndigheten någon strategi och har den genomförts?
  • Har beslut fattats om att exempelvis rekrytera ytterligare personal eller att samverka med en annan myndighet?
  • Hur görs prioriteringar av verksamheten med hänsyn tagen till befintliga resurser?
    Myndigheten kan exempelvis ha prioriterat anläggningar med hög risk, anläggningar som av erfarenhet bör kontrolleras oftare, eller anläggningar med lägre risk där det finns en stor kontrolltidsskuld.

Beroende av myndighetens svar kan det baserat på samma iakttagelse, förutom att bli en avvikelse inom revisionsområdet Kontrollpersonal, bli en avvikelse inom annat revisionsområde (dvs. en iakttagelse blir två avvikelser i revisionsrapporten):

  • Om myndigheten inte vidtagit åtgärder mot, eller inte varit medveten om personalbristen blir det en avvikelse även på revisionsområdet Uppföljning.
  • Om myndigheten inte utfört den planerade kontrollen/inte gjort riskbaserade prioriteringar till följd av personalbristen blir det en avvikelse även på området Riskbaserad kontroll. 

    Riskbaserad kontroll

Exempel på avvikelse

  • Myndigheten hade inte tillgång till tillräckligt med personal för att utföra sitt kontrolluppdrag.
     
  • Myndigheten hade ingen aktuell behovsinventering. Det var oklart om det fanns tillräckligt med personal för att utföra livsmedelskontrollen.

Kompetens

Krav

De behöriga myndigheterna ska ha för ändamålet väl kvalificerad och erfaren personal, så att offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet kan utföras på ett effektivt och verkningsfullt sätt. Se artikel 5.1 e i förordning (EU) 2017/625.

Personal som utför offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet ska få ändamålsenlig utbildning för sitt kompetensområde så att den på ett kompetent sätt kan utföra sina uppgifter på ett enhetligt sätt. Personalen ska hålla sig uppdaterad på respektive kompetensområde och vid behov få regelbunden vidareutbildning. Personalen ska få utbildning på de områden som anges i kapitel I i bilaga II och om behöriga myndigheters skyldigheter till följd av förordning (EU) 2017/625 på lämpligt sätt. Se artikel 5.4 och kapitel I i bilaga II till förordning (EU) 2017/625.

Även myndighetens ledning måste ha tillräcklig kompetens för att kunna sköta kontrolluppdraget. Den behöver exempelvis kunna bedöma myndighetens kompetensbehov vid rekrytering och val av utbildningar för kontrollpersonalen.

Läs mer om kompetens:

Kompetens - en framgångsfaktor 

Förslag på frågor att ställa

  • Har myndigheten en kompetensförsörjningsplan?

    Den kan ibland bestå av flera olika dokument. Av kompetensförsörjningsplanen ska framgå:
    - Den kompetens som myndigheten behöver för att fullgöra sina kontrolluppgifter
    - Den kompetens som finns hos myndighetens personal (samt andra personer som bedriver kontrollverksamhet för myndigheten)
    - Behovet av kompetensutveckling hos personalen
    - Hur myndigheten avser att uppfylla kraven på kompetensförsörjning

    Se 3 g § i LIVSFS 2005:21

    Myndigheten behöver inventera personalens kompetens (vad finns på myndigheten idag och vad behövs i framtiden) med hänsyn till dess uppdrag och ansvar, som:
    - Anläggningstyper och produktionsinriktningar och de behov av kunskap om processer, relevanta faror, lagstiftning och annat som följer med dessa.
    - Generell kompetens i förvaltningsrätt, livsmedelslagstiftning, kontrollmetoder etc.I kapitel I i bilaga II till förordning (EU) 2017/625 finns en lista över ämnesområden för utbildning av personal som utför offentlig kontroll eller annan offentlig verksamhet.
     
     
  • Hur uppdateras kompetensförsörjningsplanen?

    Kompetensförsörjningsplanen ska hållas uppdaterad. Se 3 g § i LIVSFS 2005:21. Den kan behöva uppdateras exempelvis när nya livsmedelsaktörer tillkommer, lagstiftningen ändras, personal börjar eller slutar, eller har längre tjänstledighet.

  • Har myndigheten tillgång till rätt kompetens?  

    Finns rätt kompetens i förhållande till de livsmedelsaktörer kontrollerar? Är rätt person på rätt ställe? Myndigheten ska inte bara se till att kompetens finns på myndigheten, rätt kompetens ska också användas där den behövs. Skuggkontrollen är ett utmärkt tillfälle för bedömning av personalens faktiska kompetens.

  • Hur säkerställer myndigheten att personalen håller sig uppdaterade på sina respektive kompetensområden och får vidareutbildning vid behov?

    Exempelvis fortbildningskurser, specialiseringskurser, konferenser, deltagande i nätverk, praktik, tid för inläsning, eller kunskapsöverföring mellan kontrollpersonal inom eller mellan myndigheter. Har planerade utbildningsinsatser genomförts? Vilka kompetensutvecklingsinsatser har personalen deltagit i och vilka finns planerade?

Exempel på avvikelse

  • Det saknades en kompetensförsörjningsplan på myndigheten./ Myndighetens kompetensförsörjningsplan innehöll inte alla föreskrivna uppgifter:
    - Det saknades uppgifter om vilken kompetens myndigheten behöver för att fullgöra sina kontrolluppgifter
    - Det saknades uppgifter om vilken kompetens som finns hos personalen (eller andra personer som bedriver kontrollverksamhet för myndigheten)
    - Det saknades uppgifter om behovet av kompetensutveckling hos personalen
    - Det saknades uppgifter om hur myndigheten avser att uppfylla kraven på kompetensförsörjning

  •  Myndighetens kompetensförsörjningsplan var inte uppdaterad.

  •  Myndighetens kompetensförsörjningsplan följdes inte./Personalen fick ingen vidareutbildning.
     
  • Myndigheten hade inte tillräcklig kompetens för att utföra kontroll av/göra vissa bedömningar/upptäcka avvikelser vid kontroll av ett visst område eller en viss lagstiftning (t.ex. vid en skuggkontroll av temperatur i butik, dricksvatten, HACCP på mejeri, fruktodling).

Utrustning och utrymmen

Krav

De behöriga myndigheterna ska ha lämpliga och väl underhållna anläggningar och väl underhållen utrustning, så att personalen kan utföra offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet på ett effektivt och verkningsfullt sätt. Se artikel 5.1 f i förordning (EU) 2017/625.

 

Läs mer om kalibrering av termometrar etc:

Temperatur

Förslag på frågor att ställa

  • Har myndigheten lämpliga lokaler och utrustning så att personalen kan utföra sitt arbete på ett effektivt och verkningsfullt sätt?

  • Har kontrollpersonalen tillgång till lämpliga skyddskläder i tillräckligt antal?

    Exempelvis skyddsrockar, mössor med hårnät och skoskydd. Det ska finnas en rutin för hur och när skyddskläderna ska tvättas om inte engångskläder används. Myndigheten kan ha som rutin att skyddskläderna tvättas hemma av personalen, vilket kan godtas om det sker på ett hygieniskt sätt. Samma krav som ställs på livsmedelsaktörernas skyddskläder kan ställas på myndighetens.

  • Har kontrollmyndigheten tillgång till relevant provtagningsutrustning i tillräcklig mängd? 

    Det kan röra sig om sterila provtagningsburkar och annat provtagningsmaterial. Prov ska kunna tas även utanför arbetstid.

  • Har myndigheten tillgång till utrymmen för att förvara prover och beslagtagna livsmedel vid lämplig temperatur och utan risk för kontamination? 

    Livsmedelsprover kan exempelvis förvaras i kyl- och frysutrymmen som vid aktuell kontroll bara används till livsmedelsprover, eller i en isolerad kylväska för direkt vidare transport till laboratorium. Om kyl- och frysutrymmet normalt används för exempelvis personalens matlådor ska myndigheten ha en rutin som säkerställer att utrymmet töms och rengörs vid behov innan livsmedelsprover ställs in för förvaring – det är viktigt att kylutrymmet kan hålla avsedd temperatur och att kontaminering undviks. Större mängder beslagtagna livsmedel kan förvaras i kyl- och frysutrymmen på myndigheten eller så kan det finnas ett avtal med företag och andra myndigheter. Myndigheten kan ha en rutin om att beslut kan fattas om omedelbar kassering (som myndigheten övervakar) eller att livsmedel med saluförbud märks upp med plomberingstejp, dokumenteras och står kvar på anläggningen. Vilken hantering av beslagtagna livsmedel som är mest lämpligt i den enskilda situationen varierar från fall till fall. Ett fysiskt utrymme för förvaring behöver alltså inte finnas på myndigheten om det finns en rutin eller ett avtal om var och hur dessa livsmedel ska förvaras vid rätt temperatur.

