Återrapportera med en follow up

Här får du information om hur du ska agera när myndigheten tar emot ett meddelande, vad som förväntas ske och vad som ska återrapporteras.

• Bedömning av mottagna meddelanden
• När en myndighet blir berörd av ett RASFF-meddelande
• Snabbguide för hur du hittar rätt information i kontaktpunktens mailutskick
• Varför är det viktigt att rapportera åtgärder?
• Hur snabbt ska återrapportering ske?
• Snabbguide för att skapa en follow-up i iRASFF
• Hur ska uppgifterna återrapporteras
• Skicka iväg återrapportering

Bedömning av mottagna meddelanden

Den myndighet som utfärdat ett RASFF-meddelande ska ha gjort en bedömning om produkten innebär eller kan innebära en hälsofara. Det ska vara styrkt med en riskvärdering när så krävs. När andra länder berörs går meddelanden alltid genom kommissionen som även de gör en bedömning av om det är något som ska in i systemet och ser till att klassningen är korrekt. För meddelanden inom Sverige gör kontaktpunkten på Livsmedelsverket den bedömningen.

Den mottagande myndigheten behöver därmed inte göra en egen utförlig riskvärdering om det inte finns nationella krav som gör att bedömningen blir en annan i det mottagande landet. Exempel på det kan vara innehåll av olika substanser i kosttillskott, där länder har olika bedömningar av vad som är tillåtet utan att produkten ska betraktas som ett läkemedel. 

Om något i riskvärderingen är uppenbart tveksamt eller felaktigt bör ni som myndighet höra av er till kontaktpunkten på Livsmedelsverket för att tillsammans bedöma om det är en risk eller inte. 

När en myndighet blir berörd av ett RASFF-meddelande

Berörda myndigheter får ett e-postmeddelande till den officiella e-postbrevlådan och kan via en länk i e-postmeddelandet gå in i iRASFF för att se informationen. Det är viktigt att e-postbrevlådan bevakas varje vardag, även under semestertider eller vid eventuell sjukfrånvaro.

Diarieföring ska ske enligt kontrollmyndighetens ordinarie rutiner. 

Myndigheter som berörs av ett RASFF-meddelande är skyldiga att göra återrapporteringar i iRASFF som klargör vad som har hänt hos företaget och vilka åtgärder som företag eller myndighet har vidtagit. 

Vilken typ av uppföljning som behövs kan variera beroende på vad som har hänt och på vilket sätt företaget är berört. Det beror även på vilken mängd det rör sig om, om det är troligt att företaget har produkten kvar, om de har sålt den vidare samt vilken erfarenhet kontrollmyndigheten har av företaget. 

Ibland kan det räcka med att få information från företagen via telefon eller mail, men grundregeln är att man ska verifiera det företagen säger. Det innebär att man kan behöva följa upp att livsmedlen verkligen har plockats bort, destruerats, sålt slut, skickats tillbaka eller vad som krävs.

Det är viktigt att snabbt få fram uppföljande uppgifter, särskilt om det rör sig om brådskande varningsmeddelanden och om produkten har levererats vidare. Detta så att andra myndigheter i sin tur kan följa upp andra berörda företag. Även information om att ett livsmedel inte har spridits vidare och att det är borttaget från marknaden är viktig information att rapportera.

Snabbguide för hur du hittar rätt information i kontaktpunktens mailutskick

Det finns en steg-för-steg-guide som visar hur du läser det mail som skickas ut till den officiella e-postadressen. Guiden visar också hur du hittar rätt leveranslista. För att komma åt guiderna behöver du vara inloggad på Livstecknet.

Guide för att läsa kontaktpunktens mailutskick

Varför är det viktigt att rapportera åtgärder?

Att rapportera vidtagna åtgärder är viktiga av flera orsaker:

• Kontrollmyndigheterna får information om att osäkra livsmedel finns tillgängliga på marknaden och kan då avgöra om det behövs informationsinsatser till konsumenterna.
• Eventuella myndighetsbeslut delges till andra och när behov uppstår kan besluten fungera som mall hos andra myndigheter.
• Den Nationella kontaktpunkten på Livsmedelsverket får en bra överblick och kan se om det behövs koordinerade insatser eller stöd gällande något specifikt.

