Avvisning av köksredskap - central handläggning

Den här instruktionen gäller för gränskontrollstödet när sändningar med köksredskap reglerade i förordning 284/2011, befinner sig inne i landet.

Del 1 av den här instruktionen är giltig för samtliga sändningar. I del 2 framgår vad som ska göras efter att importören valt åtgärd, det vill säga återsändning, destruktion eller omvandling. Åtgärden som importören föreslår bedöms från fall till fall om den kan accepteras.

Del 1 – gäller samtliga sändningar 

1. Kontrollera att det inte är en privatimport eller ett varuprov.
   
   
2. Fråga importören om sändningen har deklarerats till Tullverket. Om nej, se bilaga 4 i Samverkansdokumentet. Fråga också om sändningen finns på tullager eller inte.
   
   Samverkansdokumentet mellan Livsmedelsverket, Jordbruksverket och Tullverket beskriver vad de olika myndigheterna gör i samband med avvisningar. Se flik 10 c) i GKS-handboken.
   
   
3. Livsmedelsverket informerar importör/lastansvarig, muntligen eller skriftligen om skälen till att sändningen inte kommer att kunna godkännas. Muntlig kommunikation ska dokumenteras med tjänsteanteckning. När kommunikation sker med speditör ska det säkerställas att också importören informeras och får yttra sig. De olika alternativen för avvisning ska kommuniceras utifrån artikel 66.3 i förordning (EU) 2017/625. Alternativen för avvisning är återsändning, destruktion, omvandling till foder, särskild behandling eller användning för annat ändamål.Se mailmall flik 10 d) i GKS-handboken för detta.
   
   

4. Varje avvisningsärende ska tilldelas ett unikt diarienummer. Diarienummer fås i ärendesystemet Ärnst genom att välja arbetsyta "Område Kontroll" och ärendetyp "Nytt diarienummer". Ange där följande:

   • Titel: Diarienummer önskas
   • Ärendetitel: "Utredning av . . . (produkt) från … (land), lokalt referensnummer X"
   • Diarieplan/Sak nr: 3.4.5
   • Motpart/Företag: Om sändningen inte är förhandsanmäld är importören motpart, vid förhandsanmäld sändning är ansvarig aktör motpart, det vill säga den som signerat CHED.
   • I fältet beskrivning skriver du:
     • Adress och organisationsnummer till motparten
     • Medhandläggare (stödet samt ett par kollegor på GKS, så att de kan komma åt och diarieföra dokument i ärendet om huvudhandläggaren inte är på plats)

   
   Vid fördröjning med Agressonummer, t.ex. när en ny kund måste registreras i Agresso, kan diarienummer ändå skaffas. Skriv ”lokalt referensnummer X” och notera i Ärnst att detta kompletteras senare. När man sedan har fått ett Agressonummer kan man gå in på ärendet i Public360 och klicka på rubriken "Utredning av…". Välj "Redigera egenskaper" och byt ut "lokalt referensnummer X" i titeln med det aktuella Agressonumret. Klicka sedan på Slutför för att spara.

   Alla handlingar som tillför ärendet något diarieförs. Det är viktigt att handlingar som extern mailväxling läggs in i diariet.
   
   
5. Informera importören via e-post eller muntligen med en tjänsteanteckning på ärendet att extra tid kommer att faktureras när ärendet avslutas (ska ej användas fram till sept 2020). Grundavgiften faktureras. Skapa ett referensnummer i Agresso. Se flik 2 c) i GKS-handboken: "Avgifter och agresso".
    
6. Om förklaringen och analyssvar inte finns, begär in relevanta handelsdokument som BL, fakturor och liknande för att verifiera uppgifter.
    
7. Om förklaringen för sändningen finns, enligt bilaga i förordning 284/2011 noteras att sändningen inte uppfyller kraven för godkännande i förklaringsförlagan. Importören erhåller originalet av förklaringen. Se kommissionsvägledningen p. 4.15. Spara kopior i arkivet. 
   
   EU guidelines on conditions and procedures for the import of polyamide and melamine kitchenware originating in or consigned  from People’s Republic of China and Hong Kong Special Administrative Region, China - EU kommissionen
   
   
8. Beslut om omhändertagande fattas efter det muntliga beskedet alternativt e-postkommunikationen, utifrån bedömning i varje enskilt fall. Om speditör/importör redan i detta skede anger vilken åtgärd som blir aktuell fattas ”åtgärdsbeslutet” direkt utan föregående beslut om omhändertagande. Beslut skrivs enligt aktuell mall under word/nytt/Delad/GKS. Beslutet juristgranskas vid behov.
    
9. För sändningar inne i landet som ska avvisas informeras följande aktörer som kopiemottagare till beslutet:
   - Tullagergruppen och Tullverket centralt, klareringen i Stockholm, e-postlåda.
   
   eh.tke.sth.certop@tullverket.se
   
   - Berörda kontrollmyndigheter (kommun och/eller LK regionalt) för importören och lagret.
   - Vid behov, aktuellt lager där sändningen befinner sig.
   