  • Hur kontrollerar myndigheten de mätinstrument som används i kontrollen? Finns det dokumentation och en rutin för när termometrar ska kalibreras eller kontrolleras mot en referenstermometer?

    Den termometer som myndigheten använder i kontrollen behöver vara kalibrerad eller kontrollerad mot en spårbart kalibrerad referenstermometer för att säkerställa tillförlitliga resultat. Livsmedelsverket rekommenderar att brukstermometrarna kontrolleras ungefär en gång i kvartalet mot en referenstermometer som årligen kalibreras på ett ackrediterat kalibreringslaboratorium. Myndigheten ska kunna motivera hur den säkerställer att mätningarna är tillförlitliga när de används i kontrollen. Att hänvisa till livsmedelsaktörernas egna termometrar är inte godtagbart eftersom deras mätningar ska kunna verifieras. Att hävda att termometrar inte används vid kontroll skulle innebära att en rad kontrollområden förknippade med risker inte kan kontrolleras på ett lämpligt sätt. Se revisionsområdet Riskbaserad kontroll. Extra kalibrering eller kontroll kan behövas om en termometer utsatts för vibrationer, stötar eller kraftiga temperaturvariationer. Myndigheten kan istället för att kalibrera en termometer, välja att köpa en ny. Om myndigheten kalibrerar termometrar, be om att få se kalibreringsintyget.

    Riskbaserad kontroll

  • Är de temperaturgivare och mätinstrument som använts och används i kontrollen kalibrerade/kontrollerade och eventuellt justerade?

    Har termometrar använts i kontrollen? Har bedömningen avvikelse gjorts baserat på en temperaturmätning? Var den använda termometern kalibrerad eller kontrollerad?  

Exempel på avvikelse

  • Myndigheten hade inte lämpliga lokaler eller utrustning så att personalen kunde utföra sitt arbete på ett effektivt och verkningsfullt sätt.

  • Myndigheten saknade eller hade inte tillräckligt med ändamålsenliga skyddskläder/provtagningsutrustning.

  • Myndigheten saknade tillgång till lämpliga kyl- och frysutrymmen för förvaring av livsmedelsprov./Myndigheten saknade tillgång till lämpliga utrymmen för förvaring av större mängder beslagtagna livsmedel, eller saknade annan rutin för att hantera detta.

  • Myndigheten hade inte säkerställt att temperaturgivare eller andra mätinstrument var tillförlitliga vid utförandet av kontroll.

  • Myndigheten saknade tillgång till lämpliga utrymmen för förvaring av större mängder beslagtagna livsmedel, eller saknade rutin för att hantera detta.

Registrering, godkännande, anläggningsförteckning

Krav

Den behöriga myndigheten ska upprätta en förteckning över aktörer och hålla den uppdaterad. Se artikel 10.2 i förordning (EU) 2017/625.

Behöriga myndigheter ska fastställa förfaranden som livsmedelsföretagare ska följa när de ansöker om godkännande av sina anläggningar i enlighet med förordningarna (EG) nr 852/2004 och (EG) nr 853/2004. Se artikel 148 i förordning (EU) 2017/625.

Myndigheternas ansvar för registrering och godkännande regleras i livsmedelsförordningen. Se 23 § i livsmedelsförordningen (2006:813). Den myndighet som registrerar eller godkänner en anläggning har även kontrollansvaret för anläggningen. Se 25 § i livsmedelsförordningen (2006:813). Alla primärproducenter ska registreras hos länsstyrelserna, förutom de som producerar groddar och frön som ska godkännas. Se förordning (EU) nr 210/2013. Myndigheterna ska till Livsmedelsverket lämna uppgifter om registrerade aktörer, enligt verkets anvisningar för aktuellt år. Se 2 § LIVSFS 2009:13.

Livsmedelsaktören ska anmäla till sin kontrollmyndighet vilken verksamhet som bedrivs eller kommer att bedrivas, och är skyldig att informera om avsevärda förändringar i verksamheten så att kontrollmyndigheten alltid har aktuell information. Se artikel 6 i förordning (EG) nr 852/2004 och artikel 4 i förordning (EG) nr 853/2004. Kravet på registrering gäller även för anläggningar som producerar dricksvatten. Se 7 och 13 §§ i LIVSFS 2005:20. Myndighet kan förbjuda att verksamhet bedrivs utan registrering. Myndigheterna kan ta fram egna blanketter eller e-tjänster för registrering eller godkännande som underlättar registreringen eller en ansökan om godkännande.

Förslag på frågor att ställa

  • Har myndigheten förteckningar över registrerade och godkända aktörer?  

    Dessa förteckningar kan finnas i Miljöreda, Vision, Ecos, Castor, Primör, annat elektroniskt system som Excel, eller vara dokumenterade på annat sätt. Informationen ska vara aktuell både vad gäller vilka aktörer som finns och vilka uppgifter som finns om respektive aktör. Att uppgifterna är korrekta är viktigt då de ligger till grund för exempelvis beslut om årlig kontrollavgift och riskklassning. Se revisionsområdena Finansiering och Riskbaserad kontroll.

    Finansiering

    Riskbaserad kontroll

  •  Hur uppdateras förteckningen när nya aktörer tillkommer och när verksamheter upphör eller förändras? Hur kontrolleras att uppgifterna i förteckningen stämmer? 

    Vid myndighetens kontroller kan det ingå att kontrollera om uppgifterna om aktörerna är korrekta. Har exempelvis produktionen förändrats eller nya utrymmen tillkommit eller tagits bort? Har en registrerad anläggning ändrats så att den helt eller delvis omfattas av krav på godkännande enligt förordning (EG) nr 853/2004, eller är primärproducent så att kontrollansvaret behöver flyttas till en annan myndighet? Om myndigheten har kännedom om att en livsmedelsverksamhet bedrivs utan att vara registrerad eller godkänd ska myndigheten vidta åtgärder så att företagaren avhjälper denna avvikelse mot lagstiftningen. Om en livsmedelsföretagare påbörjat sin verksamhet vid en anläggning utan att anmäla detta till sin kontrollmyndighet ska myndigheten ta ut en sanktionsavgift. Se 39 c § i livsmedelsförordningen (2006:813).

  • Har myndigheten rapporterat till Livsmedelsverket enligt anvisning?

 Läs mer om registrering och godkännande:

Registrering och godkännande

Sanktionsavgifter

Exempel på avvikelse

  • Myndigheten saknade en förteckning över registrerade eller godkända aktörer./Myndigheten saknade förteckning över registrerade dricksvattenanläggningar vid aktörer med egen dricksvattenförsörjning.

  • Myndigheten var medveten om att det fanns verksamma livsmedelsaktörer som inte var registrerade eller godkända, men hade inte vidtagit åtgärder mot detta och tagit ut en sanktionsavgift.

  • Myndigheten var medveten om att vissa verksamheter förändrats (exempelvis genom att ha observerat förändringarna under en kontroll) eller lagts ner, men hade inte uppdaterat förteckningen därefter.

  • Myndigheten hade inte rapporterat till Livsmedelsverket enligt anvisningar gällande rapportering av livsmedelskontrollen i primärproduktionen.

Riskbaserad kontroll

Krav

De behöriga myndigheterna ska regelbundet och med lämplig frekvens utföra riskbaserad offentlig kontroll av alla aktörer med hänsyn till identifierade risker (förbundna med djur och varor, de verksamheter som står under aktörens kontroll, den plats där aktören bedriver sin verksamhet, samt användning av produkter, processer, material eller ämnen som kan inverka på livsmedels säkerhet, integritet och hälsosamhet), uppgifter som tyder på att konsumenter sannolikt vilseleds, aktörernas tidigare resultat vid offentlig kontroll, tillförlitligheten hos och resultatet av de egenkontroller som aktörerna utfört, inklusive privata kvalitetssäkringssystem där så är lämpligt, och information som kan tyda på bristande efterlevnad. Se artikel 9.1 i förordning (EU) 2017/625.

De behöriga myndigheterna ska utföra offentliga kontroller regelbundet och med lämplig riskbaserad frekvens för att identifiera eventuella avsiktliga överträdelser som begåtts genom bedrägligt eller vilseledande agerande med beaktande av information som tyder på detta, särskilt via det administrativa stöd som föreskrivs i artiklarna 102-108 i förordning (EU) 2017/625. Se artikel 9.2 i förordning (EU) 2017/625.

Offentlig kontroll ska genomföras utan föranmälan, utom då en föranmälan är nödvändig och vederbörligen motiverad för att offentlig kontroll ska kunna utföras. Se artikel 9.4 i förordning (EU) 2017/625.

