Utredning och dokumentation
I en åtalsanmälan måste kontrollmyndigheten tydligt beskriva gärningen som myndigheten misstänker är ett brott mot lagstiftningen. Det är därför viktigt att kontrollmyndigheterna är noggranna i sin utredning och dokumentation. Här får du veta mer om vad du kan tänka på när det gäller dokumentation.
Varför är det viktigt med dokumentation?
Dokumentation av överträdelser är ofta en färskvara och dokumentation bör göras så snabbt och fullständigt som möjligt av den som är först på plats. Kontrollmyndigheten måste med andra ord under alla förhållanden tänka på att dokumentera sin utredning noggrant. Dokumentationen bifogas sedan till åtalsanmälan.
Dokumentationen ska göras bland annat med tanke på att det är andra personer, som inte varit närvarande på plats, som ska få en klar bild av de förhållanden som rådde och som kan vara av avgörande betydelse för bedömningen om överträdelsen är ett brott eller inte. Kontrollmyndigheten bör också ha i åtanke att det man dokumenterar ska kunna vara användbart längre fram i tiden, till exempel vid en kommande rättegång. Dokumentationen ska också kunna fungera som stöd för minnet, så att kontrollpersonal kan lämna korrekta och trovärdiga uppgifter vid vittnesmål.
Hur kan dokumentation se ut?
Det finns många sätt som dokumentation kan ske på. Digitalkamera eller annan kamera är ett vanligt hjälpmedel och bilder kan vara klargörande för att visa på de förhållanden som rådde i en viss situation på en viss plats. Anteckningar bör alltid göras av de iakttagelser som kontrollpersonalen gör och av de utsagor som kontrollpersonalen får del av. Vid en kontroll kan provtagningar ske och livsmedel kan undersökas eller tas om hand. Mät- och analysresultat är viktig information som bör dokumenteras.
Vid mer komplicerade inspektioner är det fördelaktigt om två inspektörer deltar. Detta kan vara värdefullt från bevissynpunkt, om iakttagelserna från inspektionen senare sätts i fråga.
Att tänka på vid dokumentation
Dokumentationen måste vara tydlig och saklig. Inga egna värderingar bör finnas med. Dokumentationen i form av officiella skrivelser, till exempel kontrollrapport eller beslut, är bra att använda. Fotografier är viktiga.
Något man bör utgå ifrån är att när rättegången hålls - kanske två år senare - kommer man inte ihåg annat än det som finns nedtecknat eller det som framgår av foton.
Tänk på att:
- Notera tidpunkter för observationer med mera.
- Notera platser, lokaler och utrymmen.
- Alltid skriva ner vilka personer som är närvarande när utredningen sker, till exempel från företaget och kontrollmyndigheten.
- Vara noga med vem som säger vad och när då olika uttalanden görs.
- Dokumentera uppgifter och omständigheter som visar att verksamheten är ”öppen” och att livsmedel släpps ut på marknaden. Ta gärna fotografier som visar att det finns livsmedel färdiga för att släppas ut på marknaden.
- Ha med uppgifter om omfattningen av överträdelsen, till exempel hur många livsmedel som hade oriktig eller ofullständig märkning eller hur mycket livsmedel som förvarades i olämplig temperatur.
- Se till att dokumentera till exempel kalibreringar av mätinstrument och hantering av prover för att styrka korrekta mät- och analysresultat.