Återrapportera med en follow-up

Här får du information om hur du ska agera när myndigheten tar emot ett meddelande, vad som förväntas ske och vad som ska återrapporteras.

• Bedömning av mottagna meddelanden
• När en myndighet berörs av ett RASFF-meddelande
• Snabbguide för hur du hittar rätt information i kontaktpunktens mejlutskick
• Vad ska återrapporteras?
• Hur snabbt ska återrapportering ske?
• Snabbguide för att skapa en follow-up i iRASFF
• Hur ska uppgifterna återrapporteras
• Skicka iväg återrapportering

Bedömning av mottagna meddelanden

Den myndighet som skapar ett RASFF-meddelande har redan bedömt att produkten innebär en hälsofara, och när det krävs ska det styrkas med en riskvärdering. Om flera länder berörs gör även EU-kommissionen en bedömning av meddelandet och dess klassning. För meddelanden som bara gäller Sverige gör Livsmedelsverkets kontaktpunkt motsvarande bedömning.

Den mottagande myndigheten behöver därför inte göra en egen riskvärdering när den berörs av ett RASFF-meddelande.

Om något i meddelandet eller riskvärderingen verkar tveksamt eller felaktigt bör myndigheten kontakta Livsmedelsverkets kontaktpunkt för att tillsammans bedöma om det finns en risk.

När en myndighet berörs av ett RASFF-meddelande

Berörda myndigheter får ett mejl till den officiella brevlåda och kan via länken i mejlet logga in i iRASFF för att se informationen. Brevlådan måste bevakas varje vardag, även under semestrar och annan frånvaro.

Myndigheter som får ett RASFF-meddelande ska återrapportera i iRASFF om vad som hänt hos företaget och vilka åtgärder som företag eller myndighet har vidtagit.

Vilken uppföljning som behövs beror på händelsen, hur företaget berörs, mängden produkter, om produkten kan finnas kvar, om den kan ha sålts vidare samt vilken myndighetens erfarenhet av företaget.

I vissa fall räcker information via telefon eller mejl, men som regel ska uppgifterna verifieras. Det kan innebära kontrollmyndigheten behöver säkerställa att produkterna verkligen har tagits bort, destruerats, sålt slut, returnerats eller liknande.

Snabb uppföljning är viktig, särskilt vid brådskande varningsmeddelanden och om produkten har levererats vidare, så att andra myndigheter kan agera. Även besked om att en produkt redan är borttagen från marknaden och inte spridits vidare är viktigt att rapportera.

Snabbguide för hur du hittar rätt information i kontaktpunktens mejlutskick

Det finns en steg-för-steg-guide som visar hur du läser det mejl som skickas ut till den officiella mejladressen. Guiden visar också hur du hittar rätt leveranslista.

Guide för att läsa kontaktpunktens mailutskick - Inloggning till Livstecknet krävs 

Vad ska återrapporteras?

Din återrapportering ska innehålla information om vad som hänt samt vilka åtgärder som företaget och myndigheten vidtagit.

Hur snabbt ska återrapportering ske?

Återrapportering ska göras utan oskäligt dröjsmål. Vet du med dig att återrapportering kan dröja så hör gärna av dig till kontaktpunkten.

Om ingen återrapportering eller annan återkoppling skett inom rimlig tid så kan kontaktpunkten skicka ut en påminnelse.

Som riktlinje används följande tidsintervall för första påminnelsen:

• Varningsmeddelande för uppföljning - 48 timmar
• Informationsmeddelande för uppföljning - påminnelse skickas i regel inte ut för dessa notifieringar men återrapportering bör göras inom 7 dagar

Snabbguide för att skapa en follow-up i iRASFF

Det finns en steg-för-steg-guide som visar hur du skapar en follow-up i iRASFF. 

Guide för att skapa en follow-up i iRASFF - Inloggning till Livstecknet krävs

Hur ska uppgifterna återrapporteras

Återrapportering av de åtgärder som företaget eller myndigheterna har vidtagit ska rapporteras via iRASFF-systemet som en follow up.

Informationen kan fyllas i på svenska. Om du vet att informationen berör andra länder bör du skriva på engelska, det underlättar kontaktpunktens arbete.

Du skapar en follow up i iRASFF genom att klicka på follow up i huvudmenyn högst upp till höger när meddelandet har öppnats.

I de flesta fall räcker det att i fritext skriva vilka åtgärder företaget och/eller myndigheten vidtagit i rutan additional information under blocket längst ner på sidan med samma namn. Om informationen bara berör Sverige, så skriv gärna "ONLY SWEDISH INTEREST" i rutan CP reference.

Om produkten levererats vidare behöver spårbarhet för leveranserna bifogas. Detta kan med fördel göras genom att ange alla mottagarna i ett dokument som laddas upp som bifogad fil. Använd gärna en mall för distributionslistor. De uppladdade filerna ska namnges så att det blir tydligt vad det är för dokument. Exempelvis "leveranslista_företagAB". Om flera länder har mottagit produkten separata listator bifogas per land och namnges därefter.

Distributionslista  

Var uppmärksam på att personuppgifter som inte är relevanta för ärendet ibland förekommer i leveranslistor och liknande dokument. Sådana uppgifter kan behöva döljas innan dokument laddas upp i iRASFF.

Sekretess, tystnadsplikt och personuppgifter

Om en grossist eller tillverkare har spridit produkten vidare bör detta anges under blocket spårbarhet.

Blocket spårbarhet

Skicka iväg återrapportering

En Eskalator ser denna menyrad uppe i högra hörnet när denne skapar en uppföljning. När du är klar med ditt meddelande klickar du på Validate.

När du som Escalator klickat på Validate så kan du se statusen på ditt meddelande i sektionen Follow-up som RG validated. För att meddelandet ska skickas till kontaktpunkten så måste du klicka på Escalate, en knapp som syns i denna sektion när återrapporteringen har validerats.

När du klickar på escalate kommer du få kontrollfrågan du ser ovan. Klicka på escalate.

När du som Eskalator klickat på escalate så kan du se statusen på ditt meddelande i sektionen Follow-up som MS escalated. Meddelandet är nu skickat till kontaktpunkten.

Livsmedelsverkets kontaktpunkt kommer granska den information du återrapporterat innan den valideraa och eventuellt skickas vidare.

Om iRASFF ligger nere och en återrapportering inte går att göra kan du mejla kontaktpunkten. Om det är mycket information som ska återrapporteras så får du gärna fylla i uppgifterna i en blankett för återrapportering när iRASFF inte är tillgängligt.

Dokumentmallar