Offentlig kontroll ska i möjligaste mån utföras med minsta möjliga administrativa börda och verksamhetsstörningar för aktörerna, utan att detta inverkar negativt på kontrollernas verkningsfullhet. Se artikel 9.5 i förordning (EU) 2017/625.

Offentlig kontroll ska inbegripa följande metoder och tekniker beroende på vad som är lämpligt: granskning av kontroller som aktörerna har inrättat, och deras resultat, inspektion, kontroll av hygienförhållanden, bedömning av förfaranden för god tillverkningssed, god lantbrukssed, och förfaranden som grundar sig på HACCP-principerna, granskning av dokument, utfrågning av aktörer och dess personal, verifieringar av mätningar som aktören gjort och andra testresultat, provtagning, analys, diagnostik och tester, revision, och annan verksamhet som är nödvändig för att identifiera bristande efterlevnad. Se artikel 14 i förordning (EU) 2017/625.

Riskbaserad kontroll innebär att myndigheten behöver fokusera kontrollen på rätt saker (anläggningar, anläggningstyper (produktionsinriktningar), varor, varuslag eller områden för kontroll) och använda rätt metod eller teknik för att upptäcka eventuella avvikelser. Kontrollen ska utföras vid rätt tillfälle, med relevant kontrollfokus och med lämpligast kontrollmetod och frekvens, beroende av risker och erfarenheter av aktörens verksamhet. Myndigheten ska årligen fastställa en plan för kontrollen. Planen ska gälla en period om minst tre år (innevarande och kommande år) och omfatta myndighetens samtliga ansvarsområden. Se 3 e § i LIVSFS 2005:21.

Kravet på riskbaserad kontroll gäller även dricksvatten. Se 3 c § i LIVSFS 2005:21.

Läs mer om riskbaserad kontroll

Verksamhetsstyrning i kontrollen

Riskbaserad foder- och livsmedelskontroll - primärproduktion

Riskklassning av livsmedelsanläggningar

Risk Based Planning of Official Controls - Icke bindande referensdokument av nätverket för fleråriga nationella kontrollplaner vid Sante F.

Förslag på frågor att ställa

  • Har myndigheten fastställt en kontrollplan?

    Av planen ska framgå:
    - En bedömning av behovet av livsmedelskontroll inom myndighetens ansvarsområde.
    - Myndighetens prioriteringar för varje år vad gäller kontroll av anläggningar, anläggningstyper, varor, varuslag eller kontrollområden.
    - Hur myndigheten avser använda olika kontrollmetoder, särskilt provtagning.
    - De personella, ekonomiska och andra resurser som myndigheten behöver. (OBS! Granskas främst vid revisionsområdena Kontrollpersonal och Finansiering)
    - Hur inriktning, mål och prioriteringar i NKP har beaktats. (OBS! Granskas främst vid revisionsområdet Mål)
    - Hur myndighetens utvärderingar av genomförd kontroll har beaktats. (OBS! Granskas främst vid revisionsområdet Uppföljning) 

    Se 3 e § i LIVSFS 2005:21.

  • Används erfarenhetsmodulen eller motsvarande? Finns det någon rutin för när den ändras?
    Hur avgör myndigheten behovet av livsmedelskontroll?

    De flesta kontrollmyndigheter använder sig av Livsmedelsverkets nationella riskklassningsmodell för att riskklassa sina aktörer. Se Läs-mer-rutan. Kontrollmyndigheten kan dock välja att skapa en helt egen riskmodell. Har myndigheten i så fall säkerställt att kraven i artikel 9 i förordning (EU) 2017/625 är uppfyllda (3 c § i LIVSFS 2005:21 vad gäller dricksvatten)? Om myndigheten använder Livsmedelsverkets modell för kontroll i leden efter primärproduktion, men gjort vissa avsteg, exempelvis inte använt erfarenhetsklasserna – hur tar myndigheten i så fall hänsyn till tidigare kontrollresultat?

  • Hur ser myndigheten till att den har aktuell och tillräcklig information för att riskklassificera varje anläggning? Finns sådan information?

    Exempel på uppgifter är typ av verksamhet, vilka livsmedel som hanteras, storlek, eventuellt känsliga konsumentgrupper, märkningsansvar och tidigare kontrollresultat. Om myndigheten har valt en egen modell för riskklassning, se om det finns tillräckliga uppgifter för att uppfylla kraven i artikel 9 i förordning (EU) 2017/625 (och 3 c § i LIVSFS 2005:21 vad gäller dricksvatten). Kontrollera om tillräckliga uppgifter finns för några av anläggningarna genom att göra stickprov. 

  • Hur väljer myndigheten kontrollfokus och kontrollmetoder/tekniker?  

    För att upptäcka avvikelser är det viktigt att rätt områden kontrolleras och att rätt kontrollmetod används. All lagstiftning kan vara svårt att kontrollera vid varje kontrolltillfälle och all lagstiftning är inte relevant på alla anläggningar. I Kontrollwiki ges stöd kring vad som är relevant och bör prioriteras vid kontroll av en viss bransch eller typ av anläggning

    Väljs den kontrollmetod/teknik som ger störst möjlighet att upptäcka avvikelser inom det lagstiftningsområde som valts? Metoden bör väljas med hänsyn till syftet med kontrollen. Vad ska kontrollen ge svar på? Är det lämpligast med en inspektion, en revision, eller provtagning? Bör dokument granskas eller bör också intervjuer och observationer användas? Hur tänker myndigheten kring val av kontrollmetod? Av kontrollplanen ska det framgå hur myndigheten tänker använda olika kontrollmetoder, särskilt provtagning.  

  • Har kontrollplanen följts – det vill säga har den riskbaserade kontrollen utförts?   

    Detta är en mycket relevant fråga. Hur ser utfallet ut? Är myndigheten i fas med sin planering eller har en kontrolltidsskuld byggts upp? Finns tidigare kontrolltidsskulder med i kontrollplanen?

    Information om myndighetens tidigare kontroller kan hämtas innan revisionen från myndighetsrapporteringen via Uttagswebben på Livstecknet. Genom att granska myndighetsrapporteringen får revisorn en bild av hur mycket kontroll myndigheten utfört och informationen är ett bra diskussionsunderlag vid revisionen.

    Data i Uttagswebben är hämtad från myndighetsrapporteringen som Livsmedelsverket och kommunerna årligen skickar till Livsmedelsverket. För tillgång till data från länsstyrelser behöver Livsmedelsverket kontaktas. Sidan ger också vägledning och exempel på hur Uttagswebben används och hur beräkningar kan göras.

    Livstecknet

  • Hur ser myndighetens riskklassning och planerad kontrolltid ut för några högriskanläggningar och några anläggningar med lite kontrolltid? Har planerad kontroll utförts?

  • Har myndighetens kontroll i huvudsak utförts utan föranmälan?

    Kontroll ska genomföras utan förvarning utom då en föranmälan är nödvändig och motiverad för att kontrollen ska kunna utföras. I samband med revision kan det exempelvis krävas att aktören underrättas i förväg, eller vid kontroll av små och obemannade dricksvattenanläggningar. Information om hur myndigheten tidigare gjort kan inför revisionen hämtas från myndighetsrapporteringen via Uttagswebben på Livstecknet (se frågan ovan). Om myndigheten i huvudsak utför föranmälda kontroller måste det finnas en god motivering till varför det bedömts som nödvändigt. Föranmälda kontroller är vanliga vid kontroll i primärproduktionen där även kontrollfrekvensen är låg. Motiveringar som kan vara tillräckliga där är långa avstånd och att många av de företag som ska kontrolleras bedriver sin verksamhet på deltid. För att få tag på rätt person och dokument vid kontrollerna har myndighetenen därför valt att föranmäla kontroller, vilket minimerar aktörernas administrativa börda och verksamhetsstörningar. Motiveringen påverkas också av vilken lagstiftning som kontrolleras och kontrollmetod som används, då detta kan påverka verkningsfullheten.

  • Vid en eventuell skuggkontroll, utförs den offentliga kontrollen på ett riskbaserat vis?

    Är kontrollfokus och utvalda kontrollmetoder lämpliga och relevanta? Är kontrollpersonalen flexibel om någon betydande risk utanför det som planerats noteras?

Exempel på avvikelse

  • Det saknades en fastställd kontrollplan på myndigheten./Myndighetens kontrollplan innehöll inte alla föreskrivna uppgifter.

  • Myndigheten följde inte sin kontrollplan/ Myndigheten hade byggt upp en kontrolltidsskuld till livsmedelsaktörerna./Myndigheten utförde ingen, eller mycket begränsad kontroll.

  • Myndighetens kontrollplan var inte riskbaserad./Myndigheten hade i sin planering inte tagit hänsyn till identifierade risker, uppgifter som tyder på att konsumenter vilseleds, aktörernas tidigare resultat, tillförlitligheten hos och resultatet av de egenkontroller som aktörerna utfört, eller privata kvalitetssäkringssystem, eller information som kan tyda på bristande efterlevnad.

