Skapa och återrapportera i AAC
Lär dig hur du skapar meddelanden och återrapporterar i AAC samt hur konversationer fungerar.
- AAC och iRASFF
- General Information
- AAC-sektionen
- Risk
- Additional Information
- Conversations
- Återrapportera i AAC
- Fristående konversationer
- Svara i en fristående konversation
AAC och iRASFF
När en myndighet behöver meddela en annan myndighet om upptäckta avvikelser eller begära stöd i kontrollen behöver uppgifter och/eller dokument läggas in i iRASFF. För att skapa ett meddelande går man till väga på samma sätt som när ett meddelande i RASFF skapas. Det innebär att de olika sektionerna i iRASFF bör fyllas i så långt det är möjligt.
Fem viktiga sektioner i iRASFF för AAC-meddelanden
För att skapa ett AAC-meddelande är det framför allt fem sektioner i iRASFF som är viktiga att fylla i.
- General information
- Risk
- AAC
- Additional information
- Conversations
Även andra sektioner kan behöva fyllas i, till exempel ”Product traceability” eller ”Sampling section”.
General Information
Sektionen fylls i på samma sätt som vid RASFF-meddelanden. Den enda skillnaden är att "notification classification" ska vara "non-compliance notification" för ett AAC-meddelande. Uppgifter med en asterisk (*) är obligatoriska.
Sektionen - General information
AAC-sektionen
I denna sektion väljer du typ av avvikelse i drop down-listan för ”non compliance” och beskriver kortfattat avvikelsen i fritextfältet. Om avvikelsen gäller nationella regler bör det anges på den aktuella raden. Om det är ett meddelande med begäran om stöd i kontrollen kan begäran även beskrivas i fritextfältet. Vid begäran om stöd liksom om någon slags återrapportering eller svar efterfrågas är det viktigt att detta motiveras. Kom ihåg att vara kortfattad och tydlig.
Om informationen eller begäran om stöd rör misstanke om, eller konstaterat bedrägligt och vilseledande agerande, kan Food Fraud Category anges.
Risk
När det gäller sektionen risk är det i AAC-sammanhang oftast fråga om att välja ”no risk”. Om det inte går att avgöra om det finns en risk kan ”potential risk” anges. Om det senare konstateras att det föreligger en risk kan meddelandet klassas om till ett meddelande i RASFF. Uppgradering av ett meddelande sker i samråd mellan anmälande kontrollmyndighet och kontaktpunkten.
Additional Information
I denna sektion anges vilken den meddelande myndigheten är samt kontaktuppgifter till dig som lägger in informationen eller till en e-postadress som är er kontrollmyndighets funktionsbrevlåda. Om det behövs ytterligare information i fritext anges det i fritextrutan additional information. I fritextrutan är det lämpligt att kortfattat informera om vad som skett, uppge eventuella vidtagna åtgärder (av företag och/eller myndigheten) och berätta om mottagande myndighet får det för kännedom eller om en återrapportering efterfrågas.
Sektionen – Ytterligare information (Additional information)
Conversations
Det här är den viktigaste sektionen i AAC-sammanhang. Fortsättningsvis kallar vi det ”konversationer”. När ett meddelande i AAC är klart och ska skickas till kollegor på en svensk kontrollmyndighet måste den myndighet som skapat meddelandet bjuda in berörd/berörda kontrollmyndigheter till meddelandet för att de ska kunna få tillgång till det. Meddelandet valideras när det är granskat och klart och sedan bjuds berörd myndighet/berörda myndigheter in till meddelandet via en inbjudan med en konversation.
Notera - det är bara de kontrollmyndigheter som blir inbjudna som kan ta del av meddelandet. Lokala kontrollmyndigheter kan bara sända konversationer till andra lokala kontrollmyndigheter i Sverige samt till Livsmedelsverket.
Konversationer fungerar ungefär som en chatt-funktion där inläggen tillhör ett specifikt meddelande i AAC.
En konversation kan sändas för kännedom (for attention) eller för uppföljning (follow up). När en konversation för uppföljning skickas måste avsändaren välja det antal dagar som mottagaren har på sig att svara. 10 dagar är angivet som förval vilket beror på att det är den tidsram inom vilken ett mottagande EU-land ska återkoppla via konversationen enligt artiklarna 104 och 105 i förordning (EU) 2017/625.
Notera att när en konversation sänds för uppföljning (for follow up) får avsändaren alltid ett automejl när mottagaren svarat i konversationen.
Meddelandets väg i AAC-nätverket
Återrapportera i AAC
I de flesta fall ska en myndighet som mottagit ett AAC-meddelande återkoppla med något slags svar. Hur meddelandet inkom avgör hur svaret ska lämnas.
Det är viktigt att svaret är tydligt och besvarar de frågor som ställts. Det ska vara lätt för mottagaren att förstå svaret.
Ett svar i ett pågående meddelande i AAC sker på samma sätt som när man återrapporterar (follow up) i ett meddelande i RASFF.
Återrapportera med en follow up
Fristående konversationer
I de fall information behöver lämnas till en annan kontrollmyndighet i Sverige, och det saknas tillräckligt med information för att de olika sektionerna i ett meddelande ska kunna fyllas i, kan en enklare variant av ett meddelande i iRASFF användas. En så kallad fristående konversation. Dessa är inte kopplade till ett specifikt meddelande i AAC.
Fristående konversationer kan användas när det gäller enklare frågor. Det skulle exempelvis kunna gälla frågor om en viss verksamhet är registrerad eller godkänd hos en viss kontrollmyndighet.
En fristående konversation startas genom att gå till Conversations Dashboard i iRASFF. Du hittar det på startsidan när du loggat in i iRASFF.
Svara i en fristående konversation
Vid mottagande av en fristående konversation skrivs svar direkt i den fristående konversationen. Den hittar man i myndighetens Conversations Dashboard.