   Se "För kännedom" i beslutsmallarna i word.
   
   
10. Rutin som vi bara gör för gränskontrollstödets ärenden:
    Huvudhandläggaren bevakar att delgivningskvittot inkommer. Vid problem med att få in påskrivet delgivningskvitto, försök få tag i juridisk person på telefon och gör en tjänsteanteckning om muntlig delgivning, alternativt diarieför e-post. Om det inte går, stäm av med teamchefen om mottagningsbevis ska skickas med ett rekommenderat brev. 
    
    I bilagan med delgivningskvittot framgår att behörig företrädare för den juridiska personen (importör) ska skriva under. Handläggaren stämmer av detta. För aktiebolag är den verkställande direktören alltid behörig att motta delgivningen. En behörig firmatecknare är också en behörig företrädare. Om den som skrivit under delgivningskvittot inte står som behörig firmatecknare eller VD (för aktiebolag) kan en fullmakt, delegationsordning eller arbetsordning begäras in där det framgår att den som undertecknat är behörig att företräda bolaget. Om någon som är behörig firmatecknare genom e-post eller skrivelse lämnar information om vilka som är behöriga att företräda bolaget kan även de personerna godtas som behöriga företrädare.
    
    Läs mer om delgivning i "Handbok för hantering av handlingar och ärenden" i LSDoK. 
    
    
11. Importören för sändningen ska vidta alla de åtgärder som de behöriga myndigheterna beordrat inom 60 dagar räknat från och med att åtgärdsbeslutet delgivits, och om inte giltiga skäl till förseningen finns, ska sändningen destrueras. Se artikel 69 i förordning (EU) 2017/625.  
    
    
12. Se flik 12 d) i GKS-handboken ”Arkivering och gallring av dokument” för rutiner kring arkivering. Beslutet går ut i original till motparten. Det räcker att inscannat beslut läggs på ärendet. Beslutet behöver inte arkiveras.
    
    
13. Observera att om en sändning gått in via annat EU-land utan gränskontroll, så skickar Livsmedelsverket e-post till aktuell FPI (First Point of Introduction) om vad som hänt med sändningen, se kontaktuppgifter i dokumentet nedan.
    
    Notifications of the first points of introduction - EU-kommissionen

    Om sändningen gått in via annat EU-land på plats som saknar GKS så lämnar stödet underlag till RASFF-teamet för inlägg i AAC-systemet.

Sändningar som kommit in i landet utan gränskontroll behöver inte RASFF-notifieras. 

Del 2 – gäller vidare tillvägagångssätt beroende på åtgärd

A) Återsändning

1. Innan sändningen återsänds till ursprungslandet ska företagaren informera behörig myndighet i det landet om skälen till att köksredskapen inte kunnat släppas på marknaden samt omständigheterna kring detta. Företagaren ska meddela GKS skriftligen, när så skett. Se artikel 72.1b i förordning (EU) 2017/625.
   
   
2. Innan sändningen återsänds till annat land än ursprungslandet ska företagaren inhämta ett skriftligt medgivande från mottagarlandets behöriga myndighet. Medgivandet ska visa att myndigheten är medveten om avvisningen och dess grunder, och att man accepterar att sändningen skickas till landet. Se artikel 72.1c i förordning (EU) 2017/625. 
    
3. Kopia på ”Bill of Lading”, ”Air way Bill” (AWB) eller motsvarande transporthandling ska begäras in som bevis för att sändningen lämnat Sverige. Att aktuella vikter stämmer och att handlingen kan kopplas till sändningen granskas.
    
4. Tullverket genom tullagergruppen, enligt kopiemottagare i beslutet, ska informeras om att beslut fattats om återsändning.
    

B) Destruktion

Gränskontrollstödet kontaktar importören eller speditören, som ansvarar för att sändningen destrueras på lämpligt sätt. Kopia på destruktionsbevis begärs i beslutet. Att aktuella vikter stämmer och att handlingen kan kopplas till sändningen granskas.

C) Användning för annat ändamål

Bedömning av importörens förslag till annan användning än som material i kontakt med livsmedel görs från fall till fall. 

Loggning

Logga sändningen i excellfilen "Logg sändningar inne i landet eller otillåtet destruerade" i mappen "Logg sändningar undgått gränskontroll" i supportmappen i mappen "Team gränskontroll". Denna logg skickar stödet till Tullverket varje kvartal. Se även under rubriken ”Rutiner Livsmedelsverket” i samverkansdokumentet. 

Samverkansdokumentet mellan Livsmedelsverket, Jordbruksverket och Tullverket beskriver vad de olika myndigheterna gör i samband med avvisningar. Se flik 10 c) i GKS-handboken.

Fakturering i Agresso

Hur faktureringen ska gå till i ärendet anges i agresso-manualen. 

Se flik 2 c) i GKS-handboken: "Avgifter och agresso".”