  • Myndigheten hade inte tagit hänsyn till kontrollområden och kontrollmetoder/tekniker i planeringen av kontrollen./Myndigheten valde inte den lämpligaste kontrollmetoden vid kontroll av ett visst lagkrav.

  • Myndigheten utförde i huvudsak föranmälda kontroller, utan att kunna motivera detta.

  • Vid skuggkontrollen var valet av kontrollfokus och kontrollmetoder inte riskbaserat.

  • Myndigheten hade inte fastställt undersökningsprogram för dricksvattenanläggningar./ Myndigheten hade inte fastställt faroanalys för dricksvattenanläggningar.
    OBS! endast aktuellt vid revision av myndighetens kontroll på området dricksvatten. 

Rutiner och enhetlighet

Krav

De behöriga myndigheterna ska ha förfaranden och/eller arrangemang för att säkerställa kvaliteten och enhetligheten i fråga om offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet på alla nivåer. Se artikel 5.1 b i förordning (EU) 2017/625.

De behöriga myndigheterna ska utföra offentlig kontroll i enlighet med dokumenterade förfaranden. Dessa förfaranden ska omfatta de områden som anges i kapitel II i bilaga II till förordning (EU) 2017/625 och innehålla instruktioner till den personal som utför offentlig kontroll. Se artikel 5.1 b i förordning (EU) 2017/625. Dessa förfaranden ska på lämpligt sätt uppdateras. Se artikel 12.1 och kapitel II i bilaga II till förordning (EU) 2017/625.

Enhetlighet och kvalitet i kontrollen uppnås bland annat genom gemensamma arbetssätt och rutiner som personalen arbetar efter. Behovet av dokumenterade rutiner kan variera mellan olika myndigheter beroende av exempelvis organisation, verksamhet och storlek. En ensam kontrollpersonal är troligen inte lika beroende av dokumenterade rutiner för att klara av sitt arbete som personalen vid en myndighet med många anställda där enhetlighet kan bli svår att uppnå annars. Dock kan en liten myndighet vara sårbar om personalen exempelvis blir sjuk eller slutar, och då är det viktigt att kontrollen kan fortsätta som innan.

De rutiner som ska vara dokumenterade framgår av artikel 12.1 och kapitel II i bilaga II till förordning (EU) 2017/625 (3 d § i LIVSFS 2005:21 vad gäller dricksvatten). Bland dessa områden finns organisation och förhållande till andra myndigheter eller de som uppgifter delegerats till, de mål som ska uppnås, personalens uppgifter, ansvar och skyldigheter, provtagningsförfaranden, kontrollmetoder och kontrolltekniker, tolkning av resultat, åtgärder som ska vidtas till följd av kontroll, beslut, samarbeten med andra enheter eller aktörer, verifiering av att metoder för provtagning och laboratorieanalys är verkningsfulla, samt annan verksamhet eller information som krävs för att kontrollen ska vara verkningsfull. Det sistnämnda beror alltså på myndighetens verksamhet och funktion. Se även revisionsområdena Riskbaserad kontroll och Provtagning och analys.

Riskbaserad kontroll

Provtagning och analys

Det finns inget krav på att dokumenterade rutiner ska antas av nämnden eller fastställas av chefen. Ofta har nämnden delegerat ansvaret för att rutinerna ska finnas till chefen. Chefen kan i sin tur ha delegerat uppdateringsarbetet till handläggarnivå. Det ska dock finnas ett verifieringssystem på myndigheten som innebär att ledningen kontrollerar att det fungerar - att kontrollen verkligen utförs enligt dokumenterade rutiner och att all personal använder sig av en aktuell version. Se även revisionsområdet Uppföljning.

Uppföljning

Andra metoder för att uppnå enhetlighet är att exempelvis utföra saminspektioner (inom myndigheten eller tillsammans med andra myndigheter), jämföra och diskutera bedömningar och delta i olika samsynsprojekt.

Förslag på frågor att ställa

  • Hur vet kontrollpersonalen vad som ska kontrolleras? Och hur det ska kontrolleras? Hur vet personalen hur de ska gå till väga när de noterat en avvikelse vid kontroll?

  • Finns rutiner, mallar och gemensamma arbetssätt för kontrollpersonalen?   

    Exempelvis för provtagning, provhantering, bedömning av analyssvar, handläggning av misstänkta matförgiftningar, rapportskrivning, uppföljningar, åtgärder som myndigheten vidtar då avvikelser konstaterats vid kontroll, instruktion för hur ärenden ska läggas in ärendehanteringssystemet, val och beskrivningar av kontrollmetoder och kontrollområden, genomförande samt handläggning av godkännanden och registreringar.

    Livsmedelsverket har tagit fram flera vägledningar som finns här  i Kontrollwikiför att hjälpa kontrollmyndigheter. Myndigheten kan välja att hänvisa till dessa i sina rutiner. Stödjande material från Livsmedelsverket kan alltså utgöra delar av myndighetens egna rutiner, men det krävs tillägg och kompletteringar för att anpassa dem till den egna verksamheten. T.ex. i en provtagningsrutin: Myndighetens övergripande provtagningsrutin. När tas prover? Vilka laboratorier anlitas? När och hur erbjuds ett andra expertutlåtande/ referensprover? Hur lämnas/skickas prover in till laboratorium? Hur tas prover utanför normal arbetstid? Var förvaras prover? Hur transporteras de? Hur tas resultaten omhand och tolkas inklusive mätosäkerhet? Uppmärksamma vilken lagstiftning som styr provtagningen. Vissa ämnen provtas, t.ex..mykotoxin, enlig specifik lagstiftning som kan ha specifika krav på ovanstående faktorer.


  • Finns rutiner och mallar för exempelvis beslut och kontrollrapporter, och används dessa? 

    Kontrollrapporter och beslut bör skrivas på ett enhetligt sätt och i överensstämmelse med lagstiftningens krav (se även revisionsområdet Kontrollrapporter och Åtgärder vid bristande efterlevnad).

    Kontrollrapporter 

    Åtgärder vid bristande efterlevnad

  • Hur ser myndigheten till att rutiner och mallar hålls uppdaterade? Och att all personal använder den senaste versionen? Har personalen tillgång till, och hittar, den senaste versionen? 

    Hur identifieras uppdateringsbehov? Ser myndigheten regelbundet över sina rutiner? Hur sker justering? Hur görs ändringar kända bland kontrollpersonalen? Fråga olika personal hur de vet vad som ska användas. Granska exempelvis kontrollrapporter och se om all personal använder den senaste versionen eller undersök om personalen har kännedom om en förändring som nyligen gjorts i någon rutin.

  • Bedriver myndigheten kontroll på ett enhetligt sätt?Exempel på avvikelse

    Diskutera och väg även in hur myndigheten arbetar med enhetlighet i övrigt. Utförs till exempel saminspektioner? Deltar personalen i olika nätverk? Jämförs och diskuteras bedömningar, inom myndigheten, utanför myndigheten? Deltar myndigheten i olika projekt för samsyn?

Exempel på avvikelse

  • Myndigheten saknade dokumenterade rutiner på ett eller flera föreskrivna områden, exempelvis provtagning.

  • Myndigheten saknade ett system för att hålla dokumenterade rutiner uppdaterade./Det fanns rutiner som behövde uppdateras, utan att så hade skett.

  • All personal hade inte kännedom om, eller använde sig inte av, den senaste versionen av en viss rutin.
     
  • Myndigheten utförde inte kontroll på ett enhetligt vis. 

Provtagning och analys

Krav

De behöriga myndigheterna ska ha, eller ha tillgång till, lämplig laboratoriekapacitet, och utse officiella ackrediterade laboratorier som får analysera prover som tagits vid offentlig kontroll eller annan offentlig verksamhet. Se artikel 5.1 d i förordning (EU) 2017/625. Laboratorierna ska ha metoder som är förenliga med unionens bestämmelser eller prestationskriterier för dessa metoder. Se artikel 34, 37, 38 och 39 i förordning (EU) 2017/625.

De behöriga myndigheterna ska säkerställa att livsmedelsaktören vars produkter är föremål för provtagning i samband med offentlig kontroll har rätt till ett andra expertutlåtande på aktörens egen bekostnad. Aktören berättigas också att begära att dokumentationen om provtagningen granskas av en annan erkänd expert. Om det är relevant, lämpligt och tekniskt möjligt ska de behöriga myndigheterna när de tar provet, och om aktören begär det, säkerställa att en tillräckligt stor mängd tas för att möjliggöra ett andra expertutlåtande. Om det inte är möjligt ska aktören informeras om detta. Se artikel 35 i förordning (EU) 2017/625.