Hur snabbt ska återrapportering ske?

Självklart kan det variera hur lång tid det tar att göra nödvändiga utredningar till följd av ett inkommer RASFF-meddelande. Återrapportering ska dock göras utan oskäligt dröjsmål. 

Om ingen återrapportering eller annan återkoppling skett inom rimlig tid så kommer Nationella kontaktpunkten skicka ut en påminnelse.

Som riktlinje används följande tidsintervall för första påminnelsen:

• Varningsmeddelande för uppföljning - 48 timmar
• Informationsmeddelande för uppföljning - ingen påminnelse skickas ut för dessa notifieringar men återrapportering bör göras inom 7 dagar

Kontakta gärna Nationella kontaktpunkten om ni vet att utredningen kommer dra ut på tiden.

Snabbguide för att skapa en follow-up i iRASFF

Det finns en steg-för-steg-guide som visar hur du skapar en follow-up i iRASFF. För att komma åt guiderna behöver du vara inloggad på Livstecknet.

Guide för att skapa en follow-up i iRASFF

Hur ska uppgifterna återrapporteras

Återrapportering av de åtgärder som företaget eller myndigheterna har vidtagit ska rapporteras via iRASFF-systemet som en follow up.

Informationen kan fyllas i på svenska. Om du vet att informationen kommer spridas utanför Sverige bör du däremot skriva på engelska. Kontaktpunkten kan hjälpa till med att översätta informationen efter meddelandet skickats iväg om du inte kan eller vill skriva på engelska.

Myndigheten skapar en follow up i iRASFF genom att klicka på follow up i huvudmenyn högst upp till höger när meddelandet har öppnats. 

I de allra flesta fall räcker det att i fritext skriva vad myndigheten vidtagit för åtgärder i rutan additional information under blocket med samma namn som ligger längst ner på sidan. Om informationen bara berör Sverige, så skriv gärna "ONLY SWEDISH INTEREST" i rutan CP reference.

Om produkten har levererats vidare behöver det bifogas uppgifter med namn och adress på företag som mottagit produkten samt uppgifter om när leveranser skett. Detta kan med fördel göras genom att ange alla mottagarna i ett dokument som laddas upp som bifogad fil. Det finns mallar för sådana distributionslistor. De uppladdade filerna ska namnges så att det blir tydligt vad det är för dokument. Exempelvis "leveranslista_företagAB". Om flera länder har mottagit produkten behöver det göras tydligt, exempelvis genom att en separat lista bifogas per land och namnges därefter. 

Distributionslista  

Var uppmärksam på att personuppgifter som inte är relevanta för ärendet ibland förekommer i leveranslistor och liknande dokument som lämnas in av företaget. Sådana uppgifter kan behöva döljas innan dokument laddas upp i iRASFF.

Sekretess, tystnadsplikt och personuppgifter

Om en större grossist eller tillverkare har spridit produkten vidare bör detta anges under blocket spårbarhet.

Blocket spårbarhet

Skicka iväg återrapportering

En Eskalator ser denna menyrad uppe i högra hörnet när denne skapar en uppföljning. När du är klar med ditt meddelande klickar du på Validate.

När du som Escalator klickat på Validate så kan du se statusen på ditt meddelande i sektionen Follow-up som RG validated. För att meddelandet ska skickas till kontaktpunkten så måste du även klicka på Escalate, en knapp som nu dykt upp i denna sektion kallad Follow-up. 

När du klickar på escalate kommer du få kontrollfrågan du ser ovan. Klicka på escalate.

När du som Eskalator klickat på escalate så kan du se statusen på ditt meddelande i sektionen Follow-up som MS escalated. Meddelandet är nu skickat till kontaktpunkten.

Livsmedelsverket kommer i egenskap av kontaktpunkt att granska den information du skickar till oss innan vi validerar den. 

Om återrapportering av någon anledning inte går att göra i iRASFF-systemet kan mail skickas till kontaktpunkten. Om det är mycket information som ska återrapporteras så får du gärna fylla i uppgifterna i en blankett för återrapportering när iRASFF inte är tillgängligt.