Uppföljning hos mottagare vid återkallanden
I de flesta RASFF-ärenden utför kontrollmyndigheterna uppföljning på alla anläggningar som tagit emot det berörda livsmedlet. Ibland kan det dock räcka med stickprovskontroller för att verifiera att återkallandet går rätt till.
- Uppföljning hos ett urval av mottagarna – stickprov
- Finns det tillfällen då mottagarnas kontrollmyndigheter inte behöver följa upp återkallandet?
- När ett huvudkontor berörs av RASFF-meddelande
Det är viktigt att kontrollmyndigheten i sin återrapportering i iRASFF anger om produkten har levererats vidare till andra livsmedelsföretag eller ej. Samtliga kontrollmyndigheter för de mottagande anläggningarna ska underrättas för att kunna göra egna uppföljningar.
Uppföljning hos ett urval av mottagarna - stickprov
Uppföljning hos ett urval av mottagarna – stickprov
Om kontrollmyndigheten har goda skäl att anta att ett tillbakadragande eller återkallande fungerar tillfredställande så kan uppföljning hos ett urval av mottagarnas kontrollmyndigheter vara ett alternativ. För att kunna anta att återkallandet fungerar väl krävs att leverantören har välfungerande rutiner för återkallanden, vilka tidigare har kontrollerats och verifierats av kontrollmyndigheten. Det är ofta en förutsättning att kontrollmyndigheten har goda erfarenheter av leverantörens tidigare återkallanden.
Om stickprovskontroll ska göras hos mottagarna är det viktigt att kontrollmyndigheten i sin återrapportering i iRASFF anger att den bedömer att stickprovskontroll kan göras samt vilka kontrollmyndigheter som bör utföra den.
Även om man bedömer att stickprov kan göras, är det viktigt att information om alla leveranser läggs in i iRASFF. Det behövs för att kontaktpunkten snabbt ska kunna utöka stickprovet ifall kontrollmyndigheter återrapporterar att återkallandet inte fungerar som det ska, exempelvis för att deras mottagare inte har fått information om återkallandet från sin leverantör.
Kontaktpunkten kan även besluta att stickprovskontroller ska göras.
Sekretess, tystnadsplikt och personuppgifter
Bilden nedan visar ett flödesschema av det som beskrivits i texten ovan
Finns det tillfällen då mottagarnas kontrollmyndigheter inte behöver följa upp återkallandet?
Grundregeln är att kontrollmyndigheterna ska följa upp att tillbakadragandet eller återkallandet fungerar hos alla anläggningar som berörs av det. Det innebär att när en anläggning har levererat en produkt vidare till andra anläggningar, behöver kontrollmyndigheten återrapportera vilka mottagarna är i iRASFF.
Om kontrollmyndigheten för en anläggning som har levererat produkten vidare med säkerhet kan säga att produkten inte längre finns på marknaden behöver kontrollmyndigheterna för mottagande anläggningar inte underrättas. Undantaget är anläggningar i andra länder, leverans till dessa ska alltid återrapporteras i iRASFF.
Ett exempel på en situation där mottagarnas kontrollmyndigheter inte behöver underrättas är om kontrollmyndigheten för den vidarelevererande anläggningen kan verifiera att alla återkallade produkter har returnerats till anläggningen. Ett annat exempel är om det finns verifierbara uppgifter som styrker att produkten har destruerats hos mottagaren. Om kontrollmyndigheten bedömer att mottagarnas kontrollmyndigheter inte behöver underrättas bör detta motiveras i den återrapportering kontrollmyndigheten gör i iRASFF. I ett sådant fall behöver ingen leveranslista laddas upp i iRASFF.
När ett huvudkontor berörs av RASFF-meddelande
När ett RASFF-meddelande berör ett företags egenmärkta livsmedel, eller om livsmedlet som berörs har köpts in centralt av en livsmedelskedja, är en uppföljning från kontrollmyndigheten för företagets huvudkontor nödvändig. Det beror på att återkallandet av sådana livsmedel oftast sker från huvudkontoret.
Om återkallandet inte sker via huvudkontoret är det viktigt att så snart som möjligt återrapportera det i iRASFF så berörda myndigheter för mottagande anläggningar kan underrättas.
När återkallandet styrs centralt av ett huvudkontor kan dock vissa/alla kontrollmyndigheter undantas. Detta gäller när myndigheten tidigare har verifierat att huvudkontorets rutiner fungerar väl och risken att varan når konsument bedöms som mycket liten, till exempel om huvudkontoret kan lägga in kassaspärr eller liknande hos alla mottagare. I sådana fall kan stickprovskontroller räcka.
Om stickprovskontroll används ska kontrollmyndigheten ange detta i sin återrapportering och tydligt beskriva vilka myndigheter som bör utföra kontrollerna. Alla leveranser ska ändå rapporteras i iRASFF så att kontaktpunkten snabbt kan utöka stickprovet om återkallandet inte fungerar som det ska. Till exempel om kontrollmyndigheter rapporterar att deras mottagare inte fått information från sin leverantör.
Om huvudkontoret inte kan styra återkallandet hos alla mottagare, exempelvis när en grossist levererar varor både till den egna kedjan men även levererar till fristående anläggningar, ska uppföljning göras hos samtliga mottagare.
I vissa fall behövs ingen uppföljning hos mottagarna, till exempel om huvudkontoret kan visa dokumentation som bekräftar att alla kvarvarande produkter samlats in, returnerats eller destruerats, eller om produkten sannolikt inte längre finns på marknaden. Bedömningen görs från fall till fall, bland annat utifrån hållbarhetstid. Om uppföljning inte är aktuell behöver ingen leveranslista laddas upp i iRASFF.
Har produkten levererats till ett annat land ska dock alltid fullständiga leveransuppgifter laddas upp. Vid leveranser till tredjeland bör separata leveranslistor upprättas så att EU‑kommissionen kan underrätta respektive land på ett effektivt sätt.
Sekretess, tystnadsplikt och personuppgifter