När det gäller varor som erbjuds till försäljning genom distanskommunikation, får prover som de behöriga myndigheterna beställt av aktörer utan att identifiera sig, användas för offentlig kontroll. Aktörerna ska därefter underrättas om att prover tagits i samband med offentlig kontroll och att de har möjlighet att utöva rätten till ett andra expertutlåtande. Se artikel 36 i förordning (EU) 2017/625.

Ibland är provtagning den enda eller den lämpligaste metoden för att kontrollera ett visst lagstiftningskrav. Provtagning kan exempelvis användas för att påvisa patogena bakterier, toxiska substanser eller otillåtna tillsatser, för att verifiera märkningen av ett livsmedel (näringsinnehåll, djurslag och annat), för att verifiera aktörens egen kontroll, eller för att granska om lagstadgade gränsvärden och kriterier uppfylls. Myndigheten behöver tänka på detta när kontrollen planeras. Det påverkar till exempel upphandlingen av analystjänster och kostnad för kontrollen. Se även revisionsområdena Riskbaserad kontroll, Rutiner och enhetlighet och Finansiering.

Riskbaserad kontroll

Rutiner och enhetlighet

Finansiering

Provtagning är ofta nödvändigt vid till exempel matförgiftningsutbrott. Då är det särskilt viktigt att tillgången till laboratoriekapacitet är säkerställd

Förslag på frågor att ställa

  •  Har myndigheten en plan för provtagning och följs den? 

    Vilka prover finns planerade och när? Myndighetens kontrollplan ska ange hur provtagning ska användas. Se 3 e § i LIVSFS 2005:21. Tas prover endast vid misstänkt matförgiftning? Genomförs provtagningsprojekt? Det finns inget lagkrav som anger exakt hur många prover som ska tas och när, men myndigheten ska välja provtagning som kontrollmetod när det är lämpligast. Se artikel 14 i förordning (EU) 2017/625. OBS! Avsaknad av planering kring provtagning blir en avvikelse inom revisionsområdet Riskbaserad kontroll.

  • Har myndigheten en provtagningsrutin? Hur går myndigheten tillväga vid provtagning? Erbjuds livsmedelsaktören möjlighet till ett andra expertutlåtande i samband med provtagning?

    Rutin för provtagning ska finnas och den ska vara dokumenterad. OBS! Avsaknad av provtagningsrutin blir en avvikelse inom revisionsområdet Rutiner och enhetlighet.
    Be kontrollpersonalen beskriva hur det går till vid en provtagning. Livsmedelsaktören ska få möjlighet till ett andra expertutlåtande och myndigheten ska erbjuda likadana prover som myndigheten tar. Proverna ska hanteras och märkas så att deras rättsliga och analytiska giltighet säkerställs. I de fall produkten är mycket lättfördärvlig eller om det inte finns tillräckliga mängder så ska aktören informeras om att extra prov inte kan tas. Be den personal som brukar ta prover att beskriva hur provtagningen går till. Kontrollera om detta stämmer med myndighetens provtagningsrutiner. 
        
  • Hur arbetar en myndighet som inte använder provtagning som kontrollmetod, som gör det sällan eller enbart gör det med kontrollprojekt som sköts av annan part?

    Be myndigheten beskriva hur den skulle agera om den behöver ta ett större antal prover på förekommen anledning (beredskap, misstanke om fusk, utbrott etc.). Svaret åskådliggör troligen behovet av att säkerställa laboratoriekapacitet med skriftliga överenskommelser eller liknande, se nästa punkt.

  • Har myndighet som regelbundet tillämpar kontrollmetoden provtagning säkerställt att den har tillgång till lämplig laboratoriekapacitet? Finns avtal eller likvärdigt underlag med ackrediterat laboratorium? Har de prover myndigheten tagit analyserats av detta laboratorium? 

    Stöd finns i Livsmedelsverkets vägledning om upphandling av analystjänster. Se Läs-mer-rutan. För att säkerställa tillgången till laboratoriekapacitet behövs avtal med de ackrediterade laboratorier som myndigheten utsett. Granska några analysrapporter och se om proverna har analyserats av ett ackrediterat laboratorium som myndigheten utsett. Har personalen tillgång till journummer så att laboratoriet kan anlitas utanför normal arbetstid vid till exempel matförgiftningsutbrott?

  • Genomförs provtagning och analys enligt de kvalitetskrav som finns? Se artikel 34 i förordning (EU) 2017/625. Transporteras och förvaras prover korrekt och i lämplig temperatur? Se 15 -17 §§ i LIVSFS 2005:21.

    Om det finns analysrapporter där livsmedelsprovets ankomsttemperatur är angiven kan de granskas. Temperaturen ska säkerställas i hela kedjan om den är av betydelse för analysresultatet. Granska även om ackrediterade analysmetoder har använts. Se Läs-mer-rutan.

Exempel på avvikelse  

  • Myndigheten saknade provtagningsplan.

  • Myndigheten hade inte säkerställt tillgången till lämplig laboratoriekapacitet.

  • Myndigheten gav inte livsmedelsaktörerna möjlighet till ett andra expertutlåtande i samband med provtagning.

  • Myndigheten hade inte säkerställt att referensprov togs enligt aktuell lagstiftning.

  • Analyser hade inte genomförts i enlighet med föreskrivna kvalitetskrav/lagstiftningskrav. Proverna hade inte förvarats eller transporterats korrekt.

Kontrollrapporter

Krav

De behöriga myndigheterna ska upprätta skriftlig dokumentation om varje offentlig kontroll som de utför. Dokumentationen kan vara i pappersform eller i elektronisk form. Dokumentation ska innehålla en beskrivning av syftet med kontrollen, de kontrollmetoder som tillämpats, resultaten av kontrollen, och i förekommande fall, de åtgärder som de behöriga myndigheterna kräver att den berörda aktören ska vidta till följd av kontrollen. Se artikel 13.1 i förordning (EU) 2017/625.

Under förutsättning att det är möjligt med hänsyn till rättsliga utredningar eller skyddet för domstolsförfaranden ska aktörer som är föremål för offentlig kontroll på begäran få en kopia av dokumentationen. De behöriga myndigheterna ska skyndsamt skriftligen informera aktören om alla fall av bristande efterlevnad som identifierats vid den offentliga kontrollen. Se artikel 13.2 i förordning (EU) 2017/625.

Kontrollrapporterna kan se olika ut på olika myndigheter men ska alltid innehålla de föreskrivna uppgifterna. De bör skrivas så enkelt och begripligt som möjligt så att aktören med flera förstår resultatet av kontrollen. 

Förslag på frågor att ställa

  • Upprättar myndigheten en kontrollrapport efter utförd kontroll? 

    Vissa myndigheter har valt att enbart lämna ett kontrollkvitto till aktören när inga avvikelser konstaterats. Det är tillräckligt om det finns en fullständig rapport vid myndigheten, alternativt om uppgifter om kontrollmetod, syfte och resultat finns i ett ärendehanteringssystem vid myndigheten som uppfyller kraven på diarieföring och där uppgifterna inte går att ändra i efterhand utan att det framgår av systemet.
  • Får aktören skyndsamt och skriftligen information om eventuella avvikelser efter en kontroll?
  • Innehåller kontrollrapporten syfte, kontrollmetoder, och resultat? 

    Syftet med en kontroll är normalt att kontrollera att aktören följer en viss lagstiftning för att uppnå en viss verkan, som säkra livsmedel som inte är vilseledande. Det görs med lämpliga kontrollmetoder och av resultatet bör det framgå om företaget uppfyller kraven eller inte. När en avvikelse noteras i kontrollrapporten rekommenderas att det det framgår vilket lagstiftningskrav som inte är uppfyllt.

    Granska några kontrollrapporter och kontrollera hur avvikelserna är skrivna och att rapporterna innehåller föreskrivna uppgifter (syfte, kontrollmetoder och resultat). Är det tydligt vad som är en avvikelse mot lagstiftningen? Finns förtäckta beslut i rapporten, det vill säga uttryck som kan uppfattas som tvingande? Det är viktigt för rättssäkerheten att tvingande formuleringar/krav på åtgärder utformas som ett överklagbart beslut i enlighet med svensk förvaltningsrätt. Finns sådana formuleringar i en kontrollrapport som inte går att överklaga kan det indikera att myndigheten inte fattar de beslut som krävs. Se även revisionsområdet Åtgärder vid bristande efterlevnad.

Åtgärder vid bristande efterlevnad

Exempel på avvikelser

  • Myndigheten upprättade inte kontrollrapporter efter utförd kontroll.

  • Myndighetens kontrollrapporter innehöll inte alla föreskrivna uppgifter (syfte, kontrollmetoder och resultat).

  • Myndigheten upprättade kontrollrapporter, men de överlämnades inte till livsmedelsaktören när avvikelser konstaterats.

