Uppföljning hos mottagare vid återkallanden
I de flesta RASFF-ärenden utför kontrollmyndigheterna uppföljning på alla anläggningar som tagit emot det berörda livsmedlet. Ibland kan det dock räcka med stickprovskontroller för att verifiera att återkallandet går rätt till.
- Finns det tillfällen då mottagarnas kontrollmyndigheter inte behöver följa upp återkallandet?
- Uppföljning hos ett urval av mottagarna – stickprov
- När ett huvudkontor berörs av RASFF-meddelande
Det är alltid viktigt att kontrollmyndigheten i sin återrapportering anger om produkten har levererats vidare till andra livsmedelsföretag eller ej. Grundregeln är att samtliga kontrollmyndigheter för de anläggningar som tagit emot det berörda livsmedlet ska underrättas om detta för att de ska kunna göra uppföljningar.
När ett huvudkontor berörs av RASFF-meddelande
Finns det tillfällen då mottagarnas kontrollmyndigheter inte behöver följa upp återkallandet?
Grundregeln är att kontrollmyndigheterna ska följa upp att återkallandet fungerar hos alla anläggningar som berörs av det. Det innebär att kontrollmyndigheten för en anläggning som har levererat en produkt vidare till andra anläggningar behöver återrapportera i iRASFF vilka mottagarna av produkten är.
Om kontrollmyndigheten för en anläggning som har levererat varan vidare med säkerhet kan säga att produkten inte längre finns på marknaden behöver kontrollmyndigheterna för mottagande anläggningar inte underrättas. Undantaget är anläggningar i andra länder, leverans till dessa ska alltid återrapporteras i iRASFF.
Ett exempel på en situation där mottagarnas kontrollmyndigheter inte behöver underrättas är om kontrollmyndigheten för den vidarelevererande anläggningen kan verifiera att alla återkallade produkter har returnerats till anläggningen. Ett annat exempel är om det finns verifierbara uppgifter som styrker att produkten har destruerats hos mottagaren. Om kontrollmyndigheten bedömer att mottagarnas kontrollmyndigheter inte behöver underrättas bör detta motiveras i den återrapportering kontrollmyndigheten gör i iRASFF. I ett sådant fall behöver ingen leveranslista laddas upp i iRASFF.
Uppföljning hos ett urval av mottagarna – stickprov
Om kontrollmyndigheten har goda skäl att anta att återkallandet fungerar tillfredställande så kan uppföljning hos ett urval av mottagarna vara ett alternativ. För att kunna anta att återkallandet fungerar väl krävs att leverantören har välfungerande rutiner för återkallanden, vilka har kontrollerats och verifierats av kontrollmyndigheten. Det är ofta en förutsättning att kontrollmyndigheten har goda erfarenheter av leverantörens tidigare återkallanden.
Om stickprovskontroll ska göras hos mottagarna är det viktigt att kontrollmyndigheten i sin återrapportering anger att den bedömer att stickprovskontroll kan göras samt vilka kontrollmyndigheter som bör utföra den. Det är också viktigt att information om alla leveranser läggs in i iRASFF eftersom det ger kontaktpunkten möjlighet att snabbt utöka stickprovet ifall kontrollmyndigheter återrapporterar att återkallandet inte fungerar som det ska, exempelvis för att deras mottagare inte har fått information om återkallandet från sin leverantör.
Sekretess, tystnadsplikt och personuppgifter
Bilden nedan visar ett flödesschema av det som beskrivits i texten ovan
När ett huvudkontor berörs av RASFF-meddelande
När ett RASFF-ärende berör ett företags egenmärkta livsmedel, eller om livsmedlet som berörs har köpts in centralt av en livsmedelskedja, är en uppföljning från kontrollmyndigheten på företagets huvudkontor nödvändig. Det beror på att återkallandet av sådana livsmedel oftast sker från huvudkontoret.
Om återkallandet inte sker via huvudkontoret är det viktigt att meddela det snarast via en återrapportering i iRASFF så andra behöriga myndigheter kan agera.
Grundregeln är att en uppföljning behövs hos alla anläggningar som tagit emot det berörda livsmedlet. Om återkallandet styrs centralt från huvudkontoret kan det dock finnas situationer där inte alla mottagares kontrollmyndigheter behöver underrättas.
I de fall kontrollmyndigheten tidigare har verifierat att huvudkontorets återkallanderutiner fungerar väl och bedömer att sannolikheten att varan når konsumenten är mycket liten med anledning av det, kan vissa berörda kontrollmyndigheter göra stickprovskontroller istället för att uppföljning sker hos alla mottagande anläggningar. Det kan exempelvis vara aktuellt om huvudkontoret har möjlighet att lägga in en kassaspärr eller liknande för den aktuella produkten hos samtliga mottagande anläggningar.
Om stickprovskontroll ska göras hos mottagarna är det viktigt att kontrollmyndigheten i sin återrapportering anger att den bedömer att stickprovskontroll kan göras samt vilka kontrollmyndigheter som bör utföra den. Det är också viktigt att information om alla leveranser läggs in i iRASFF eftersom det ger kontaktpunkten möjlighet att snabbt utöka stickprovet ifall kontrollmyndigheter återrapporterar att återkallandet inte fungerar som det ska, exempelvis för att deras mottagare inte fått information om återkallandet från sin leverantör.
Om ett huvudkontor levererar till anläggningar där de inte har möjlighet att styra återkallandet, exempelvis med en kassaspärr, bör uppföljning göras hos samtliga mottagande anläggningar. Det kan exempelvis vara en grossist som levererar till den egna kedjan men också till enskilda anläggningar, till vilka de inte kan göra mer än att informera om återkallandet.
I vissa fall kanske det inte är relevant att uppföljning gös hos mottagarna. Det kan exempelvis vara fallet om huvudkontoret kan visa på dokumentation som verifierar att samtliga kvarvarande produkter har samlats ihop eller skickats tillbaka till leverantör alternativt destruerats. Ett annat exempel kan vara att det gått så pass lång tid att det är inte är sannolikt att produkten finns på marknaden. En bedömning behöver göras i varje enskilt fall där bland annat hållbarhetstiden vägs in. I de fall uppföljning hos mottagarna inte är aktuellt behöver en leveranslista inte laddas upp i iRASFF.
Om produkten har levererats till ett annat land behöver dock alltid fullständiga leveransuppgifter om dessa leveranser laddas upp i iRASFF.
Har leveranser skett till tredjeland bör separata leveranslistor upprättas för dessa länder. Detta för att EU-kommissionen i sin tur ska kunna underrätta respektive land på ett effektivt sätt.
Sekretess, tystnadsplikt och personuppgifter