  • Myndigheten ställde krav på åtgärder i kontrollrapporten, och inte i form av beslut som går att överklaga. 

  • Resultatet i kontrollrapporterna var otydligt.

    Exempel: Det framgick inte vilka iakttagelser som låg till grund för avvikelserna. Det framgick inte vad som var avvikelser. 

Öppenhet

Krav

De behöriga myndigheterna ska utföra offentlig kontroll med en hög grad av öppenhet och ska åtminstone en gång om året, bland annat genom offentliggörande på internet, tillhandahålla allmänheten relevant information om hur den offentliga kontrollen är organiserad och hur den utförs. Se artikel 11.1 i förordning (EU) 2017/625. De behöriga myndigheterna ska fastställa förfaranden för att säkerställa att oriktigheter i den information som tillhandahålls allmänheten vederbörligen rättas till. Se artikel 11.2 i förordning (EU) 2017/625.

Behöriga myndigheter får offentliggöra eller på annat sätt tillhandahålla allmänheten information om klassningen av enskilda aktörer på grundval av resultatet från en eller flera offentliga kontroller, under förutsättning att klassningskriterierna är objektiva, öppet redovisade och allmänt tillgängliga, och lämpliga arrangemang har införts för att säkerställa att klassningsförfarandet är rättvist, enhetligt och öppet. Se artikel 11.3 i förordning (EU) 2017/625.

De behöriga myndigheterna ska säkerställa att information som de inhämtar i samband med offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet inte röjs för tredje part om informationen, enligt nationell lagstiftning eller unionslagstiftning, är av sådan art att den omfattas av tystnadsplikt. Sådan information innefattar information vars röjande skulle undergräva syftet med inspektioner, undersökningar eller revisioner, skyddet av en aktörs eller en annan fysisk eller juridisk persons affärsintressen, eller skyddet för domstolsförfaranden och juridisk rådgivning. Se artikel 8.1-8.3 i förordning (EU) 2017/625.

Information som omfattas av tystnadsplikt får röjas om det finns ett övervägande allmänintresse som motiveras av bland annat risker för människors hälsa, samt riskernas art, allvar och omfattning. Skyldigheterna i fråga om konfidentiell behandling ska inte hindra de behöriga myndigheterna från att offentliggöra eller på annat sätt tillhandahålla allmänheten information om resultatet av offentlig kontroll av enskilda aktörer under förutsättning att den berörda aktören har beretts tillfälle att yttra sig om informationen innan den offentliggörs eller lämnas ut, med beaktande av hur brådskande situationen är, och att informationen tar hänsyn till aktörens synpunkter och offentliggörs eller lämnas ut tillsammans med sådana synpunkter. Se artikel 8.4-8.5 i förordning (EU) 2017/625

I Sverige regleras öppenheten i kontrollen framförallt av tryckfrihetsförordningen ((1949:105)) och offentlighets- och sekretesslagen (Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I korthet innebär detta att alla myndigheter är skyldiga att föra register över dels de handlingar som kommer in till myndigheten, till exempel brev och ansökningar, och dels de handlingar som upprättas vid myndigheten, till exempel beslut och kontrollrapporter. Ett sådant register kallas vanligtvis för diarium. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det går att fastställa om de kommit in eller upprättats, och kan lämnas ut snabbt.

Vem som helst har rätt att begära att få se en handling som finns vid en myndighet. En allmän handling är vanligen också offentlig, så att alla får ta del av den. Vissa handlingar kan dock vara belagda med sekretess. När någon begär ut en handling ska en sekretessprövning göras av myndigheten utifrån gällande lagstiftning.

Förslag på frågor att ställa

  • Har myndigheten ett diarium eller motsvarande?
     
  • Är allmänna handlingar, som kontrollrapporter, beslut och annat registrerade och diarieförda när så krävs, eller hålls ordnade på annat sätt?  

    Allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan hållas ordnade i till exempel Miljöreda, Vision, Ecos, Castor, Platina eller liknande.

  • Hur sker utlämnande av allmänna handlingar på myndigheten? 

    Om du känner till en upprättad handling, t. ex en kontrollrapport, kan detta verifieras genom att den begärs ut innan revisionen. Hur sköts utlämnandet? Kontrollrapporter bör enbart innehålla information som är relevant för ärendet. Innehåller rapporter information som inte bör lämnas ut, exempelvis med hänsyn till aktörens affärsintressen? Redan vid upprättandet av kontrollrapporter bör myndigheten tänka på att inte dokumentera onödiga fakta och namn eller privat fakta om personer, beskrivningar av känsliga arbetssätt, och inte bifoga fotografier som avslöjar känslig information, som recept, särskild tillverkningsutrustning eller annat, om det inte är relevant för ärendet och även ta hänsyn till GDPR-lagstiftning.

  • Har livsmedelsaktörerna möjlighet att yttra sig över exempelvis kontrollrapporter, och lämnas sådana yttranden ut till allmänheten tillsammans med rapporten?

  • Hur informerar myndigheten allmänheten om sin kontrollverksamhet och dess resultat?

    Information kan finnas på myndighetens hemsida, i broschyrer och liknande. Finns information om hur kontrollen utförs och är organiserad? Myndigheterna rapporterar också via myndighetsrapporteringen till den årliga rapport som skickas till EU-kommissionen och som publiceras för allmänheten. Hur gör myndigheten när allmänheten behöver informeras om ett livsmedel som innebär risk för människors hälsa? Se även revisionsområdet Beredskap.

    Beredskap

Exempel på avvikelse

  • Det saknades ett register/diarium eller motsvarande för att hålla allmänna handlingar ordnade och tillgängliga för allmänheten./Kontrollrapporter och andra allmänna handlingar hölls inte ordnade och tillgängliga för allmänheten/var inte registrerade/diarieförda.

  • Myndigheten hade inte tagit hänsyn till krav på sekretess vid registrering och utlämnande av handlingar.

  • Berörda livsmedelsaktörer hade inte haft möjlighet att yttra sig över information som delgavs allmänheten./ Yttranden delgavs inte allmänheten.

  • Allmänheten delgavs inte årligen information om hur myndighetens kontrollverksamhet utfördes och var organiserad.

Åtgärder vid bristande efterlevnad

Krav

Medlemsstaterna ska fastställa regler om sanktioner och vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de tillämpas. Sanktionerna ska vara effektiva, proportionella och avskräckande. Se artikel 139 i förordning (EU) 2017/625.

När de behöriga myndigheterna misstänker bristande efterlevnad ska de utföra en undersökning för att bekräfta eller undanröja dessa misstankar. När de behöriga myndigheterna agerar ska de prioritera åtgärder för att undanröja eller begränsa risker för människors hälsa. Se artikel 137 i förordning (EU) 2017/625.

Om bristande efterlevnad konstateras ska de behöriga myndigheterna vidta alla åtgärder som är nödvändiga för att fastställa orsaken till och omfattningen av den bristande efterlevnaden samt fastställa aktörens ansvar, och lämpliga åtgärder för att säkerställa att den berörda aktören åtgärdar den bristande efterlevnaden och förebygger ytterligare upprepningar. När de behöriga myndigheterna beslutar vilka åtgärder som ska vidtas ska de ta hänsyn till den bristande efterlevnadens art och till den utsträckning i vilken aktören tidigare har efterlevt bestämmelserna. Se artikel 138.1 i förordning (EU) 2017/625.

De behöriga myndigheterna ska till den berörda aktören eller dennes företrädare överlämna en skriftlig underrättelse om sitt beslut angående vilka insatser eller åtgärder som ska vidtas, skälen till beslutet, och information om rätten att överklaga sådana beslut och om de förfaranden och tidsfrister som gäller för sådana överklaganden. Se artikel 138.3 i förordning (EU) 2017/625

När avvikelser upptäcks ska myndigheten vidta lämpliga åtgärder så att företagaren åtgärdar avvikelserna. Det är viktigt att tydliggöra vilka lagstiftningskrav avvikelsen gäller. Exempelvis när det gäller provtagning av ämnen som även kan omfattas av annan lagstiftning än livsmedelslagstiftning. Kontrollmyndigheternas främsta verktyg är administrativa åtgärder, eftersom de kan användas även för gärningar som skulle bedömas som ett ringa brott av en domstol. Exempel på administrativa sanktioner är beslut om att märkning ska ändras, att förbjuda att varor släpps ut på marknaden, att den berörda aktörens får ökad offentlig kontroll, att varor ska återkallas, bortskaffas och destrueras, eller användas för andra ändamål, att hela eller delar av ett företag isoleras eller stängs under en period, främst animalieproducerande företag, att webbplatser läggs ner under en period, att registreringen eller godkännandet för en anläggning återkallas tillfälligt eller slutgiltigt, eller annat som anses motiverat. Se artikel 138.2 i förordning (EU) 2017/625.

Utöver artikel 138.2 i förordning (EU) 2017/625, som bör väljas i första hand, finns kompletterande bestämmelser i livsmedelslagen. Där ges den behöriga myndigheten möjlighet att meddela förelägganden och förbud, och att förena beslut med vite. Se 22, 23 och 30 §§ i livsmedelslagen (2006:804). I vissa fall är den behöriga myndigheten skyldig att besluta om sanktionsavgifter, som när någon påbörjar en verksamhet som är registreringspliktig utan att en anmälan om registrering har gjorts, eller när någon brister i viss journalföring eller dokumentation. Se 30 a § livsmedelslagen (2006:804) och 39 § livsmedelsförordningen (2006:813).

Myndigheten kan också göra en åtalsanmälan om den misstänker brott mot livsmedelslagen. Det förutsätter att överträdelsen är straffbelagd. När en åtalsanmälan gjorts sköter polis och åklagare den rättsliga processen, men kontrollmyndigheten kan behöva lämna ytterligare uppgifter eller kallas som vittne till en rättegång.

Efter det att myndigheten vidtagit en åtgärd behöver den följa upp att åtgärden varit verkningsfull, det vill säga att avvikelserna verkligen åtgärdats, exempelvis genom en uppföljande kontroll. Den avgift som ska tas ut för detta ska inte ses som en administrativ sanktion utan ska användas för att täcka myndighetens extra kostnader. Se revisionsområdet Finansiering.

Finansiering 

Läs mer om åtgärder vid bristande efterlevnad:

Åtgärder vid bristande efterlevnad

Förslag på frågor att ställa

  • Hur går myndigheten tillväga när avvikelser konstaterats hos en livsmedelsaktör? 

    Be myndigheten berätta om hur den arbetar, och be att få se rutinerna för hur åtgärder vidtas till följd av kontroll. Rutinerna ska vara dokumenterade. Se revisionsområdet Rutiner och enhetlighet.

    Rutiner och enhetlighet

  • Har myndigheten fattat beslut om åtgärder? Hur har besluten fattats? Och av vem?

    Granska några beslut. Uppfyller de kraven på beslut? Se artikel 138.3 i förordning (EU) 2017/625 och förvaltningslagen (2017:900). Beslut ska vara skriftliga och beskriva de åtgärder som ska vidtas, lagstöd och skälen till beslutet. De ska vara kommunicerade, gå att överklaga, och vara tidsatta. Valet av tidsfrist ska spegla myndighetens riskbedömning. Vid akut risk kan fristen bli mycket kort och beslutet börja gälla omedelbart, t.ex. vid saluförbud. Har besluten fattats av en behörig person? Se revisionsområdet Befogenheter.

    Befogenheter

    Att beslutet ska vara kommunicerat innebär att livsmedelsaktören ska ha fått ta del av uppgifter av betydelse för ärendet, som innehållet i kontrollrapporten, och haft möjlighet att yttra sig. Myndigheten kan själv välja på vilket sätt kommuniceringen ska ske, exempelvis på plats vid kontrolltillfället, via post, eller muntligt om det inte finns risk för missförstånd. I särskilt allvarliga situationer kan det bli nödvändigt att fatta beslut direkt, utan kommunicering. Se förvaltningslagen (2017:900).

  • Har myndigheten sett till att åtgärder vidtagits av aktören när avvikelser konstaterats vid kontroll? 

    Granska några kontrollrapporter där avvikelser finns noterade. Har myndigheten använt lämpliga åtgärder mot aktören? Aktören kan ha åtgärdat avvikelserna utan att någon åtgärd behövts. När myndigheten beslutar om vilken åtgärd som ska vidtas ska hänsyn tas till avvikelsens art och om aktören haft avvikelser tidigare. Valet av åtgärd ska stå i proportion till avvikelsen och väljas så att den är verkningsfull. Myndigheten behöver ha ett system för att följa upp att åtgärder verkligen har vidtagits. Har myndigheten följt upp att åtgärder vidtagits av aktören?

Exempel på avvikelse

  • Myndigheten vidtog inte (tillräckliga) åtgärder för att se till att aktörerna åtgärdade de avvikelser som noterats vid kontroll./Myndigheten använde inte sanktioner vid behov.

  • Myndighetens val av åtgärd mot aktören var inte proportionerlig i förhållande till avvikelsen, till exempel orimligt lång eller kort tidsfrist, orimligt hårda eller veka krav.

  •  Avvikelser som noterats vid kontroll följdes inte upp. 

    OBS! Detta kan resultera i en ”dubbel avvikelse” om ledningen inte kände till/följde upp hur personalen hanterade avvikelser, se revisionsområde Uppföljning.

    Uppföljning

  • Myndighetens beslut uppfyllde inte lagstiftningens krav på beslut.

    Till exempel laghänvisning, skäl till beslut, tidsfrister, möjlighet till överklagan och kommunicering.  

Uppföljning

Krav

Den behöriga myndigheten ska ha förfaranden och/eller arrangemang för att säkerställa att offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet är verkningsfull och lämplig. Se artikel 5.1 a i förordning (EU) 2017/625.

Behöriga myndigheter ska ha förfaranden för verifiering av kontrollverksamheten, och vidta korrigerande åtgärder i samtliga fall där brister konstaterats genom dessa förfarande. Se artikel 12.2 och 12.3 a i förordning (EU) 2017/625.

För att kunna verifiera och följa upp att kontrollen är verkningsfull behöver myndigheten ha tydliga mål och en plan för hur målen ska nås. Den verkan som eftersträvas är att eventuella avvikelser mot livsmedelslagstiftningen upptäcks och att lämpliga åtgärder vidtas så att livsmedelsaktörerna åtgärdar avvikelserna inom rimlig tid. Detta är ledningens ansvar och centralt för att kontrollen ska fungera. Arbetet med verifiering kan delegeras nedåt i organisationen, men ansvaret för att det fungerar kan inte delegeras bort.

Myndigheten ska vidta åtgärder om verksamheten inte fungerar som den ska. Då krävs ett system som upptäcker de eventuella brister som finns - det vill säga en kontinuerlig verifiering och uppföljning av mål, aktiviteter och arbetssätt. Verifieringen behöver utföras på olika nivåer:

  • i planeringsstadiet (överensstämmer arbetssätt, planer och mål med lagstiftningens krav?),
  • i genomförandestadiet (följs arbetssätt och planer?),
  • och via utvärdering (uppnås myndighetens mål med de arbetssätt som finns? behöver verksamheten förändras framöver?).

Det finns många olika verktyg för verifiering och utformningen kan och bör variera beroende av myndighetens organisation, storlek och arbetsuppgifter. Exempel kan vara:

  • Uppföljning av mål: indikatorer och kontrolldata av olika slag.
  • Avstämning mot planerade aktiviteter: kontroll av att planer och rutiner följs.
  • Granskningar då chef eller en kunnig person deltar som observatör i syfte att analysera förberedelser, genomförande eller uppföljning av en kontroll.
  • Genomgång av de avvikelser som upptäckts hos aktörerna och om de åtgärdats inom utsatt tid.
  • Samsyn kring bedömningar: samkontroller, diskussionsmöten, granskning av varandras kontrollrapporter.Om myndighetens verifieringssystem är utformat och genomfört på ett bra sätt, kan revisionen med hjälp av dess resultat bedöma om verksamheten bedrivs så att kraven i förordning (EU) 2017/625 uppfylls.

Läs mer om verifiering av kontrollens effekt

Uppföljning och utvärdering av kontrollen 

Verifiering av kontrollens effekt 
 
Verification of effectiveness - Icke bindande referensdokument från nätverket för fleråriga nationella kontrollplaner 

Auditing Effectiveness of Official Control Systems - Icke bindande referensdokument från revisionsnätverket vid Sante F

Förslag på frågor att ställa

  • Kontrollerar myndigheten att planerad kontroll utförs? Hur, när och vem på myndigheten följer upp? Hur utvärderar myndigheten sin kontrollplan? 

    Myndigheten ska uppdatera sin kontrollplan vid behov, och ta hänsyn till resultatet av tidigare uppföljningar. Den ska regelbundet följa upp och utvärdera genomförd kontroll i förhållande till kontrollplanen (detta gäller även dricksvatten). Se 3 f § i LIVSFS 2005:21. Har myndigheten gjort någon sammanställning och analys över kontrollresultat och har ledningen tagit hänsyn till detta?

  • Hur och när följer myndighetens ledning upp de mål som är satta för verksamheten? 

  • Har myndighetens ledning ett system för att kontrollera att personalen följer de arbetssätt, rutiner och mallar som finns?
     
  • Hur vet myndighetens ledning att eventuella avvikelser upptäcks vid livsmedelsaktörerna? Hur kontrollerar ledningen att de avvikelser som upptäckts vid kontroll följs upp, och att åtgärder vidtas mot livsmedelsaktörerna vid behov? 
     
  • Vidtar myndighetens ledning korrigerande åtgärder när brister i verksamheten upptäcks och när målen inte uppfylls? 

    Görs förändringar i verksamheten, förändras arbetssätt, rutiner och planer osv?
     
  • Har myndighetens ledning vidtagit åtgärder om den planerade kontrollen inte utförts under året eller om det finns tecken på att den inte kommer att kunna utföras?

    Görs förändringar inför nästkommande år, såsom mer personal, höjd timtaxa, kompetensutveckling, eller mer frekvent uppföljning under det pågående året? Hur hanteras en eventuell kontrollskuld?

Exempel på avvikelse 

  • Myndigheten saknade ett system för att säkerställa att offentlig kontroll och annan offentlig verksamhet var verkningsfull och lämplig./ Myndigheten saknade en måluppföljning./ Myndigheten saknade ett system för att kontrollera att avvikelser som upptäckts i kontrollen följdes upp av myndigheten.

  • Myndigheten saknade förfaranden för verifiering av kontrollverksamheten./ Det saknades ett system för att säkerställa att personalen utförde kontroll enligt myndighetens arbetssätt och rutiner.

  • Myndigheten vidtog inte korrigerande åtgärder när brister i verksamheten konstaterats./ Myndigheten var medveten om brister men hade inte agerat för att rätta till dem (t.ex. kontrollskuld, personalbrist, kompetensbrist, felaktiga arbetssätt)./ Myndigheten tog inte hänsyn till uppföljningar och utvärdering i sin kontrollplan.

  • Myndigheten utvärderade inte sin kontrollplan regelbundet./Myndigheten följde inte upp att den planerade kontrollen utfördes på respektive anläggning. 

OBS! Detta revisionsområde kan generera ”dubbla avvikelser” på nästan samtliga revisionsområden om det rör sig om ett systemfel på myndigheten. Några exempel:

  • Revisionsområde Kontrollpersonal (Avvikelse - det fanns en personalbrist). Om myndigheten var medveten om detta utan att ha vidtagit åtgärder blir det en avvikelse även på revisionsområde Uppföljning.
  • Revisionsområde Kompetens (Avvikelse - personalen saknade kompetens på ett visst område). Myndigheten hade ingen kännedom om personalens kompetenser, eller hade inte planerat någon kompetenshöjande insats/omfördelat arbetsuppgifter/samverkat med andra myndigheter/rekryterat, vilket ger en avvikelse även på revisionsområde Uppföljning.
  • Revisionsområde Riskbaserad kontroll (Avvikelse - myndigheten följde inte sin riskbaserade plan och det fanns en kontrollskuld till aktörerna). Myndigheten saknade en plan för att arbeta av skulden vilket ger en avvikelse även på revisionsområde Uppföljning.
  • Revisionsområde Åtgärder vid bristande efterlevnad (Avvikelse - avvikelser som noterats vid kontroll följdes inte alltid upp av personalen). Ledningen kände inte till/följde inte upp hur personalen hanterade avvikelser vilket ger en avvikelse även på revisionsområde Uppföljning. 

Uppföljning

Beredskap

Krav

De behöriga myndigheterna ska se till att de har beredskapsplaner och vara beredda att genomföra sådana planer i nödsituationer. Se artikel 5.1 a,c,d,e,f,g och i förordning (EU) 2017/625, respektive 3 d, h § (för dricksvatten) i LIVSFS 2005:21.

Medlemsstaterna ska upprätta beredskapsplaner för livsmedel och foder med åtgärder som utan dröjsmål ska vidtas om livsmedel eller foder visar sig utgöra en allvarlig risk för människors eller djurs hälsa, antingen direkt eller via miljön. Beredskapsplanerna för livsmedel och foder ska innehåll uppgifter om vilka behöriga myndigheter som ska medverka, befogenheter och ansvarsområden, kanaler och förfaranden för informationsutbyte mellan behöriga myndigheter och andra berörda parter, beroende på vad som är lämpligt.  Se artikel 115 i förordning (EU) 2017/625 samt 6 § i LIVSFS 2009:13.

Beredskapsplaner krävs för att åtgärder ska kunna vidtas omedelbart om livsmedel eller dricksvatten visar sig utgöra en allvarlig risk, antingen direkt eller via miljön. Myndigheten ska kunna hantera situationer och vara nåbar även utanför kontorstid exempelvis via Tjänsteman i beredskap (TIB) eller motsvarande funktion. Dessa situationer kan röra matförgiftningsutbrott, vattenburna utbrott, hantering av RASFF inklusive iRASSF eller annan information om osäkra livsmedel på marknaden eller bedrägliga förfaranden. Beredskapsplanen för livsmedel och dricksvatten kan vara en del av myndighetens övergripande krishanteringsorganisation.

Rapid Alert System for Food and Feed är ett varningssystem inom EU där medlemsstaterna informera andra medlemsstater om icke säkra livsmedel på marknaden.

iRASFF är det EU gemensamma webbaserade verktyg som används för kommunikation av RASFF-meddelanden. I 5-9 §§ i LIVSFS 2009:13 har det införts en skyldighet för kontrollmyndigheter på livsmedelsområdet att använda sig av det nationella varningssystemet. Skyldigheterna omfattar att ansluta sig till systemet och att anmäla, bevaka och återrapportera i det. Föreskrifterna syftar till att information om osäkra livsmedel ska spridas snabbare, vilket innebär att sådana livsmedel snabbare kan återkallas från marknaden.

Läs mer om beredskap

Beredskapsplaner och ömsesidigt stöd - NKP-webben

Krishanteringsplaner för lokala kontrollmyndigheter - Livsmedelsverket 

Förslag på frågor att ställa 

  • Har myndigheten en dokumenterad beredskapsplan?

    Av myndighetens beredskapsplan på livsmedelsområdet ska det framgå:
    -
    I vilka nödsituationer den är tillämplig.
    -
    Organisation och ansvarsfördelning när planen är tillämplig.
    -
    Hur larm-/ kontaktvägarna ser ut i myndigheten.
    - Hur mottagare av larm vet vem som ska kontaktas.
    -
    Rutiner för handläggning och annat arbete i nödsituationer.
    -
    Finns en beredskapsplan för dricksvatten och tar den upp dricksvattenkvalitet.
    -
    Hur myndigheten säkerställer tillgången till den personal och kompetens som behövs i nödsituationer.
    -
    Vilka funktioner inom myndigheten och andra organisationer som ska kontaktas samt deras aktuella kontaktuppgifter.
    -
    Hur myndigheten informerar och kan kontaktas av allmänheten, andra myndigheter och eller företag när detta behövs av hälso- eller säkerhetsskäl.
    -
    Myndighetens rutiner för att säkerställa att uppgifterna i beredskapsplanen är aktuella.
    -
    Hur myndigheten testar och utvärderar att beredskapsplanen är ändamålsenlig. 

    Se 3 h § respektive 3 d § (för dricksvatten) i LIVSFS 2005:21 i LIVSFS 2005:21, senast ändrad genom LIVSFS 2016:12.

  • Känner de som är berörda till beredskapsplanen?

  • Är myndigheten ansluten till iRASFF?

    Har myndigheten säkerställt att anmälan, bevakning och återrapportering kan göras i systemet.

  • Hur uppdaterar myndigheten beredskapsplanen?

    Se 3 h § respektive 3 d § (för dricksvatten) i LIVSFS 2005:21
    Myndigheten ska regelbundet och vid behov uppdatera beredskapsplanen. Det är exempelvis viktigt att kontaktlistor, användarkonton och liknande är aktuella.
  • Är beredskapsplanen lämplig för att nå målen

    Bedöms planen fungera vid en allvarlig och extraordinär händelse? Har planen använts i skarpt läge? Hur fungerade det? Gjordes en utvärdering? Har detta föranlett några ändringar i planen. Har planen testats vid en övning? Hur fungerade det? Gjordes en utvärdering? Har detta föranlett några ändringar i planen.

Exempel på avvikelse

  • Myndigheten saknade en (lämplig och uppdaterad) beredskapsplan som omfattade både livsmedel och dricksvatten./ Länsstyrelsen saknade en lämplig beredskapsplan som omfattade livsmedel i primärproduktionen.

  • Myndighetens beredskapsplan innehöll inte alla föreskrivna uppgifter.

  • Myndigheten uppfyllde inte skyldigheterna rörande iRASSF i Livsmedelsverkets föreskrifter 2009:13 om rapporteringsskyldighet och vissa andra skyldigheter för kontrollmyndigheter.

 

Lagstiftning